淺談高校干部檔案的管理和利用

王玉武

佳木斯大學(xué)

1 高校干部人事檔案管理和利用現(xiàn)狀

1.1 現(xiàn)階段高校干部人事檔案的管理方式

目前高校人事檔案管理模式各有不同，主要有組織、人事部門管理的，檔案館管理的，人才中心管理的，高校干部人事檔案歸應(yīng)歸哪個部門管理更為科學(xué)合理，對于是否并入高校檔案綜合管理，還沒有定論。筆者認(rèn)為，高校干部人事檔案的管理不應(yīng)并入高校檔案館管理，一是按《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，其業(yè)務(wù)主要是與組織、人事部門聯(lián)系的更為緊密；二是人事檔案動態(tài)性的特點與其他檔案比較有特殊性；三是查、借閱檔案有特殊要求；綜上所述干部人事檔案不應(yīng)歸檔案館管理。

1.2 高校干部人事檔案管理與利用存在的主要問題及成因

1）檔案材料不全，可參考價值低

按干部人事檔案材料收集制度的規(guī)定，人事檔案材料主要為十大類，這十大類材料主要是為組織、人事工作服務(wù)的，而反映高校教師教學(xué)水平、科研水平，論文、論著、業(yè)務(wù)專長的材料較少。檔案中缺少反映新時期商品經(jīng)濟(jì)條件下，人們在社會生活中的銀行信用等材料。

檔案意識薄弱，有的教職工進(jìn)修學(xué)習(xí)的材料、碩士、博士等材料不能及時歸檔，學(xué)習(xí)培訓(xùn)結(jié)束后，部分教師將檔案材料放在自己手里，伺機(jī)跳槽。絕大部分教職工，檔案意識不強(qiáng)，對年度考核等檔案材料填寫不認(rèn)真。個別領(lǐng)導(dǎo)對鑒定等評價材料不認(rèn)真，致使年度考核、鑒定和評價材料后悔缺少參考價值，很難準(zhǔn)確反映教職工的真實工作情況。嚴(yán)重影響了干部人事檔案的質(zhì)量，使檔案失去了應(yīng)有作用。

2）查、借閱手續(xù)繁瑣，利用率較低

現(xiàn)階段絕大部分高校教職工的人事檔案是參照干部檔案來管理的，按《干部檔案工作條例》的規(guī)定：查、借閱干部檔案，利用單位必須派二名以上中共黨員干部，持《查閱干部人事檔案審批表》和工作證，到干部人事檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。對持行政介紹信或調(diào)查證明材料介紹信查閱檔案者，干部人事檔案管理部門不予受理。不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容，對于確因工作需要利用檔案材料取證的，必須經(jīng)過干部檔案處（科）負(fù)責(zé)人審批后方可復(fù)制提供。干部人事檔案原則上不外借，確因工作需要必須借出使用時須申報理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批同意，方可借閱。任何人不得利用任何理由查（借）閱本人及其親屬的檔案。較為復(fù)雜、嚴(yán)格的手續(xù)，有利于干部人事檔案的保密，這種干部人事檔案在保密狀態(tài)下的管理模式，在客觀上既缺少群眾的監(jiān)督，為極少數(shù)造假者提供了便利，也為干部人事檔案材料信息的合理利用設(shè)置了障礙。

3）信息化水平不高，工作效率較低

現(xiàn)代社會計算機(jī)技術(shù)在許多行業(yè)部門已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，但在干部人事檔案管理部門，應(yīng)用水平不高，信息化程度較低，許多高校雖然使用了計算機(jī)，但僅僅是建立了查閱的索引目錄，沒有使用干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，未能實現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化管理，沒有建立個人的電子檔案，查、借閱干部人事檔案時仍采用手工操作方式，反復(fù)使用原件，這樣既浪費了人力物力，效率低下，又直接影響到干部人事檔案的完整與安全。

4）檔案管理人員配備少，素質(zhì)差次不齊

按《干部檔案工作條例》規(guī)定：每1000卷檔案配備1名專職檔案管理人員，此規(guī)定為1990年中組部的規(guī)定。在當(dāng)時條件下，能夠滿足工作需要，現(xiàn)今，人事檔案歸檔案材料增加，利用頻繁，高校教職工繼續(xù)學(xué)習(xí)的學(xué)歷及短期培訓(xùn)材料，每一年的職稱評聘、年度考核、表彰獎勵材料、干部任免材料等都需要進(jìn)入人事檔案，整理工作任務(wù)繁重。職稱評聘、工資改革、房補(bǔ)、干部任免、離退休、高校人才流動等工作，使干部人事檔案利用頻繁，原有管理人員配備標(biāo)準(zhǔn)已不能適用工作需要。

檔案專業(yè)人員缺乏，由于歷史原因，高校配備的干部人事檔案管理人員多為老、弱、病等，檔案專業(yè)畢業(yè)的人員較少，素質(zhì)較低。對干部人事檔案的收集、分類、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不熟悉。此外，由于個別檔案管理人員不安心檔案工作，總是伺機(jī)跳槽，隊伍建設(shè)相對較差，也就很難提高業(yè)務(wù)水平。

2 搞好高校干部人事檔案的管理與利用問題的主要途徑

2.1 拓寬干部人事檔案的收集渠道，豐富檔案內(nèi)容，增強(qiáng)可用性

按干部人事檔案材料收集的要求，把應(yīng)歸檔材料收集歸檔，而且更應(yīng)體現(xiàn)和側(cè)重高校特點，將反映教學(xué)、科研水平成果的材料，本人的業(yè)務(wù)專長、科研項目的材料以及教職工的社會兼職、銀行信用等材料收集歸檔，使干部人事檔案材料內(nèi)容更豐富，更具有參考價值，增強(qiáng)干部人事檔案的實用性。

2.2 增強(qiáng)檔案意識，嚴(yán)格審核，保證檔案材料的真實準(zhǔn)確

準(zhǔn)確真實是干部人事檔案存在的價值，如果檔案不準(zhǔn)確、不真實，檔案也就失去了存在的意義。應(yīng)加強(qiáng)檔案法規(guī)普及宣傳教育，增強(qiáng)高校教職工特別是各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，對進(jìn)入干部人事檔案的材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，對年度考核、鑒定、政審、干部任免等容易形成簡單、雷同或帶有主觀傾向性的材料，實行層層把關(guān)。明確責(zé)任，對于提供了虛假人事檔案材料的部門領(lǐng)導(dǎo)實行問責(zé)制，加強(qiáng)處罰力度，避免人事檔案造假，保證人事檔案的真實準(zhǔn)確，使檔案真正具有遴選人才依據(jù)的價值。

2.3 區(qū)分級別，分類管理，拓寬干部人事檔案利用渠道

現(xiàn)高校干部人事檔案是在較為封閉狀態(tài)下運行的，基本上是組織、人事部門經(jīng)常查、借閱干部人事檔案，這種管理方式已經(jīng)不能更好地適應(yīng)現(xiàn)階段國家人事制度改革的需要。應(yīng)改變干部人事檔案的查閱制度。一是按干部級別將檔案查閱權(quán)分為廳級、處級、科級、普通干部（教師）等幾個等級，實行不同級別不同的查閱審批管理辦法。二是將現(xiàn)有干部人事檔案材料實行區(qū)別對待，對于不需要保密的學(xué)歷、學(xué)籍、職稱、職務(wù)、科研水平等材料可以適當(dāng)開放。而對于政審、干部任免考察材料等政治性較強(qiáng)仍然實行保密來管理。這樣實行分級分類管理、適當(dāng)開放干部人事檔案，開發(fā)檔案信息資源，使干部人事檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.4 提高檔案管理水平，強(qiáng)化干部人事檔案信息化建設(shè)

應(yīng)提高認(rèn)識，增加投入，配備相應(yīng)設(shè)備，開發(fā)較為完善的人事檔案管理軟件，將人事檔案材料整理錄入計算機(jī)，建立并完善干部人事檔案電子檔案及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，避免反復(fù)調(diào)用檔案原件，提高干部人事檔案管理的工作效率。

2.5 加強(qiáng)干部人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

根據(jù)新形勢干部人事檔案工作的需要，按要求配齊檔案管理人員。應(yīng)注重選拔思想政治素質(zhì)高，具有一定檔案專業(yè)知識，年富力強(qiáng)的黨員干部充實到檔案人員隊伍中。要加強(qiáng)對現(xiàn)有人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，分期分批培訓(xùn)，進(jìn)行學(xué)習(xí)提高，強(qiáng)化對干部人事檔案管理過程中的疑難問題進(jìn)行研究探討，提高檔案管理人員的整體水平。要加強(qiáng)對干部人事檔案工作的檢查、指導(dǎo)，切實把檔案管理人員的日常工作與年終考核、提職晉級相結(jié)合，從而督促檔案管理人員提高自衛(wèi)身素質(zhì)。

總之，高校干部人事檔案應(yīng)拓寬收集渠道，豐富檔案內(nèi)容，保證人事檔案材料的真實準(zhǔn)確，拓寬干部人事檔案利用途徑，為高校及社會發(fā)展提供快速、準(zhǔn)確、全面的干部人事檔案信息，實現(xiàn)檔案的真正價值。

[1]程越峰，溫曉玲.高校人事檔案管理模式的改革探討與理性思考.山西廣播電視大學(xué)學(xué)報，2004（05）

[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策.科技風(fēng)，2008（24）