現(xiàn)代高等學(xué)校檔案管理工作的探析

鄒晏秋 李育紅

（吉林化工學(xué)院，吉林 吉林132022）

0 引言

檔案是高校整個發(fā)展歷程中真實(shí)的記錄， 是不可再生的珍貴財(cái)產(chǎn)，在高校的事業(yè)發(fā)展中占有重要位置。 隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)達(dá)， 高等學(xué)校檔案的建設(shè)要充分認(rèn)識檔案管理的特點(diǎn)，加快信息化建設(shè)的步伐，更好的為高等學(xué)校的生存與發(fā)展服務(wù)。

1 高等學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)

高等學(xué)校檔案管理工作的歷史性。高等學(xué)校檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展歷史，真實(shí)的反映了學(xué)校各個發(fā)展時期的精神面貌，是高等學(xué)校管理的重要組成部分。 學(xué)校為了生存和發(fā)展做出大決策時和在管理、教學(xué)、科研等日常工作時需要參考和研究檔案材料，借鑒歷史，展望未來，體現(xiàn)了高等學(xué)校檔案的歷史價值。

高等學(xué)校檔案管理工作的基礎(chǔ)性。 完整系統(tǒng)的檔案材料、準(zhǔn)確規(guī)范的檔案檢索，是學(xué)校的教學(xué)安排、教學(xué)秩序、教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)研究和開展各方面管理工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，通過高等學(xué)校檔案管理工作可以衡量學(xué)校管理水平的高低，影響著學(xué)校的整體發(fā)展。

高等學(xué)校檔案管理工作的多樣性。高等學(xué)校的管理部門和教學(xué)部門比較復(fù)雜，形成的檔案材料也就多種多樣，如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案，新時期形成的電子檔案等。 在傳統(tǒng)管理的基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行現(xiàn)代化管理， 即使用現(xiàn)代化工具對文件收集整理、復(fù)制傳真、查詢借閱等進(jìn)行便捷管理。

高等學(xué)校檔案管理工作的廣泛性。 高等學(xué)校從社會招入學(xué)生，培養(yǎng)成高級專門人才又輸送回社會， 高等學(xué)校的科研成果也服務(wù)于社會，所以決定了高等學(xué)校與社會的緊密聯(lián)系。從學(xué)校建校起，積累了培養(yǎng)人才產(chǎn)生的招生、學(xué)業(yè)、畢業(yè)、學(xué)歷等全部的檔案材料。 高等學(xué)校的科研立項(xiàng)和技術(shù)開發(fā)過程中也會產(chǎn)生科研立項(xiàng)協(xié)議、技術(shù)專利、成果鑒定書等有價值的檔案材料，因此高等學(xué)校檔案為社會服務(wù)和被社會所利用是檔案管理的一個發(fā)展方向。

2 轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識

“以人為本，服務(wù)至上”是高等學(xué)校檔案管理工作的服務(wù)理念。 為適應(yīng)高校教育事業(yè)發(fā)展的需要，檔案管理者必須明確工作職責(zé)，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，主動與各部門溝通，了解學(xué)校發(fā)展的需求，隨時改進(jìn)服務(wù)方式和方法。改變“重藏輕用”的現(xiàn)狀，尋求檔案管理工作的新途徑，針對服務(wù)對象和范圍，采取必要的措施，提高檔案的利用率。

2.1 為教育教學(xué)服務(wù)， 高等學(xué)校的教育教學(xué)工作面臨著深化改革和長遠(yuǎn)發(fā)展，從課程設(shè)置至教學(xué)計(jì)劃安排，從高等學(xué)校重組到專業(yè)調(diào)整，無論改革之路走到哪一步，都會產(chǎn)生檔案材料，并在這一過程中利用檔案信息，積累總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，做好決策工作，避免走彎路，高等學(xué)校檔案管理工作要為教育教學(xué)工作服好務(wù)，鋪平改革道路。

2.2 為科學(xué)研究服務(wù)，高等學(xué)校是進(jìn)行科學(xué)研究、培養(yǎng)高級人才的搖籃。 科技檔案的價值體現(xiàn)在科學(xué)研究的整個過程之中，科技檔案材料中存儲的先進(jìn)科技成果記錄， 為開展科學(xué)研究工作提供了重要依據(jù)，為科學(xué)研究的突破提供了重要保障，為取得科學(xué)研究成果打下了良好的基礎(chǔ)。

2.3 為教學(xué)評估服務(wù)， 高等學(xué)校的教學(xué)評估是衡量一所高校教學(xué)重量質(zhì)量高低的重要標(biāo)志。 大量的檔案材料是進(jìn)行教學(xué)評估的基礎(chǔ)，為教學(xué)評估工作提供精準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)和真實(shí)的檔案材料，具有一定的參考價值。 對高校取得公平、公正的評估結(jié)果，做出了貢獻(xiàn)。

3 加快信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的需要。所謂檔案信息化建設(shè)就是應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和管理軟件對檔案信息資源進(jìn)行整理、 保存，并提供現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)的一種檔案管理模式[1]。

3.1 實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，加快了高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。 通過檔案管理軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上管理，將各個部門需要?dú)w檔的材料上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)上，檔案管理者按檔案管理的要求進(jìn)行整理和驗(yàn)收，對大量的文字、報(bào)表、聲像等信息進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換、歸檔入庫、分類檢索等綜合處理，從文件的產(chǎn)生、歸檔、檢索、利用形成系統(tǒng)化管理，為實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。

3.2 推行文檔一體化管理

所謂文檔一體化管理，就是將目前工作現(xiàn)實(shí)中各部門相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機(jī)整體進(jìn)行管理，取消案卷概念，按照文件材料的自然形成規(guī)律隨時組卷，實(shí)行一文一檔的管理模式，依據(jù)文件在不同階段所具有的不同性質(zhì)而采取相應(yīng)的手段統(tǒng)一籌劃管理[2]。 利用計(jì)算機(jī)設(shè)備把文件管理和檔案管理納入辦公自動化管理系統(tǒng)，從收文、發(fā)文、擬辦、簽發(fā)、傳閱等文書處理的過程，到接收、分類、檢索等檔案管理過程，做好銜接工作，進(jìn)行一體化綜合管理，強(qiáng)化文件管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化， 承接檔案管理工作的優(yōu)良發(fā)展，完成了文檔一體化管理，有助于提高檔案管理的水平，推動了高等學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)。

3.3 做好設(shè)施管理

檔案信息化建設(shè)的相關(guān)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案信息化建設(shè)的前提條件。 高等學(xué)校擁有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)資源，檔案管理工作要借助這一優(yōu)勢，進(jìn)行檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)和先進(jìn)設(shè)備的配置。如配備相應(yīng)數(shù)量的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等，不僅要熟練操作這些先進(jìn)設(shè)備，還要做好日常的維護(hù)和保養(yǎng)工作，使其發(fā)揮高數(shù)量、高效率的作用。

3.4 注重安全管理

高等學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)過程中也會發(fā)生一些安全性的問題，應(yīng)利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段來采取有效的安全措施。 制定嚴(yán)格的檔案信息化安全制度，責(zé)任落實(shí)到人；對檔案施行安全控制技術(shù)，訪問者需要身份驗(yàn)證，拒絕非法訪問；引入科學(xué)有效的網(wǎng)絡(luò)安全策略，結(jié)合多種多樣的安全防范手段，及時對計(jì)算機(jī)病毒和黑客入侵等不安全隱患進(jìn)行排查和清除。檔案的存儲安全和利用安全是信息化建設(shè)的重要保障。

［1］徐凱歌.高校檔案信息化建設(shè)與管理探索[J].中國教育信息化，2010（19）：23-24.

［2］趙靜.實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)[J].東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（05）：150-151.