ILAS個別登記帳自主開發(fā)與在數(shù)據(jù)審校中的應用

王軍平

（河南省許昌學院圖書館，河南 許昌 461000）

一、格式設計

從采訪管理進入驗收管理，再進入個別登記賬，ILAS自帶格式中，提取項目只有條碼號、題名、索取號、館藏地點、ISBN、出版社、卷頁、責任者、價格等等。只有這少數(shù)項目，就想運用賬單統(tǒng)計找出編目數(shù)據(jù)的全面錯誤不太可能。經(jīng)筆者多年的實踐探索，覺得增加如下項目，能很好地查找出編目數(shù)據(jù)的錯誤，如數(shù)量、分類號、版本、010d、總價、批號、館藏分配地點、記錄號、附件、光盤號、文獻流通類型、出版年、館藏地點等等。進入格式設計，只需稍稍增加些統(tǒng)計提取項目，既使審校數(shù)據(jù)高效省力，又能完整精確地查找出各種數(shù)據(jù)錯誤，后面再逐一查看數(shù)據(jù)時，就不用擔心數(shù)據(jù)的各個點都會出錯，前面統(tǒng)計提取過的項目無需查看，只需看著幾個重要的點即可。

（一）增加項目

點擊格式設計，接著雙擊任一項目表格，讓表格變成黃綠色，然后點擊它往右上拖拽，就可以增加項目表格，只要修改它的名稱和代碼，就變成新的提取項目了。

（二）項目提取代碼

經(jīng)筆者反復尋找和試驗，找到如下項目代碼：出版年——210d， 館 藏 地 點 ——HLDe，091d——091d，010d——010d，附件——215e，光盤號——307a，文獻流通類型——HLDf，總價（原幣套價*數(shù)量）——ACQl*ACQo，記錄號——ACQd。

（三）布局的調(diào)整

左上角長方格——輸出條件，讓左右上下都居中，選稍大字體以便于查看。

利用率較低的項目可以兩項在一起共用一個方格，需要提取某個項目就設置某個項目的參數(shù)。設置提取項目的總數(shù)約17個，依據(jù)提取內(nèi)容的長短和需要，設置表格適當?shù)膶挾?。比較重要項目位置靠前，需要相互比較的項目相鄰擺放設置。根據(jù)筆者的實踐經(jīng)驗，依以下順序比較好用：序號、條碼、題名（書名）、責任者、索取號、分類號、記錄號、ISBN（或者光盤號）、出版社、批號、數(shù)量、010d（數(shù)據(jù)上標示的價格）、館藏分配地點（或者091d統(tǒng)一書刊號）、館藏地點、文獻流通類型、版本、頁碼（或者210d出版年）、價格、總價（或者附件）。

（四）參數(shù)的設置

項目顯示位置設為上下居中，左右設為居左。但是版本、數(shù)量、價格等寬度較短的項目位置設為左右居中。數(shù)量、價格、分類號、索取號、010d、總價、版本需要選上字段合計，以查看合計的結果。例如，比較索取號與分類號字段合計結果，能看出它倆是否一致，若不一致，就可能哪里數(shù)據(jù)中索取號或分類號有問題，需要查改；查看版本項字段合計能看出這頁數(shù)據(jù)上是否有版本顯示。010d（數(shù)據(jù)上標示的價格）、價格和總價的比對，查看它們是否一致，210d（出版年）字段合計結果能看出是否月份多寫了。

如果賬單統(tǒng)計表上沒有自帶提取代碼的，需要試驗、尋找提取代碼，找到相應的字段代碼，把代碼粘貼在字段代碼處就可以用了。

二、運用個別登記賬

用個別登記賬查看大部分項目時，一般都勾選“條碼合并輸出”，因為條碼合并時輸出的條數(shù)少、頁碼少，一大批編目數(shù)據(jù)往往都好幾千條、幾十頁的，比較龐大。但在檢查每一冊書的條碼、流通類型、館藏地點時，就要選擇條碼不合并輸出，即不勾選“條碼合并輸出”，因為要查看每個條碼數(shù)據(jù)的情況，即查看每單冊書的數(shù)據(jù)。

（一）查看條碼

選擇按條碼項排序，查看條碼序列前后頭有無異常條碼，利用記錄號能輕松找到問題數(shù)據(jù)，再修改問題。因為記錄號是單純的數(shù)字，是唯一的，像數(shù)據(jù)的身份證號，又簡單，所以按記錄號檢索查找數(shù)據(jù)是最快捷的，比按用題名、條碼、索取號、ISBN等都高效。筆者讓圖書公司修改數(shù)據(jù)時，基本都用記錄號記錄某條數(shù)據(jù)，檢索時，中文數(shù)據(jù)無需輸入前面的一長串零，但記錄號項目是要自主添加的。

大批量加工的圖書，提取個別登記賬，選擇“條碼合并輸出”時，一般復本的條碼都是連續(xù)的，很少斷裂，每種書條碼正常的是連續(xù)一段一段的，某某到某某，看到哪條數(shù)據(jù)的條碼不連續(xù)時，那條數(shù)據(jù)可能就有問題，就要查詢清楚，比如是否條碼缺漏、條碼重復、條碼漏數(shù)字或多數(shù)字、數(shù)字寫錯等等，這些要依據(jù)編目員的實踐操作經(jīng)驗檢查和綜合判斷，找到錯誤并修改它。不勾選“條碼合并輸出”再提取一次，選擇條碼排序，查看條碼是不是異常。在一大批圖書編目加工完成后，一整批編目數(shù)據(jù)都一次輸出，查看條碼是不是都連續(xù)，可以看出條碼輸錯或漏輸?shù)腻e誤。此外，再看看流通類型和館藏地點，因為這兩項也只有在不勾選“條碼合并輸出”時才顯示，這兩項后面會有專門詳述。

（二）查看題名、責任者、出版社、頁碼、ISBN

按題名、責任者、出版社、頁碼、ISBN等逐項排序，空白、數(shù)字、符號、空格開頭的異常內(nèi)容都會排在前頭，改之，也會有非正常內(nèi)容的數(shù)據(jù)排在最后。排在中間的數(shù)據(jù)，大致瀏覽，審校數(shù)據(jù)經(jīng)驗多了，對數(shù)據(jù)很敏感，有異常的內(nèi)容能覺察它的突兀性，按記錄號檢索修改它們。

（三）查看分類號和索取號

按分類號和索取號先后排序，異常內(nèi)容如空白、數(shù)字開頭、空格、符號開頭、頭字母小寫等就會顯示在列表前后頭，改正就行。尤其要小心的是，大寫字母O被寫成數(shù)字0的，這0類的分類號和索取號會被排在前頭。再檢查下中間位置的分類號和索取號。

再查看比對頁面底部分類號和索取號小計，兩者合計應該是一樣的；若不是，則要比對每條數(shù)據(jù)分類號和索取號，找到問題。應注意的是，分類號只分到一級類目，只有字母，合計時，每個算零，但合計索取號時算種次號的數(shù)字，索取號合計就會大于分類號合計。

（四）查看運用光盤號、附件、010d、出版年

這四項是自主添上，運用它們能檢查這些信息。光盤號、附件、010d出現(xiàn)于帶光盤書數(shù)據(jù)。標示是字段215e：光盤N片；307a：本種書光盤號為；010d價格（含光盤）。

（五）查看記錄號、數(shù)量、批號

這三項也是添加項目：記錄號，能快速找到數(shù)據(jù)，用時無需輸入前頭的幾個0；數(shù)量，查看了空白項后，再與條碼個數(shù)比對，結合驗收分類統(tǒng)計檢查條碼漏輸?shù)?；批號，查看批號正誤和數(shù)據(jù)的批次。

（六）查看館藏分配地點

館藏分配地點如003:1,001:2,即代碼003中文版本一冊，代碼001中文書庫兩冊。按館藏分配地點排序，前頭如有空白、004、001:0等異常，憑經(jīng)驗判斷是否正常。

（七）查看版本

按版本排序，空白在前頭，中文數(shù)字和花哨版本標注就在后頭，找到錯誤，修改后，檢查數(shù)據(jù)時就無需看版本項了。

（八）查看價格、總價

按價格排序，尋找異常項，修改之。接著再比對和010d價格合計，然后看價格和總價是否是倍數(shù)關系等。

（九）查看館藏地點

查看館藏地點時，在提取數(shù)據(jù)界面要讓“條碼合并輸出”項空著，不選擇它，讓輸出的數(shù)據(jù)是一個條碼一條單列數(shù)據(jù)。再按館藏地點排序，這樣館藏地點空白的就排在前頭了，如果編目的是中文圖書，那么館藏地點錯誤輸入的如“西文書庫”“西文版本”等就排在“中文版本”和“中文書庫”前頭了，接著看看排在“中文版本”和“中文書庫”后頭的錯誤館藏地點，然后都把錯誤館藏地點數(shù)據(jù)找出來，修改之。西文圖書編目數(shù)據(jù)處理方式相似。

（十）查看文獻流通類型

此項與館藏地點項目查看辦法類似，也是不合并條碼，讓輸出的數(shù)據(jù)一個條碼一條單列數(shù)據(jù)。按文獻流通類型排序，如果是中文編目，文獻流通類型項目，中文版本代碼是005，中文書庫代碼是001，一排序，前頭是001，后頭是005，凡是出現(xiàn)空白，其他代碼的無疑是錯誤文獻流通類型，找出圖書數(shù)據(jù)的記錄號，意義檢索改之就是。西文圖書編目數(shù)據(jù)處理方式類同。

（十一）同一數(shù)據(jù)上的到書，幾個批號前頭一致的，它們會合并輸出。

三、結語

在ILAS個別登記賬中做些自主開發(fā)，結合編目數(shù)據(jù)審核相應添加些統(tǒng)計提取項目，能大大提高審校數(shù)據(jù)的效率，讓編目數(shù)據(jù)的錯誤一一現(xiàn)形，保證了數(shù)量龐大的圖書編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量，讓圖書館圖書數(shù)據(jù)運行高效、準確、快捷。

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