抓住機(jī)遇，以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管——以四川建院檔案工作規(guī)范化管理為例

王雅南

（四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院 檔案館，四川 德陽 618000）

2013年3月15日，四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院順利通過四川省檔案局、省教育廳組織的檔案工作規(guī)范化管理考評(píng)認(rèn)定，達(dá)到四川省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)院檔案工作在組織管理上規(guī)范有序，制度健全，檔案管理符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備配備齊全，對(duì)檔案保護(hù)措施有效，檔案利用形式多樣，檢索工具配套齊全、信息開發(fā)成果累累，數(shù)字化建設(shè)初顯成效，四川建院以檔案工作規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)為契機(jī)，以評(píng)促建，以評(píng)促改，以評(píng)促管，全面促進(jìn)了學(xué)院檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，檔案工作規(guī)范化管理譜出新篇章。

1 對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，找出差距，分解任務(wù)，落實(shí)整改

2010年6月開始，學(xué)院組織檔案館認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)文件、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，對(duì)照《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)》的36項(xiàng)考核內(nèi)容、104個(gè)檢測點(diǎn)，將對(duì)學(xué)院的檔案工作進(jìn)行初次打分，從而找出問題，明確目標(biāo)。將要整改的內(nèi)容進(jìn)行任務(wù)分解，落實(shí)責(zé)任，力爭達(dá)標(biāo)。

2 領(lǐng)導(dǎo)重視，配備人員，保障資金、增加設(shè)備

建院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，以評(píng)促建。目前全院形成了檔案館3名專職，35個(gè)系部共34名兼職檔案員組成的檔案機(jī)構(gòu)和人員隊(duì)伍，檔案人員全部達(dá)到大專以上文化程度，中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)占全部檔案人員的比例高于50%，人員配備適應(yīng)學(xué)校檔案工作需要。學(xué)院2011年3月以來，相繼增加了4名勞力外派人員協(xié)助檔案館進(jìn)行檔案著錄，數(shù)字化全文錄入上傳、檔案整理等，增加了相應(yīng)辦公設(shè)備，并加大投入，增加了檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)。

3 檔案管理，形成網(wǎng)絡(luò)，層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，各司其職

檔案工作實(shí)行院長李輝領(lǐng)導(dǎo)，主管副院長吳明軍協(xié)助負(fù)責(zé)的管理制度。圖書信息中心主任王陵茜為部門主管，檔案館設(shè)館長一人，館長王雅南，各部門、各院系正職領(lǐng)導(dǎo)為本部門檔案工作直接責(zé)任人，各級(jí)檔案工作職責(zé)明確。在全校形成了檔案館、學(xué)生檔案分室、人事檔案分室、財(cái)務(wù)檔案分室以及各部門配備的34名兼職檔案員的檔案工作系統(tǒng)，檔案館對(duì)全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理。健全的制度保障了檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)的有效暢通。

4 修訂制度，規(guī)范行為，制度建設(shè)，逐步完善

2012年12月底，建院檔案館在四川省檔案局經(jīng)科處王曉春（副處長）、專家鐘蘭的具體指導(dǎo)下，完成了《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理規(guī)章制度匯編》的修訂。這次修訂是在4月完成2009年版本修訂的基礎(chǔ)上年內(nèi)進(jìn)行的第二次修訂。相關(guān)職責(zé)、制度上墻公開，便于遵守執(zhí)行和監(jiān)督。制度的完善，保證了檔案管理的可操作性、規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。

5 基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)備齊全，檔案業(yè)務(wù)，有力保證

隨著檔案管理手段自動(dòng)化、儲(chǔ)存數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，從2011年春期開始，建院在原有網(wǎng)絡(luò)化管理軟硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，又陸續(xù)增加、更新了現(xiàn)代化管理設(shè)施設(shè)備，如計(jì)算機(jī) 、打印機(jī)、高速掃描儀、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、服務(wù)器、移動(dòng)硬盤等，保障了檔案管理系統(tǒng)的正常工作。

6 庫房建設(shè)、得以改善，調(diào)整案卷，排列有序

以檔案工作規(guī)范化達(dá)為契機(jī)，對(duì)照《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)》的要求，學(xué)院檔案館增加了庫房管理需要的消防器材、防盜設(shè)施、安全監(jiān)控系統(tǒng)、避光窗簾、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、防磁柜、吸塵器、溫濕度測試儀、消毒殺蟲設(shè)備、定期投放防蟲藥物、防盜、防火報(bào)警系統(tǒng)及視頻監(jiān)控系統(tǒng)等檔案保護(hù)設(shè)備。

館舍條件，不斷改善。2010年啟動(dòng)達(dá)標(biāo)工作以來，檔案館進(jìn)行了2次搬遷，條件越來越好。目前，檔案館位于新圖書信息大樓五樓，檔案館面積為409.62m2。其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。實(shí)現(xiàn)了檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開。搬遷后，案卷排列的順序完全依照《高等學(xué)校檔案管理辦法》所列大類的順序再次進(jìn)行了調(diào)整。按照高校檔案實(shí)體分類，在不同類的檔案之間作了架位或空間的預(yù)留，庫房后面還有預(yù)留空間，以滿足5年以上檔案的增加，保障了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

在調(diào)架整改同時(shí)，更換了檔案裝具，使得檔案庫房整齊劃一，完成檔案調(diào)架后，重新規(guī)范了庫房標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，柜標(biāo)、架標(biāo)、庫房卷盒存放示意圖各類檔案以顏色區(qū)分，清晰明了，整個(gè)庫房煥然一新。

四川建院以評(píng)促改，在整改中，對(duì)館藏所有案卷逐卷進(jìn)行了認(rèn)真的檢查，糾正了案卷管理發(fā)現(xiàn)的問題，如逐卷進(jìn)行了重新編號(hào)、蓋檔號(hào)章，案卷封面、背脊、歸檔文件目錄、備考表等按系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)格式重新打印等。

7 檔案著錄、檢查修改、規(guī)范輸入，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確

在以評(píng)促改的過程中，建院檔案館在省檔案館經(jīng)科處專家的指導(dǎo)下，按檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)格式，修改完善檔案數(shù)據(jù)，包括著格式的標(biāo)準(zhǔn)性，案卷題名的準(zhǔn)確性，及發(fā)文日期的核對(duì)等容易錯(cuò)的字段進(jìn)行了數(shù)據(jù)維護(hù)，使之規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，利于檔案信息的管理和利用。截止到2012年12月31日，著錄檔案3634卷、189540件。

8 紙質(zhì)檔案，全文數(shù)字，高速掃描，上傳儲(chǔ)存

檔案現(xiàn)代化管理方面?！端拇ńㄖ殬I(yè)技術(shù)學(xué)院“十二五”信息化建設(shè)專項(xiàng)規(guī)劃》，檔案信息建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)規(guī)劃，與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。2009年，四川建院檔案館開始使用南大之星高校檔案管理軟件，開展檔案工作數(shù)字化和信息化建設(shè)，通過管理手段與模式的轉(zhuǎn)變，使學(xué)院的檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。

經(jīng)過全館人員的努力，檔案著錄回溯建庫工作于2012年上半年完成，4月16日，購置了彩色高速掃描儀，啟動(dòng)紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化及照片檔案電子掃描存儲(chǔ)工程，向數(shù)字化檔案館邁出了新的一步。截止到2012年12月31日，上傳電子全文1412件、掃描上傳圖像177859頁、數(shù)字化卷數(shù)975、數(shù)字化文件數(shù)95570。常用檔案、重要檔案都已全部數(shù)字化，可以通過“四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版（B/S）查詢、調(diào)用全文。

9 網(wǎng)站建成，宣傳檔案，服務(wù)用戶，方便學(xué)習(xí)

檔案館為利用者提供主動(dòng)服務(wù)，形式多樣，主要有：借閱服務(wù)、證明服務(wù)、復(fù)印服務(wù)、咨詢服務(wù)，接受咨詢方式有書信咨詢、電話咨詢、傳真咨詢、口頭咨詢等、檔案工作群（QQ群號(hào)：24967624）提供網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)、電話查詢、調(diào)卷等等。 多種形式開展檔案宣傳，主要有：通過校史陳列館開展檔案宣傳、檔案展覽、檔案館網(wǎng)頁宣傳。檔案館建設(shè)有獨(dú)立網(wǎng)站，2011年12月正式建成開通上線 （外網(wǎng)地址：http://218.6.165.2:21000/），網(wǎng)站設(shè)置有服務(wù)指南、檔案利用、檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理、檔案員培訓(xùn)、檔案法規(guī)、校史陳列館等欄目。

10 檔案目錄，揭示館藏，編研成果，信息服務(wù)

建院檔案館編印了配套的檢索工具，主要有：十二個(gè)大類的分類目錄（黨群、行政、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版物、外事、財(cái)會(huì)、照片、文書、示范建設(shè)檔案）和三個(gè)專題目錄（災(zāi)后重建專題目錄、示范建設(shè)專題目錄、干部任免專題目錄）、開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、全引目錄、重要文件目錄、資料目錄、實(shí)物檔案目錄、光盤檔案目錄等。

檔案館還編制了《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織沿革》、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院大事記》、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館全宗介紹》、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案工作簡報(bào)匯編》等通用性編研成果；以及《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院重大會(huì)議概要》、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院年鑒》、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院校志（2006-2011）》（學(xué)校組織編寫）、《四川建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院軼事 （1956-2006）》（學(xué)校組織編寫）、檔案員利用檔案撰寫、發(fā)表論文7篇等深層次編研成果。

11 檔案工作，平時(shí)檢查，年度評(píng)審，表彰優(yōu)秀

檔案館負(fù)責(zé)對(duì)全院檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查。平時(shí)不定期進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，從2011年開始，學(xué)院每年四月對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行考訂評(píng)定，按10%評(píng)選出年度優(yōu)秀檔案員，提高檔案工作人員的責(zé)任感和進(jìn)取心。

四川建院檔案館的短期目標(biāo)是：以此次達(dá)省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)為新的起點(diǎn)，堅(jiān)持以評(píng)促建，以評(píng)促管，以評(píng)促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭取三年以后申請(qǐng)檔案工作規(guī)范化管理達(dá)省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定。

四川建院檔案館的發(fā)展方向是：繼續(xù)推進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，不斷提升專兼職檔案員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)檔案管理手段自動(dòng)化、形成積累程序化、檔案整理規(guī)范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)化、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、檔案利用服務(wù)人性化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館的規(guī)范化、現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化管理。

［1］王雅南.高校檔案工作規(guī)范化管理途徑探討[J].教育學(xué)文摘,2011（11下，總第44期）：7-8.

［2］四川省教育廳,四川省檔案局.四川省高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則（試行）[Z].川教〔2009〕204 號(hào),2009-08-28.

［3］教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號(hào)[Z].2008-08-20.

［4］四川省人民政府辦公廳.四川省工作規(guī)范管理辦法[Z].川辦函[2005]103號(hào),2005-05-18.