試析高校體育檔案的管理與利用

□高培軍(江西九江學(xué)院 江西 九江 332000)

為了加強體育檔案的管理，國家體委于1986年制訂了《體育檔案工作管理試行辦法》。近三十年來，該辦法在我體育院校得到推廣實施，取得一定的成效，并根據(jù)自身的特點，形成了自己的特色檔案。

1、體育檔案的定義、特點

體育檔案是指各體育機關(guān)及其業(yè)務(wù)部門包括各訓(xùn)練中心、體育院校、各種體育團體、體育科研部門和體育儀器設(shè)備生產(chǎn)廠等體育單位在體育活動中形成的、具有查考使用價值、經(jīng)過整理立卷歸檔的紙質(zhì)材料和非紙質(zhì)材料(包括照片、錄音、錄像、縮微膠片及實物等)。體育檔案也是各體育單位進行各項體育業(yè)務(wù)活動的歷史記錄，是進行體育訓(xùn)練、競賽、科研、教學(xué)、生產(chǎn)和體育場館建設(shè)等項工作的主要依據(jù)和必要條件，是廣大體育工作者辛勤勞動的結(jié)晶，是國家的寶貴財富。

體育檔案具有內(nèi)容豐富、載體多樣、社會影響面大、偏重文化色彩的特點。

2、建立體育檔案的意義

有利于體育院教學(xué)工作正?；?、規(guī)范地開展，也有利于宏觀調(diào)控我院體育工作。

有利于把我院領(lǐng)導(dǎo)的辦學(xué)思想、體育教師的工作情況以書面形式體現(xiàn)出來，同時也推動了我院體育的不斷發(fā)展，促進了體育教師能力的提升。

有利于體育教師將零散的材料系統(tǒng)化、將實踐的經(jīng)驗理論化，同時隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教師的知識，為開展體育教科研活動指明方向，并提供大量的經(jīng)驗資料。

有利于促進體育學(xué)院各項體育活動長期、規(guī)范地開展下去，從而不斷豐富學(xué)生體育活動，也有利于體育教師組織開展各種教育教學(xué)活動。

有利于準確、系統(tǒng)地掌握學(xué)生動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)、解決問題，從而確保我院教學(xué)的穩(wěn)定良好局面。

3、體育檔案的整理和分類

體育檔案所收集的材料內(nèi)容廣、形式多、數(shù)量大，經(jīng)整理、分類、匯集成冊或加工成資料庫，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教學(xué)工作中提供查閱和上級領(lǐng)導(dǎo)各部門的檢查、參觀。

根據(jù)我院實際情況和教師教學(xué)需要，我們是從以下幾方面進行整理和分類的。

按材料內(nèi)容整理，如有體育學(xué)生會工作(宣傳、體育、勞動、團委、主席團等)、體育教師工作(值班安排、課酬統(tǒng)計、教師個人檔案)；體育教務(wù)工作(教學(xué)計劃、大綱制定、調(diào)課手續(xù)辦理等)、體育黨務(wù)工作(民主生活、組織發(fā)展和師生思想工作等)等類別；也可以分競賽類（學(xué)校運動會、各種小型競賽）、活動類（勤工儉學(xué)、課外活動）等。

按時間順序整理，對不同類型材料進行整理，一般以一學(xué)期或?qū)W年為一單元進行材料整理。如黨組織發(fā)展材料就按2009屆、2010屆、2011屆、2012屆進行分類整理、建檔，做到有條不紊。

按實際情況需要整理。(除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎(chǔ)上)主要有兩類情況，日常使用和憑據(jù)使用)進行單獨組卷立檔(較有參考價值、可重復(fù)使用的資料)。如達標、合格表的成績冊、教師的教案及教學(xué)記錄和考勤表就存日常檔案；摘抄的圖片資料或剪輯的網(wǎng)絡(luò)資料、照片以及學(xué)校相關(guān)文件存憑據(jù)檔案等。

按上級部門的要求整理，如按學(xué)校黨委、學(xué)校宣傳部、教務(wù)處以及學(xué)生處等分類的。

其他分類整理(可以根據(jù)實際情況創(chuàng)新、分類整理)。

4、建立體育檔案應(yīng)注意的問題

體育學(xué)院教育是學(xué)校教育工作的一個重要部分，牽涉的內(nèi)容廣、影響面大，因此，做好體育檔案工作是一項細致、復(fù)雜的工作。就需要文化較高的、了解本單位的各職能部門的全面情況的人員來收集、整理、建檔，這樣才能在業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案利用、檔案信息的收集、開發(fā)上做到有的放矢，真正發(fā)揮檔案在日常工作中的查考作用，同時，在建檔的過程中也必須要堅持長期性、整體性、有序性、創(chuàng)造性的原則。

檔案建立后，需加強管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內(nèi)，記錄所存檔案的類別、目錄及時間。

合理使用并及時更新或充實內(nèi)容。對有時限的或不再適合當前教學(xué)形式的內(nèi)容應(yīng)及時裝訂成冊，歸案入檔案（加編號），以便日后檢查或其他用途備用。而對那些理論性知識或政策法規(guī)、計劃要注意當前教育動態(tài)和形式變化結(jié)合本院、本教研組的工作特點及時調(diào)整，以便能更好的指導(dǎo)我院體育工作，以適應(yīng)新的體育教學(xué)要求。

要依法治檔。我們要大力宣傳《檔案法》及其它一系法規(guī)、辦法，不斷提高人們的檔案意識，使檔案工作納入到依法管理的軌道，另一方面，檔案業(yè)務(wù)工作要逐漸做到規(guī)范化、制度化、常規(guī)化、減少人為因素的干擾，保持檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

5、運用體育檔案應(yīng)注意的問題

要及時、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進行科學(xué)分析，并建成檔案，運用時要結(jié)合教學(xué)、訓(xùn)練等，以參考為主，以推動為目標。要以檔案為準繩，規(guī)范我院體育工作，全面深入地推動我院體育工作的開展。

要把體育學(xué)院體育工作檔案作為指導(dǎo)我院體育工作、督促體育教師不斷提高業(yè)務(wù)能力的指揮，不要把它做一種擺設(shè)或作為應(yīng)負上級部門檢查的內(nèi)容。