淺談如何加強人口和計劃生育檔案管理

屠 波

（棗陽市人口和計劃生育局，湖北 棗陽 441200）

1 要進一步提高對人口計生檔案工作重要性的認識

人口計生檔案是人口計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是制定人口計生政策的重要資料記錄，是搞好人口和計劃生育工作的基礎。要提高人口與計生檔案管理水平，就必須對人口計生檔案的作用有一個充分的認識。

1.1 人口計生檔案可為領導決策提供依據(jù)

人口計生檔案資料是許多人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字的來源。在工作中，分析、處理這些數(shù)據(jù)，能夠找到人口計生工作的特點和規(guī)律；能夠總結人口計生工作的發(fā)展方向；能夠理清人口計生工作思路、明確人口計生工作重點、量化人口計劃生育工作目標，為人口計劃生育決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

1.2 人口計生檔案可為育齡婦女提供優(yōu)質服務

利用人口計生檔案資料，通過從計算機中提取《育齡婦女基礎信息一覽表》和申請領取《生育證》資料，可成為對育齡婦女提供服務的依據(jù)。同時，有效利用人口計生檔案，可以掌握流動人口動向，利用流動人口檔案建立流動人口計劃生育信息交換平臺，互通信息，既可引導流動人口及時落實避孕節(jié)育措施，促進社會撫養(yǎng)費兩地配合征收，又可防止兩地因為“時空差”出現(xiàn)工作疏漏。

1.3 人口計生檔案可為政務公開和民主管理服務

人口計劃生育工作既要控制人口增長，又要密切黨群、干群關系，讓人民群眾滿意。為此，要定期搞好人口計劃生育政務公開，以公開促公正，維護群眾合法權益，促進他們自覺實行計劃生育。利用人口計生檔案提供的育齡婦女信息、流動人口信息等及時進行公開，能夠提高人口計劃生育工作的透明度，賦予群眾對人口計劃生育工作參與權、知情權、監(jiān)督權，防止和杜絕不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生。

1.4 人口計生檔案可為農民致富奔小康服務

利用人口計生檔案信息，使農民能夠及時了解和掌握黨和國家有關人口計劃生育政策、科技信息，幫助農民致富奔小康。只有對人口計生檔案的作用在思想上真正認識到位了，在工作上給予足夠重視了，采取了有力的措施，才能為提高人口計生檔案管理水平打下良好基礎。

2 認真分析人口和計生檔案管理工作中存在的問題

當前，一些地方人口計生檔案管理中還存在以下突出問題：

2.1 認識上的偏差

在實際工作中，有些同志包括個別領導干部仍然沒有認識到檔案管理的重要性：認為計生檔案無實際意義，檔案與計劃生育工作無直接關系，只要職工不發(fā)生計劃外生育就行了，檔案管不管無所謂；加上個別計生檔案管理人員思想松懈，工作敷衍了事，致使檔案資料收集不全、歸檔不及時的現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.2 人員素質偏低

計劃生育檔案管理干部多為兼職，在單位內部沒有相應職務、職稱；有的單位計生檔案管理人員甚至由老、弱、病的女同志承擔，文化素質不高、檔案專業(yè)知識缺乏、實際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍；還有的檔案管理人員變動大，頻繁的人事調動使得檔案交接不完全。

2.3 檔案立卷不規(guī)范

集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素；三是部分特殊案卷缺少卷內目錄；四是組卷混亂現(xiàn)象比較多，如有按時間組卷的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一兩頁紙，一文一卷，有的五六百頁紙，一類一卷；六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門科室現(xiàn)象較嚴重。只有認真研究和解決好這些問題，才能把計生檔案工作提高到一個新的水平。

3 認真抓好人口計生檔案的規(guī)范化、標準化和管理現(xiàn)代化建設

3.1 實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計生檔案管理基礎工作水平

一是要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。二是要全面普查案卷，去糟取精。要剔除無用的文件，避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。三是要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。四是要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。五是要規(guī)范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證查索的查準率，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。

3.2 加快數(shù)據(jù)準備，推進計生檔案現(xiàn)代化管理進程

一是要分輕重緩急，循序漸進。在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各案卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。二是要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。

3.3 提高檔案管理人員素質，提高檔案管理水平

一是要重視高素質復合型人才的培養(yǎng)。信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現(xiàn)代信息技術的高素質“通才”。二是要重視檔案人員的在職培訓。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續(xù)教育。因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務培訓和新技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。在實施教育培訓時，要采取多形式、多層次的辦學模式，突出針對性和實用性，在培訓內容上做好需求調研，將培訓內容與實際工作相結合，針對不同崗位人員的工作職責和素質要求，制定相應的培訓方案，加大計算機知識的比例，強化與圖書館學等相關學科的聯(lián)系，重視網絡知識的運用，并適當設立檔案專業(yè)的課時，傳授檔案的新知識、新技術、新技能，使檔案人員及時了解檔案界的研究動念、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領域，更新知識結構。三是要積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累。自學也是提高素質的重要途徑。檔案人員應積極主動學習信息技術、現(xiàn)代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力，注重學習過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結合起來。各級檔案部門要為檔案人員提高自身素質營造支持的工作環(huán)境，為他們學習、使用新技術創(chuàng)造條件，并積極引進競爭機制，注入拼搏活力，使大家通過競爭，增強危機感和使命感，激發(fā)檔案人員充分發(fā)揮才能和特長，營造創(chuàng)優(yōu)爭先的良好氛圍。四是要合理調配人才，優(yōu)化人才結構。將不同專業(yè)、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結構。由此可以使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。