醫(yī)院物資采購(gòu)供應(yīng)信息化管理實(shí)踐

康麗艷，刁惠民，吳 兵，劉邦國(guó)

(解放軍第401醫(yī)院財(cái)經(jīng)管理處，青島 266071)

物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理水平體現(xiàn)醫(yī)院的整體管理水平，直接影響醫(yī)院社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。本院立足自身專業(yè)分科較細(xì)、收治病種較多、設(shè)備層次較高等特點(diǎn)與需求，于2002年6月組建成立物資采供中心，經(jīng)過(guò)十年的努力，不斷優(yōu)化物資采購(gòu)流程，整合物資管理軟件系統(tǒng)，提高了物資采供管效能。逐漸形成變分散管理為集約化管理，變多頭采購(gòu)為集中統(tǒng)一采購(gòu)的模式。物資采購(gòu)供應(yīng)管理實(shí)施全面的信息化管理建設(shè)，取得顯著的效果。

1 基本情況

本院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、保健預(yù)防、康復(fù)于一體的綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，包括南、北院區(qū)和嶗山分院三個(gè)院區(qū)，核算單元有391個(gè)(嶗山分院獨(dú)立核算)，物資需求量大、供應(yīng)范圍廣、品種復(fù)雜。把藥品、高值耗材、低值醫(yī)用耗材、辦公設(shè)備及耗材、非醫(yī)療物資等采購(gòu)全部納入物資供應(yīng)科集中歸口管理，進(jìn)一步理順采供關(guān)系，擴(kuò)大和規(guī)范統(tǒng)籌統(tǒng)購(gòu)的范圍，全面推行物資集中采購(gòu)，醫(yī)院物資集中采購(gòu)率達(dá)到91.3%，2010年、2012年醫(yī)院被軍區(qū)表彰為全區(qū)采購(gòu)改革先進(jìn)單位。

在軍區(qū)聯(lián)勤部開(kāi)展“醫(yī)院療養(yǎng)院經(jīng)濟(jì)管理改革試點(diǎn)”中，本院不斷完善物資管理信息化，逐步應(yīng)用《固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)》《衛(wèi)生材料控制系統(tǒng)》《高值耗材管理系統(tǒng)》3個(gè)軟件，通過(guò)《醫(yī)信通》納入醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)物資的采購(gòu)計(jì)劃、領(lǐng)用和出入庫(kù)手續(xù)均在網(wǎng)上運(yùn)行，有效提高醫(yī)院物資管理的自動(dòng)化程度。

2 具體做法與實(shí)踐

2.1 強(qiáng)化組織管理機(jī)制 建立物資信息化管理平臺(tái)科室根據(jù)工作需要，從網(wǎng)上提出物資需求申請(qǐng)，按權(quán)限審批后，形成采購(gòu)計(jì)劃，所有物資進(jìn)出均在網(wǎng)上運(yùn)行，保證收發(fā)信息自動(dòng)生成。通過(guò)系統(tǒng)查詢，可以實(shí)時(shí)掌握物資的采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)和結(jié)存情況。實(shí)現(xiàn)對(duì)物資的動(dòng)態(tài)管控，減少人工操作的繁雜和誤差，避免盲目采購(gòu)造成的物資積壓浪費(fèi)，提高物資的保障和使用效益。如本院輸血科因?qū)？茦I(yè)務(wù)擴(kuò)展，提出申請(qǐng)補(bǔ)購(gòu)計(jì)算機(jī)，通過(guò)固定資產(chǎn)系統(tǒng)查詢到在健康服務(wù)中心還有閑置的計(jì)算機(jī)，將信息反饋給分管院領(lǐng)導(dǎo)后進(jìn)行調(diào)劑使用。既滿足科室需求，減少不必要的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，又有效盤活存量及閑置資產(chǎn)，達(dá)到通過(guò)信息化平臺(tái)強(qiáng)化物資科學(xué)管理的目的。

2.2 借助信息化管理平臺(tái) 規(guī)范物資采供流程 醫(yī)院的所有物資從提出需求計(jì)劃到領(lǐng)導(dǎo)審批，再到集中采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、發(fā)放出庫(kù)等流程清晰、各環(huán)節(jié)公開(kāi)透明，供需制約嚴(yán)密?？剖铱梢酝ㄟ^(guò)醫(yī)院局域網(wǎng)掌握了解本科室物資領(lǐng)用消耗詳情，既有效杜絕了暗箱操作、跑冒滴漏等弊端，又增加物資管理的透明度，提高了科室物資領(lǐng)用的計(jì)劃性。目前醫(yī)院的物資流:從科室提出需求開(kāi)始，按權(quán)限審批后形成采購(gòu)計(jì)劃，由物資供應(yīng)科進(jìn)行采購(gòu)、入庫(kù)，然后根據(jù)科室網(wǎng)上申請(qǐng)，發(fā)放出庫(kù)，患者使用后計(jì)價(jià)收費(fèi);醫(yī)院的資金流:物資入庫(kù)后，一是通過(guò)《醫(yī)信通》進(jìn)行財(cái)務(wù)記賬，三個(gè)月后據(jù)此給供應(yīng)商付款;二是自動(dòng)轉(zhuǎn)入科室收費(fèi)系統(tǒng)，進(jìn)行確認(rèn)收費(fèi)、財(cái)務(wù)核算;醫(yī)院的信息流:由物資流和資金流匯集的數(shù)據(jù)信息，經(jīng)處理后分別形成財(cái)務(wù)收入和成本核算報(bào)表，從醫(yī)院局域網(wǎng)上自動(dòng)提交給院領(lǐng)導(dǎo)以方便掌控全院消耗、資金余額，為全院宏觀決策提供參考依據(jù)。

2.3 利用物資管理軟件 加強(qiáng)高值耗材的使用管理本院因自身規(guī)模和醫(yī)院使命，承擔(dān)著繁重的醫(yī)療、戰(zhàn)備訓(xùn)練和衛(wèi)勤保障任務(wù)，物資需求量較多，高值耗材管理難度較大。為此，研發(fā)高值耗材管理模塊，對(duì)高值耗材實(shí)行條形碼、零庫(kù)存管理改革。其流程是:通過(guò)招標(biāo)確定供應(yīng)商及產(chǎn)品;物資供應(yīng)科負(fù)責(zé)備貨;打印“條形碼”;科室使用后掃描輸入條型碼;自動(dòng)給患者計(jì)價(jià)收費(fèi);每月月底物資供應(yīng)科網(wǎng)上確認(rèn)收費(fèi)后辦理入出庫(kù)手續(xù);通過(guò)《醫(yī)信通》傳遞數(shù)據(jù)到財(cái)務(wù)科自動(dòng)轉(zhuǎn)記賬、按約定付款。通過(guò)信息化管理，有效解決以往部分醫(yī)師直接向供應(yīng)商要貨導(dǎo)致的質(zhì)量監(jiān)督不力、財(cái)務(wù)人工記賬不及時(shí)、核算手工報(bào)表信息遲緩等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了高值耗材來(lái)源清、去向明、收費(fèi)準(zhǔn)、賬物實(shí)。改變以往“分散、零星、無(wú)序”的采購(gòu)行為，形成“集中、批量、規(guī)范”的采購(gòu)方式。

3 體會(huì)

3.1 物資采供管理機(jī)制健全 網(wǎng)上信息平臺(tái)收效顯著 醫(yī)院采購(gòu)工作始終堅(jiān)持公開(kāi)、公正、公平的原則，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，以質(zhì)量?jī)r(jià)格為依據(jù)，以提高經(jīng)費(fèi)使用效益為目的。始終堅(jiān)持科室(部門)提出需求—采購(gòu)部門組織實(shí)施—財(cái)務(wù)部門審核支付—職能部門跟進(jìn)監(jiān)督的運(yùn)行機(jī)制。有效杜絕徇私舞弊、暗箱操作。堅(jiān)持大宗采購(gòu)全部納入物資供應(yīng)科，執(zhí)行一個(gè)入口管理，杜絕多頭采購(gòu)。應(yīng)用醫(yī)用耗材控制軟件，限額請(qǐng)領(lǐng)，有效提高科室的成本意識(shí)，減少科室領(lǐng)用物資的盲目性和隨意性，達(dá)到控制成本、降低消耗的目的。

3.2 不斷完善信息化建設(shè) 進(jìn)一步規(guī)范招標(biāo)采購(gòu)工作 軍隊(duì)物資采購(gòu)改革對(duì)醫(yī)院的物資采購(gòu)管理工作提出了更高的要求，依靠傳統(tǒng)的手工審批流程和紙質(zhì)文檔記錄已不能滿足需要，為此，用信息化技術(shù)手段提升工作效率和質(zhì)量，滿足更高層次的管理需求，醫(yī)院自行開(kāi)發(fā)研制的“醫(yī)院物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)”軟件與軍字一號(hào)醫(yī)院信息系統(tǒng)對(duì)接，將醫(yī)院物資采購(gòu)納入網(wǎng)上物資采購(gòu)管理流程，實(shí)現(xiàn)陽(yáng)光采購(gòu)與監(jiān)管［1］，采購(gòu)程序規(guī)范、資料存儲(chǔ)齊全，管理更加精細(xì)化。

3.3 網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)健康運(yùn)行 不斷優(yōu)化物資采購(gòu)流程 醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)工作流程優(yōu)化整合、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成共享、操作過(guò)程實(shí)時(shí)監(jiān)控、醫(yī)療資源綜合利用、物資服務(wù)區(qū)域協(xié)同的綜合體系［2］。在物資采購(gòu)過(guò)程中，堅(jiān)持“急中不忘審批原則、忙中堅(jiān)守采供制度”。信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建立，達(dá)到嚴(yán)把計(jì)劃預(yù)算、質(zhì)量?jī)r(jià)格、驗(yàn)收保管、請(qǐng)領(lǐng)結(jié)算各環(huán)節(jié)。不合理、超預(yù)算的堅(jiān)持不予立項(xiàng)，而與搶救、搶修、衛(wèi)勤保障等臨時(shí)重大任務(wù)所需的物資，提前設(shè)定儲(chǔ)備量，保證各項(xiàng)應(yīng)急需求。通過(guò)采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，確保掌握物資質(zhì)量檢驗(yàn)與價(jià)格評(píng)估的主動(dòng)權(quán)，完善科學(xué)化、信息化管理手段，優(yōu)化工作流程，提高工作效率和質(zhì)量。

［1］ 吳 兵，康麗艷，張超英，等.軍隊(duì)醫(yī)院物資采購(gòu)運(yùn)行機(jī)制建設(shè)的體會(huì)［J］.實(shí)用醫(yī)藥雜志，2012，29(8):761 －762.

［2］ 黃正東，肖 飛，郭雪清，等.基于信息化平臺(tái)的數(shù)字化醫(yī)院架構(gòu)研究［J］.華南國(guó)防醫(yī)學(xué)雜志，2012，26(4):362 －366.