圖書(shū)館預(yù)算精細(xì)化管理芻議

唐 靜

(湖南圖書(shū)館 湖南長(zhǎng)沙 410011)

1 圖書(shū)館實(shí)行預(yù)算精細(xì)化管理的背景和意義

圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的新局面需要資金保障。但政府撥款根本無(wú)法跟上圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的步伐，如何提高財(cái)政資金的使用效率，讓有限的資源配置發(fā)揮最大效率，已成為公共圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容。早在20世紀(jì)50年代，日本的企業(yè)就提出一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的精細(xì)化管理理念。預(yù)算管理作為財(cái)務(wù)管理，直接影響著公共圖書(shū)館財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況和可持續(xù)發(fā)展能力。圖書(shū)館預(yù)算管理引進(jìn)精細(xì)化管理理念，以精細(xì)化的管理模式對(duì)預(yù)算的編制、實(shí)施、執(zhí)行、績(jī)效考核等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，從而從物質(zhì)層面保證圖書(shū)館發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2 圖書(shū)館預(yù)算粗放化管理和精細(xì)化管理的優(yōu)劣分析

2.1 圖書(shū)館預(yù)算粗放化管理的劣勢(shì)

(1)預(yù)算編制依據(jù)不足，缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，難以有效控制。

一般財(cái)政撥款單位采用的是零基預(yù)算。對(duì)于公用性支出，主要是在借鑒上年度預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)單地結(jié)合當(dāng)年財(cái)政狀況略加調(diào)整編制完成的，使得預(yù)算過(guò)于粗糙與寬松。對(duì)于新增的項(xiàng)目支出，由于缺乏可參考數(shù)據(jù)，沒(méi)有詳細(xì)的可行性分析，更沒(méi)有成體系的科學(xué)分析方式，編制結(jié)果往往帶有很大的隨意性，在最終的執(zhí)行過(guò)程中會(huì)發(fā)生較大的偏差。目前大多數(shù)圖書(shū)館實(shí)行的預(yù)算是財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)上級(jí)要求的口徑進(jìn)行編制的，在單位內(nèi)部并沒(méi)有形成整體制約力，不利于把圖書(shū)館業(yè)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的需要同財(cái)務(wù)預(yù)算有效的控制起來(lái)，容易造成執(zhí)行與預(yù)算兩張皮的局面。

(2)預(yù)算執(zhí)行中調(diào)整較多，缺乏嚴(yán)肅性。

由于預(yù)算編制過(guò)程中的粗糙、不科學(xué)，使得很多單位形成了“重決算、輕預(yù)算”的觀念，認(rèn)為預(yù)算只是一個(gè)判斷趨勢(shì)的工具，因此變更是很正常的事，而沒(méi)有認(rèn)識(shí)到預(yù)算本身應(yīng)具有嚴(yán)肅性。尤為突出的是新增項(xiàng)目的預(yù)算，由于無(wú)可比性，從方案到預(yù)算被調(diào)整的機(jī)率非常大，往往容易造成資金短缺的局面，預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行難度加大。

(3)預(yù)算編制科目陳舊，不能適應(yīng)業(yè)務(wù)開(kāi)展及統(tǒng)計(jì)需要。

財(cái)務(wù)部門(mén)的預(yù)算是從經(jīng)濟(jì)科目的角度出發(fā)，同當(dāng)?shù)刎?cái)政的軟件接軌，而預(yù)算編制的科目是所有行政事業(yè)單位通用的，雖然也設(shè)有個(gè)別的專(zhuān)用科目，如圖書(shū)館購(gòu)置就有“其他基本性支出——其他”來(lái)對(duì)應(yīng)，但其他許多業(yè)務(wù)活動(dòng)無(wú)法用通用科目來(lái)反映，即使反映了也不便于業(yè)務(wù)口徑的統(tǒng)計(jì)。圖書(shū)館業(yè)務(wù)部門(mén)的預(yù)算往往是從實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)的需求出發(fā)，但是業(yè)務(wù)部門(mén)認(rèn)為財(cái)務(wù)部門(mén)不了解具體情況，制定的目標(biāo)過(guò)高或者過(guò)低，勢(shì)必會(huì)影響業(yè)務(wù)部門(mén)的發(fā)展規(guī)劃。在年終總結(jié)時(shí)，從業(yè)務(wù)活動(dòng)角度出發(fā)的經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)法從財(cái)務(wù)部門(mén)的科目中直接獲取，需要通過(guò)其它途徑間接獲得，給財(cái)務(wù)部門(mén)加大了工作量。

(4)預(yù)算執(zhí)行責(zé)任界定不明確，缺乏考評(píng)制度。

預(yù)算執(zhí)行責(zé)任界定不明確直接導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)監(jiān)督流于形式，進(jìn)而造成經(jīng)費(fèi)管理失控，比如，年終突擊開(kāi)支、預(yù)算出現(xiàn)赤字都是由于執(zhí)行責(zé)任不明確造成的。當(dāng)前財(cái)政對(duì)“三公”經(jīng)費(fèi)管理非常嚴(yán)格，嚴(yán)格壓縮，絕不能超支，但實(shí)際支出過(guò)程中涉及單位的部門(mén)多、人員廣，責(zé)任沒(méi)有明確到個(gè)人，往往真正需要開(kāi)支該項(xiàng)經(jīng)費(fèi)時(shí)卻無(wú)錢(qián)可花。財(cái)務(wù)部門(mén)只能從單位總量來(lái)控制，不能具體控制，這也是預(yù)算執(zhí)行責(zé)任不明確造成的后果。在預(yù)算管理上缺乏考評(píng)量化指標(biāo)，監(jiān)督處罰的板子打不到個(gè)人身上，預(yù)算的嚴(yán)肅性也沒(méi)有保證。

2.2 圖書(shū)館預(yù)算精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)

預(yù)算精細(xì)化管理順應(yīng)了公共財(cái)政制度改革不斷深化，事業(yè)單位自身改革發(fā)展逐步推進(jìn)的要求。我國(guó)2013年1月1日正式啟用新的《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》和《事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》，將更進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位會(huì)計(jì)行為，提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，從而達(dá)到加強(qiáng)事業(yè)單位預(yù)算管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理和績(jī)效評(píng)價(jià)的目的。新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中也首次提出“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)信息并重”，從預(yù)算精細(xì)化管理的角度來(lái)實(shí)現(xiàn)預(yù)算績(jī)效的“提高監(jiān)督績(jī)效”和“控制成本”的“雙目標(biāo)”。

預(yù)算精細(xì)化是加強(qiáng)圖書(shū)館財(cái)務(wù)管理，規(guī)范圖書(shū)館財(cái)務(wù)流程的具體實(shí)踐。圖書(shū)館的財(cái)務(wù)管理始終是圍繞著為圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作服務(wù)而開(kāi)展，既要保證業(yè)務(wù)工作的順利開(kāi)展又要保證資金合理使用。而預(yù)算精細(xì)化管理是將財(cái)務(wù)部門(mén)控制的資金進(jìn)行合理化分配，所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展以預(yù)算為標(biāo)尺，凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，從而提高預(yù)算管理科學(xué)化水平，發(fā)揮預(yù)算管理的最大效能。同時(shí)也優(yōu)化了圖書(shū)館業(yè)務(wù)流程，二者取得相互平衡，達(dá)到雙贏。

3 圖書(shū)館預(yù)算精細(xì)化管理的幾點(diǎn)建議

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行，為單位預(yù)算順利進(jìn)行提供制度保障

近年來(lái)上級(jí)財(cái)政部門(mén)要求預(yù)算單位預(yù)算便是決算，預(yù)算如何例示，決算如何執(zhí)行。要保證預(yù)算順利的執(zhí)行，做到不隨意調(diào)整預(yù)算，需要用制度進(jìn)行約束。

建立完善的會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)信息披露體系，是提升事業(yè)單位內(nèi)部管理水平、加強(qiáng)事業(yè)單位成本核算與績(jī)效評(píng)價(jià)的客觀要求，是配合公共財(cái)政體制改革、促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)健康發(fā)展的重要內(nèi)容，也是落實(shí)財(cái)政科學(xué)化、精細(xì)化管理的制度基礎(chǔ)和重要舉措。

資產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)建立一套完整的采購(gòu)、維護(hù)、使用、報(bào)銷(xiāo)的管理制度，建立各種資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)采集機(jī)制，保證全面掌握各類(lèi)資產(chǎn)的采購(gòu)更新、使用年限、維修次數(shù)、維修金額及報(bào)銷(xiāo)年限等資產(chǎn)信息的變化情況，為預(yù)算編制提供了全面準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。資產(chǎn)管理部門(mén)的實(shí)物賬同財(cái)務(wù)部門(mén)的資金賬要建立一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，無(wú)論是在采購(gòu)還是剔除都要同時(shí)登賬，以便發(fā)揮圖書(shū)館的資產(chǎn)使用的最大效果。

此外，還需建立財(cái)務(wù)管理制度，如財(cái)務(wù)人員崗位職責(zé)、現(xiàn)金管理制度、備用管理制度、固定資產(chǎn)使用管理制度等;還包括與圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作相關(guān)的管理制度，如圖書(shū)館業(yè)務(wù)窗口延誤費(fèi)收取制度、車(chē)輛管理制度、出差報(bào)銷(xiāo)制度等，逐步規(guī)范基礎(chǔ)工作，分清各部門(mén)職責(zé)權(quán)限，互相配合，嚴(yán)格按制度辦事，最大限度地提高各項(xiàng)資金的使用效益。

3.2 項(xiàng)目支出預(yù)算精細(xì)化，業(yè)務(wù)活動(dòng)整合處理，合理例示會(huì)計(jì)科目

圖書(shū)館除了圖書(shū)借閱以外還涉及到各種活動(dòng)、展覽、講座、社會(huì)培訓(xùn)等等，各業(yè)務(wù)部門(mén)在編制各自的業(yè)務(wù)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)是從業(yè)務(wù)活動(dòng)具體開(kāi)展的實(shí)際情況出發(fā)的。由于在財(cái)務(wù)部門(mén)的預(yù)算編制科目中并沒(méi)有對(duì)應(yīng)這些業(yè)務(wù)活動(dòng)的科目，需要分散到對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目中，為了預(yù)算編制和執(zhí)行的方便，采取對(duì)涉及的各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行整體打包的編制方法，把各類(lèi)相似的活動(dòng)放在一個(gè)項(xiàng)目中，再在項(xiàng)目中合理的細(xì)分到對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，并對(duì)各類(lèi)活動(dòng)按其規(guī)模、影響力、重要性進(jìn)行項(xiàng)目排序，既要確保重點(diǎn)活動(dòng)的順利進(jìn)行，也要確保了全年日常活動(dòng)的順利開(kāi)展。

3.3 實(shí)行經(jīng)費(fèi)配合業(yè)務(wù)歸口管理，做到各司其職，有計(jì)劃的微調(diào)預(yù)算

財(cái)務(wù)部門(mén)年初將日常業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)分配到各業(yè)務(wù)部門(mén)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人合理配置資金，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人既對(duì)這部分資金使用負(fù)責(zé)，也對(duì)由此產(chǎn)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)負(fù)責(zé)。各業(yè)務(wù)部門(mén)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)反饋業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際變化情況，財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行有計(jì)劃的微調(diào)預(yù)算。這樣財(cái)務(wù)部門(mén)既對(duì)預(yù)算的使用范圍、進(jìn)度情況進(jìn)行控制和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)歸口管理、預(yù)算的精細(xì)化管理，也確保了預(yù)算的準(zhǔn)確性。如，圖書(shū)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)按文獻(xiàn)類(lèi)型、讀者需求類(lèi)型等進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算總額分配到對(duì)應(yīng)的部門(mén)，由具體部門(mén)負(fù)責(zé)所管轄的這部分文獻(xiàn)的采購(gòu)，一方面在資金總量上有控制，不會(huì)出現(xiàn)預(yù)算超標(biāo)的現(xiàn)象;另一方面從業(yè)務(wù)角度提出一系列的相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)，如借閱總量、借閱率、借閱總?cè)舜蔚?，將預(yù)算執(zhí)行考核標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)考核標(biāo)準(zhǔn)有效的結(jié)合在一起。

3.4 圖書(shū)館預(yù)算精細(xì)化管理需要績(jī)效考評(píng)體系

績(jī)效考評(píng)體系目前通認(rèn)的評(píng)價(jià)內(nèi)容為5E，即經(jīng)濟(jì)(economy)、效率(efficiency)、效果(effectiveness)、公平(equity)、環(huán)保(environmental protection)。圖書(shū)館需要在預(yù)算管理的效率和效果兩方面實(shí)現(xiàn)可量化考評(píng)，對(duì)績(jī)效目標(biāo)的的各階段實(shí)施事前、事中及事后的考核與評(píng)價(jià)，并建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲和激勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)調(diào)考核結(jié)果對(duì)部門(mén)和個(gè)人行為的約束作用，不斷提高預(yù)算編制與執(zhí)行水平，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理精細(xì)化目標(biāo)。

有了前面的項(xiàng)目支出精細(xì)化和經(jīng)費(fèi)歸口管理則方便對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行績(jī)效考核。如，對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人管理的那部分日常業(yè)務(wù)資金按月度、季度、年度進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行效率考核，提高這部分預(yù)算編制的準(zhǔn)確性。又如，對(duì)于項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行，可以按業(yè)務(wù)項(xiàng)目進(jìn)度情況表同時(shí)考核項(xiàng)目資金執(zhí)行情況，項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)總結(jié)該項(xiàng)目的社會(huì)收益。一來(lái)可以為以后的同類(lèi)項(xiàng)目做比較，二來(lái)可以規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程。再如，對(duì)于圖書(shū)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)可以按月、季度進(jìn)行資金使用進(jìn)度考核，也可以通過(guò)新購(gòu)圖書(shū)的使用率等數(shù)據(jù)來(lái)考核經(jīng)費(fèi)使用是否達(dá)到預(yù)期效果。最后，經(jīng)費(fèi)績(jī)效考核不能單從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一方面來(lái)考核，而必須是要結(jié)合業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來(lái)共同考核。

4 結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)館是為公眾服務(wù)的文化傳播之地，作為圖書(shū)館的財(cái)務(wù)人員，肩負(fù)著把有限的經(jīng)濟(jì)能效轉(zhuǎn)化成文化效益的重任。圖書(shū)館預(yù)算精細(xì)化管理是一項(xiàng)非常系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，需要在實(shí)踐中不斷完善和優(yōu)化。建立有效的預(yù)算精細(xì)化管理機(jī)制，摒棄傳統(tǒng)的粗放型財(cái)務(wù)管理方式，并嚴(yán)格按制度執(zhí)行預(yù)算，那么就能最大限度地提高圖書(shū)館各項(xiàng)資金的使用效益，切實(shí)地做到為公眾的文化需求服務(wù)。

(來(lái)稿時(shí)間:2013年5月)

1.謝發(fā)權(quán).行政事業(yè)單位預(yù)算精細(xì)化管理淺探.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2013(3)

2.馬亮.精細(xì)化管理在高校財(cái)務(wù)預(yù)算管理中的應(yīng)用.金融時(shí)代，2013(18)

3.顧雨彬.預(yù)算精細(xì)化管理之我見(jiàn).現(xiàn)代金融，2013(7)

4.趙九龍.淺談高校經(jīng)費(fèi)預(yù)算精細(xì)化管理.會(huì)計(jì)師，2013(12)

5.王素云.精細(xì)化管理在高校預(yù)算管理中的應(yīng)用.商業(yè)會(huì)計(jì)，2013(3)

6.郭艷紅.預(yù)算精細(xì)化管理之我見(jiàn).行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2012(18)

7.陸宏如.高校預(yù)算精細(xì)化管理研究.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2012(12)