數(shù)字校園下高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)的優(yōu)化

王 鳴

（華南師范大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院，廣東 廣州 510006）

一、數(shù)字校園下對科研管理信息系統(tǒng)的要求

數(shù)字校園，即數(shù)字化校園，旨在實現(xiàn)校園管理數(shù)字化、教學(xué)數(shù)字化、產(chǎn)學(xué)研數(shù)字化等，為教師和學(xué)生帶來一站式的服務(wù)體驗。目前國內(nèi)大部分高校已啟動或建成數(shù)字化校園?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)作為數(shù)字校園一個重要的組成部分，與其他系統(tǒng)的協(xié)同、對資源的整合和利用、對用戶需求的及時響應(yīng)、對各類數(shù)據(jù)的集成和應(yīng)用等，都關(guān)乎數(shù)字校園建設(shè)的成效。以科研管理信息系統(tǒng)與人事系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同為例，如果能將人事信息直接作為科研管理人員信息的來源，并協(xié)同財務(wù)處對該人員的科研經(jīng)費進行管理，將極大提高各系統(tǒng)的運作效率，避免信息獲取的低效和多頭管理的混亂。

事實上，隨著高校管理信息化的開展，如今大部分高校和科研院所都陸續(xù)啟用了科研管理信息系統(tǒng)，以適應(yīng)高等教育的發(fā)展和數(shù)字校園的建設(shè)。然而，工作在一線的科研秘書或者科研管理人員在使用這些系統(tǒng)的過程中，仍會碰到種種用戶體驗不佳的問題，從而影響工作效率的提升。本文對常見的一些缺陷進行梳理，并提出改善建議。

二、當前科研管理信息系統(tǒng)存在的問題

1.對科研用戶需求缺乏廣泛調(diào)研

科研管理信息系統(tǒng)的很多缺陷，很大程度上源于開發(fā)該系統(tǒng)初期對科研用戶的需求分析不足。需求分析是系統(tǒng)設(shè)計非常重要的階段，然而很多高校在購買或開發(fā)這一系統(tǒng)時，往往自上而下，只收集來自學(xué)?？蒲泄芾聿块T主要人員的意見和需求，而忽視對系統(tǒng)的基層用戶，比如廣大科研人員和科研秘書的需求調(diào)研。等系統(tǒng)設(shè)計完成后，才由學(xué)校將該系統(tǒng)推行至基層。這種做法的直接后果，即系統(tǒng)推行階段，各種問題頻頻出現(xiàn)，廣大基層用戶提的各種改進建議很難再融進系統(tǒng)，因為改動架構(gòu)會牽一發(fā)而動全身，代價甚至比改動業(yè)務(wù)流程大得多。最終，基層滿意度較低，系統(tǒng)并不能帶來管理效能的真正提升。

2.對業(yè)務(wù)流程缺乏優(yōu)化和整合

目前，很多高校在建設(shè)科研管理信息系統(tǒng)的過程中，往往只注意到將原先流程搬到網(wǎng)絡(luò)，而忽視了在設(shè)計階段重新審視現(xiàn)有流程，進行必要的改進和優(yōu)化。對于科研管理信息系統(tǒng)的整個設(shè)計過程，清晰充分的數(shù)據(jù)分析和設(shè)計，直接影響到數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計能否滿足要求。數(shù)據(jù)庫設(shè)計得好，即使增加新的業(yè)務(wù)或變更現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，都容易實現(xiàn)。此外，不同的業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)工程，有不同的數(shù)據(jù)需求、關(guān)聯(lián)和分析。因此，應(yīng)該在需求分析、設(shè)計階段盡可能做好工作，避免在開發(fā)過程中臨時修補或者投入使用后反復(fù)維護。

3.對科研數(shù)據(jù)缺乏協(xié)調(diào)和統(tǒng)一

數(shù)據(jù)的收集和分析整理是影響科研管理系統(tǒng)實施成敗的關(guān)鍵。然而，當前大部分高校科研管理信息系統(tǒng)還只停留在系統(tǒng)自身的運作上，盡管有部分高校的系統(tǒng)已經(jīng)放在數(shù)字校園的平臺上，但系統(tǒng)里一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)仍無法共享，比如人員基本情況數(shù)據(jù)，科研管理部門和人事部門仍各自填報和審核。這種問題可能源于系統(tǒng)設(shè)計階段沒有對數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)之間、業(yè)務(wù)和業(yè)務(wù)之間、數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)之間的相互關(guān)系進行相關(guān)清晰的描述，也沒有進一步詳細分析出哪些數(shù)據(jù)是公用的數(shù)據(jù)，哪些數(shù)據(jù)是某項業(yè)務(wù)特有的、哪些數(shù)據(jù)是對外數(shù)據(jù)交換所需的等種種情況。主要業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)關(guān)系，不僅需考慮數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和應(yīng)用之間的層次關(guān)系，而且應(yīng)詳細描述各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、輸出和獲取之間的流向和關(guān)聯(lián)，對于業(yè)務(wù)之間如何協(xié)同、數(shù)據(jù)如何有效管理這些問題沒有清晰說明。

4.系統(tǒng)內(nèi)部缺乏數(shù)據(jù)挖掘功能

當前大部分的科研管理信息系統(tǒng)，主要立足于科研成果的管理；在科研成果管理的功能中，又只關(guān)注各類成果自身數(shù)據(jù)的標準化和完整性，而忽視了成果之間的各種關(guān)聯(lián)，比如著作、論文、專利、鑒定成果等科研成果沒有與科研項目關(guān)聯(lián)，成果獲獎沒有與成果關(guān)聯(lián)等。而這些關(guān)聯(lián)卻是發(fā)揮科研管理信息系統(tǒng)為高校領(lǐng)導(dǎo)部門提供決策依據(jù)的基礎(chǔ)，決策層應(yīng)該從積累的科研數(shù)據(jù)中得到更多的信息。另一方面，科研管理信息系統(tǒng)內(nèi)部，系統(tǒng)響應(yīng)時間、各用戶的操作記錄，以及它們與用戶信息之間都具有關(guān)聯(lián)關(guān)系。比如，系統(tǒng)顯示某段時間科研用戶對某類關(guān)鍵詞的查詢頻率較高，則從某個方面反映了用戶的需求，科研管理部門可挖掘此類數(shù)據(jù)，完善其服務(wù)職能。然而，當前很多系統(tǒng)都缺乏這方面數(shù)據(jù)挖掘的功能。

5.移動辦公和服務(wù)功能不足

目前絕大多數(shù)科研管理依賴的辦公形式和功能設(shè)計還是圍繞辦公電腦的方式。這種方式有如下局限性：（1）無法及時審批。很多科研管理項目的申報等事項需要科研管理人員或者相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，由于開會、出差、節(jié)假日等原因，往往無法及時得到處理。（2）辦公效率有待提升。以申報信息提醒為例，大多數(shù)的系統(tǒng)仍停留在系統(tǒng)提醒功能上，即科研人員需首先登錄系統(tǒng)，才能看見系統(tǒng)首頁的信息提醒。一旦科研人員離線或未登錄，則無法及時獲取該提醒，錯過項目課題申報的材料提交時間等，造成延誤。（3）移動服務(wù)功能不足。無法提供移動查詢方式，科研人員無法方便地查詢到自己的科研成果以及各類公共信息，如學(xué)院的科研概況等。

6.對用戶需求變更缺乏系統(tǒng)應(yīng)對方案

科研管理信息系統(tǒng)存在很多導(dǎo)致需求變更的因素，主要有：（1）高校管理體制改革帶來的組織架構(gòu)調(diào)整，要求系統(tǒng)的框架應(yīng)具有動態(tài)組織架構(gòu)、動態(tài)角色和權(quán)限、動態(tài)業(yè)務(wù)流程等方面的靈活性，為日后持續(xù)不斷的組織結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化整合提供彈性支持；（2）臨時性的統(tǒng)計需求。如上級政府部門每年都有不同角度、維度和深度的調(diào)查、統(tǒng)計活動，需要靈活的自定義報表統(tǒng)計功能以及靈活的調(diào)查問卷生成、收集、存儲和處理功能；（3）不斷變動的對外接口需求。對外接口的傳輸對象、信息內(nèi)容、傳輸協(xié)議都有可能變動，需要框架中數(shù)據(jù)庫設(shè)計和接口設(shè)計部分具有很好的適應(yīng)能力，比如與上級科研管理部門的信息對接等。然而，由于對這些可能導(dǎo)致需求變更的因素考慮不足，系統(tǒng)缺乏應(yīng)對方案，靈活性不足。

三、高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)的優(yōu)化

1.充分收集和分析用戶需求

對用戶需求的廣泛調(diào)查和對關(guān)鍵用戶需求的深入調(diào)研是系統(tǒng)構(gòu)建的首要步驟，甚至關(guān)系系統(tǒng)運行的成敗。該項工作瑣碎和繁復(fù)，需要專業(yè)人員對用戶需求進行分解和定義。因此，我們建議在系統(tǒng)設(shè)計階段，選取各級用戶若干，分別代表不同的崗位、職稱、年齡、科研活動活躍度、專業(yè)、操作偏好等等，由需求分析人員對他們的需求進行詳細詢問、記錄、分析和整理，最后在各種需求中找到一個整體的、較為平衡的需求體系，由此確定該系統(tǒng)的主要功能。這是基礎(chǔ)性工作，不僅費時且很繁瑣，工作量很大，但非常重要，需要科研管理部門從中組織和協(xié)調(diào)，引導(dǎo)廣大教師和二級單位科研秘書積極配合。

2.梳理整合各項業(yè)務(wù)流程

業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和整合分析是對前面的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析整理工作的進一步深化，將會直接影響概要設(shè)計和系統(tǒng)開發(fā)。這一環(huán)節(jié)有較大設(shè)計難度，必須根據(jù)需求分析調(diào)研結(jié)果，在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程的對比分析和關(guān)聯(lián)分析的基礎(chǔ)上，考慮到學(xué)校政策、機構(gòu)編制設(shè)置等因素，進行歸納整理，提出業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化建議，并與科研管理人員討論、溝通，并達成一致意見，形成正式的需求文檔。由于涉及到眾多的現(xiàn)有信息系統(tǒng)的遷移以及歷史數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，需要實施人員有較強的歸納整理能力。因此，設(shè)計人員和科研管理人員需保持深入溝通，挖掘數(shù)據(jù)方面的需求，以數(shù)據(jù)為核心，仔細梳理數(shù)據(jù)的具體內(nèi)容以及數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，在需求文檔中更詳細地描述。為了便于讓系統(tǒng)分析人員弄清楚“做什么”的問題，應(yīng)該在需求分析階段就畫好數(shù)據(jù)流圖（DFD）。

3.構(gòu)建數(shù)據(jù)一體化服務(wù)平臺

隨著數(shù)字校園的深入，目前，相當一部分高校建設(shè)的是一體化科研信息服務(wù)平臺，核心在于數(shù)據(jù)一體化。也就是說，并不能將原先分散的業(yè)務(wù)簡單照搬到現(xiàn)在這個平臺，或者僅將原先手工辦理的業(yè)務(wù)信息化，而是需將科研統(tǒng)計、項目申報、各大主要的科研部門網(wǎng)站（包含信息發(fā)布、網(wǎng)上業(yè)務(wù)辦理功能）的主要業(yè)務(wù)用數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)協(xié)調(diào)和統(tǒng)一起來。通過信息系統(tǒng)的建設(shè)，提高科研業(yè)務(wù)辦理效率，促進管理服務(wù)流程的進一步優(yōu)化整合，為科研機構(gòu)和崗位職責(zé)的設(shè)置提供重要參考，促進科研管理改革的深化。另外，需要考慮到數(shù)據(jù)管理的問題，如紙質(zhì)文檔與數(shù)據(jù)庫的銜接功能。一體化服務(wù)平臺上線運行后，依然存在些在業(yè)務(wù)辦理過程中需要紙質(zhì)存檔的資料（如身份證復(fù)印件、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、人事檔案等），以及這些資料如何和數(shù)據(jù)庫的相關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來，這些都是需要注意的。

4.加強數(shù)據(jù)挖掘等輔助決策功能

科研管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要源于四個維度：人員、成果、活動、時間。四個維度通過多種組合，可衍生出16類數(shù)據(jù)，如人員——成果、人員——活動、人員——時間、人員——人員等等。比如特定的成果與特定的人員、活動、時間相關(guān)聯(lián)，同理兩兩相關(guān)，由此揭示出科研管理的一些規(guī)律。如果將特定的人員與特定的活動相關(guān)聯(lián)，即人員——活動，則可分析特定人員組織或參與的活動，由此可揭示諸如“學(xué)術(shù)明星是否積極參與學(xué)術(shù)活動”等規(guī)律；而活動——人員，則可分析特定活動的人員組成，由此可揭示“積極參與學(xué)術(shù)活動的人員有無特定的特征”。而將兩者結(jié)合起來，再配合時間維度，可分析“學(xué)術(shù)明星的成長規(guī)律之學(xué)術(shù)活動的作用”問題。當前高等教育系統(tǒng)正經(jīng)歷深刻的變革，資源正向更具效率的領(lǐng)域傾斜，學(xué)科建設(shè)成為擺在各大高校面前的重要課題，而科研管理就是其中一個決策領(lǐng)域?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)不能只發(fā)揮管理作用，還應(yīng)承擔(dān)輔助決策的功能。所以，有必要加強系統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘功能設(shè)計，同時還應(yīng)注意數(shù)據(jù)挖掘的可視化展示，以利于高校制定更科學(xué)可行的科研政策。

5.適應(yīng)新媒體時代工作方式的轉(zhuǎn)變

作為一種新的辦公方式，移動辦公有著隨時隨地、方便靈活的特點，目前，智能手機、平板電腦、上網(wǎng)本等移動辦公設(shè)備的普及也為這種辦公方式提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。電話、短信群發(fā)、郵件群發(fā)甚至視頻溝通的形式是智能手機的基本功能，已經(jīng)相當完善，并且還可以對通話進行錄音保存、用手機QQ的形式保持隨時在線、待辦業(yè)務(wù)的定時提醒、新的待審批事項的實時提醒等。如果科研管理系統(tǒng)提供了移動辦公的方式，則可以將業(yè)務(wù)功能和聯(lián)系溝通無縫連接起來，極大地提高工作效率?？蒲腥藛T和管理人員采用移動辦公的形式處理業(yè)務(wù)，需要開發(fā)能安裝于移動辦公設(shè)備上的應(yīng)用軟件，此軟件包含科研管理信息系統(tǒng)的核心功能，能進行查詢、審批、提醒等。比如系統(tǒng)發(fā)布新的申報信息后，科研人員能第一時間接到短信或郵件通知，及時申報。

6.增設(shè)系統(tǒng)應(yīng)對方案以提高靈活性

在系統(tǒng)設(shè)計階段，結(jié)合系統(tǒng)用戶的實際情況進行完整分析。對調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的可能變動的需求，應(yīng)在文檔中單獨明確提出，并與科研人員、科研管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)討論溝通，作為后期架構(gòu)設(shè)計階段時的重要參考。在架構(gòu)階段，與相關(guān)人員進一步溝通，對可能變動的需求設(shè)計相應(yīng)的應(yīng)對方案，以保證系統(tǒng)架構(gòu)足夠的靈活性，適應(yīng)高校管理體制改革帶來的組織架構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化整合，滿足臨時性的統(tǒng)計和決策輔助需求，以及不斷變動的對外接口需求。

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