試論如何做好醫(yī)院檔案管理工作

崔永莉

（山東省青州市婦幼保健院人事科，青州262500）

試論如何做好醫(yī)院檔案管理工作

崔永莉

（山東省青州市婦幼保健院人事科，青州262500）

醫(yī)院的檔案工作是醫(yī)院管理項(xiàng)目中的重要組成部分，醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作、活動中形成的文件、圖標(biāo)、錄像、光盤等不同種類的以及各種載體檔案，是一筆非常寶貴的財富。所以加強(qiáng)對信息資源的管理對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在做出決策和醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)具有重大的意義。準(zhǔn)確的把握醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，加強(qiáng)對檔案的管理，是醫(yī)院檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的任務(wù)。檔案不僅僅涉及醫(yī)院的未來發(fā)展方向以及全貌，更涉及了廣大人們?nèi)罕姷目床♂t(yī)療文件、X線膠片、各種檢查圖文資料等，這涉及了大眾人民的健康問題以及醫(yī)學(xué)科學(xué)的順利發(fā)展，但是目前醫(yī)院對檔案的管理仍然存較多的問題。

醫(yī)院；檔案管理；管理部門

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院在建設(shè)發(fā)展的過程中從管理、教學(xué)、醫(yī)療、科研等活動中產(chǎn)生的具有保存意義的不同形式的載體的記錄例如文字、圖標(biāo)、電子檔案等等［1-2］。管理檔案水平的高低是醫(yī)院管理水平的重要標(biāo)志［1-2］。在醫(yī)院檔案的管理中包括了黨務(wù)、醫(yī)療技術(shù)、行政、聲響、基礎(chǔ)建設(shè)、人事檔案、儀器等等的管理，涵蓋了醫(yī)院的各個部門的工作，是醫(yī)院管理工作的重中之重。做好衛(wèi)生管理的檔案工作是衛(wèi)生機(jī)構(gòu)必須遵守的和依法履行的責(zé)任和義務(wù)，是加強(qiáng)醫(yī)院建設(shè)、評價醫(yī)院的管理水平的一個重要的指標(biāo)，同時是為了更好地為廣大的人民群眾的健康服務(wù)。醫(yī)院的檔案管理部門應(yīng)該圍繞著醫(yī)院的重要工作，結(jié)合醫(yī)院等級開展資料的收集、整理，在需要的時候提供幫助，為以后醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展打下良好的資源基礎(chǔ)，協(xié)助醫(yī)院通過評審，體現(xiàn)出醫(yī)院的整體實(shí)力水平。隨著21世紀(jì)的到來，檔案的管理在醫(yī)院中越來越被重視，但是仍存在著許多的問題。醫(yī)院的檔案工作如何適應(yīng)新的時代的要求，如何適應(yīng)醫(yī)院的飛速發(fā)展的要求，充分的發(fā)揮應(yīng)有的作用，并且自覺的為醫(yī)院的醫(yī)、教、研服務(wù)，是我們值得探討的問題。

1 目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案的管理意識不強(qiáng) 利用率偏低 大部分人檔案意識比較薄弱，認(rèn)為檔案的管理工作應(yīng)該是專職人員的事情。目前，一大部分的醫(yī)院檔案意識薄弱，重視盈利，輕視檔案的意識是普遍存在的。甚至一些科室認(rèn)為檔案的管理工作是可有可無的，認(rèn)識不到檔案管理工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性，沒有對檔案工作保持高度的重視，更有一些醫(yī)院為了圖方便，將一些應(yīng)該綜合檔案的不放到綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一的資料保管，而是將資料放在自己的科室進(jìn)行保管，那樣非常容易造成檔案的丟失。但是檔案工作對社會具有十分重要的作用，檔案資源的有效利用可以對產(chǎn)生的社會效益以及經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行廣泛的宣傳，但是社會對檔案的利用效益知道的是非常少的。至今一些領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理意識仍比較單薄，并且由于多方面的限制，檔案管理的工作非常容易受到冷遇。很多科室的人員不能意識到檔案是一筆寶貴的資源，所以管理和保護(hù)好這非常重要的資源是每個員工應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。

1.2 重點(diǎn)檔案的管理及非重點(diǎn)檔案的開發(fā)與利用 目前醫(yī)院對檔案的管理中仍普遍存在重管理輕利用與開發(fā)的

現(xiàn)象。檔案的管理人員經(jīng)常把大量的時間與精力放在對檔案的收集、整理、保管上，卻忽視了檔案資源的利用與開發(fā)。醫(yī)院中大量的珍貴檔案沉睡在檔案室中，失去了它的寶貴的利用價值。即使有一些檔案被利用，也僅局限于本單位查閱資料時才會看，但是對檔案怎樣才能更好地、主動地為本單位服務(wù)，單位的領(lǐng)導(dǎo)人還是不清楚的。同時，對于檔案的開發(fā)力度不夠，編研成果基本上是一些原始資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和基本事實(shí)的對接，沒有對檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)的編制，沒有揭示檔案這筆寶藏內(nèi)的各種編研資料為醫(yī)、教、研服務(wù)。

1.3 檔案專業(yè)人員素質(zhì)參差不齊 目前我國的檔案管理專業(yè)人員的隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平和文化程度等方面參差不齊，與時代的要求有著非常大的懸殊。隨著科學(xué)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院的管理中被廣泛的應(yīng)用，醫(yī)院管理不斷進(jìn)步，但是應(yīng)用計(jì)算機(jī)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理人才則比較少。雖然現(xiàn)在不少醫(yī)院的檔案管理部門已經(jīng)將計(jì)算機(jī)管理技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但是多數(shù)醫(yī)院只是用于檔案的輸入、輸出以及搜索，在檔案的信息數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)的利用等方面的人才較少。原因是檔案管理專業(yè)出身的人比較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識缺乏，高層次的檔案管理人員更是少之又少，這些情況已經(jīng)不能適應(yīng)新環(huán)境下的檔案管理事業(yè)的發(fā)展，檔案管理人員的綜合素質(zhì)嚴(yán)重影響了檔案管理的水平。在醫(yī)院培養(yǎng)人才的過程中，大部分都是只注重醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高，很少有醫(yī)院對檔案管理人員的素質(zhì)提高有重點(diǎn)的規(guī)劃，所以許多的檔案管理人員的思想觀念、管理理念跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新與活力。

2 如何更好的發(fā)展醫(yī)院的檔案工作

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí) 增強(qiáng)意識 加強(qiáng)檔案管理知識方面的學(xué)習(xí)、宣傳，增強(qiáng)全體人員的檔案意識，特別是干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院日常管理的重要部分，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作是做好工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入日常的議事日程，與醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展同步進(jìn)行。要大力宣傳檔案工作的重要性，使醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識到檔案的重要性，從而能更好地支持檔案管理工作。

2.2 健全制度 管理要規(guī)范 建立健全醫(yī)院檔案工作規(guī)章制度，同時制定檔案的綜合管理辦法、分類大綱、文件材料的報關(guān)日期等等一系列規(guī)定辦法，主要有文書檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、認(rèn)識檔案等等［3-4］。對檔案管理人員的職責(zé)、各類人員的崗位要求都要做出明確規(guī)定，使醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3 加強(qiáng)檔案的利用開發(fā) 發(fā)揮最好效益［5］醫(yī)院的檔案是歷史的真實(shí)記錄，它的目的是作信息資源在醫(yī)院未來的建設(shè)中發(fā)揮重要的作用，檔案管理工作人員要改變自己的態(tài)度，由坐等上門查檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動的協(xié)助其他部門，確立以利用為中心的指導(dǎo)思想，深入醫(yī)院工作的第一線進(jìn)行調(diào)查，同時了解各個部門對各項(xiàng)檔案信息的要求，變被動服務(wù)為主動地上門服務(wù)，及時地為需要服務(wù)的人提供幫助。要提供全面、準(zhǔn)確關(guān)鍵性的檔案信息。

3 結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理工作是一個醫(yī)院的管理方面的重要表現(xiàn)，所以加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)是非常有必要的。

［1］張玉萍．淺述基層醫(yī)院的檔案管理工作體會［J］．中國基層醫(yī)藥，1996，（4）21：23．

［2］董新英．醫(yī)院檔案管理工作的體會［J］．邯鄲醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2002，（3）：31-32．

［3］黃兆云，鄒忠勤．淺談基層醫(yī)院醫(yī)療裝備的技術(shù)管理［J］．衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2007，（8期）：23-24．

［4魏延梅．放射檔案管理在醫(yī)院管理中的作用［J］．當(dāng)代醫(yī)學(xué)（學(xué)術(shù)版），2008，（13）：41-44．

［5］史燕芳．醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的實(shí)踐與探討［A］．中華醫(yī)學(xué)會醫(yī)學(xué)工程學(xué)分會第八次學(xué)術(shù)年會暨《醫(yī)療設(shè)備信息》創(chuàng)刊20周年慶祝會論文集［C］，2006，17（5）：15-18．

10.3969／j.issn.1672-2779.2013.15.103

1672-2779（2013）-15-0151-02

張文娟

2013-05-20）