關(guān)于施工單位如何做好竣工決算的探索

劉小瓊

(中國水利水電第七工程局有限公司第二分局，四川 成都 611730)

竣工決算是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工作，是對施工單位平時(shí)工作的檢驗(yàn)，直接關(guān)乎著施工單位的經(jīng)濟(jì)效益和資金回收進(jìn)程，因此竣工資料必須做到資料完整、依據(jù)充分、規(guī)范準(zhǔn)確。

但是由于施工單位的特點(diǎn)，工程的流動性很大，在工程項(xiàng)目尾工階段人員少且變動較大，而涉及竣工決算的相關(guān)資料繁多。筆者曾參與過多個(gè)工程項(xiàng)目從開工至完工直至竣工決算配合審計(jì)全過程的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作，對竣工決算工作有很深的體會，對于如何做好施工單位的竣工決算工作，保證竣工資料的可靠性、完整性、可追溯性上做了些探索和總結(jié)。

一、思想上要重視、認(rèn)識要清晰

許多人認(rèn)為竣工決算是經(jīng)管部的事情，只是簡單做做幾個(gè)表。實(shí)際上竣工決算不是等到項(xiàng)目完工后才組織幾個(gè)人突擊一下就能應(yīng)付了事，也不是經(jīng)管一個(gè)部門的事情，更不是隨便換個(gè)人來就能弄明白的事情。而是涉及到經(jīng)管部、工程部、物機(jī)部、勞財(cái)部、辦公室等多個(gè)部門的長期性的相互配合的綜合性工作，也涉及與監(jiān)理、業(yè)主等的溝通及核對的問題，如尚未解決的變更索賠、尚未結(jié)算的工程量和費(fèi)用、與業(yè)主工程款結(jié)算及支付核對、甲供材料扣款等。

二、建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)

對于一個(gè)新開工的工程項(xiàng)目，竣工決算一開始就應(yīng)滲透在其中，要有前瞻性的考慮和安排，不能待項(xiàng)目快完工了才倉促無措的突擊一下資料，否則竣工決算資料會漏洞百出或不完整，沒有說服力，難于及時(shí)有效的進(jìn)行竣工決算。有些項(xiàng)目在項(xiàng)目進(jìn)入尾工之前不重視竣工竣工決算前期資料的取證、收集和整理工作，同時(shí)加上施工單位人員變動大，待到竣工決算時(shí)想去業(yè)主單位主張相關(guān)費(fèi)用時(shí)，會導(dǎo)致施工單位主張的費(fèi)用依據(jù)不充分得不到結(jié)算或出現(xiàn)原來已經(jīng)結(jié)算的費(fèi)用因依據(jù)不充分或資料不完整而出現(xiàn)被審計(jì)掉的風(fēng)險(xiǎn)。

為了避免上述情況的發(fā)生，促進(jìn)竣工決算工作的順利開展。項(xiàng)目一開始就應(yīng)成立竣工工作小組和竣工督導(dǎo)小組。

竣工工作小組由經(jīng)管部主任任組長，相關(guān)各部門主任主任人任副組長，各部門其余相關(guān)人員為組員?？⒐ざ綄?dǎo)小組由項(xiàng)目經(jīng)理，商務(wù)副經(jīng)理、總工程師和副總工程師組成。由竣工工作小組參考以往竣工項(xiàng)目竣工決算資料的核心要求和重點(diǎn)并結(jié)合本工程項(xiàng)目的實(shí)際情況及與監(jiān)理、業(yè)主溝通后達(dá)成的一些共識，將相關(guān)工作具體落實(shí)到到有關(guān)的部門和人員并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施?？⒐ざ綄?dǎo)小組要在施工過程中經(jīng)常檢查相關(guān)資料的落實(shí)情況，督促不斷完善相關(guān)資料。施工單位要嘗試?yán)镁W(wǎng)絡(luò)、軟件等手段創(chuàng)建一個(gè)資料共享平臺，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目上的資料與施工單位本部共享，便于相關(guān)職能部門對項(xiàng)目上相關(guān)工作的開展情況及時(shí)進(jìn)行跟蹤和指導(dǎo)。

三、平時(shí)應(yīng)認(rèn)真做好與竣工決算相關(guān)的工作

在施工過程中取得的與竣工決算相關(guān)的資料要做到依據(jù)充分，規(guī)范、完整、可以追溯，各部門有關(guān)聯(lián)的資料要能相互印證（如結(jié)算資料、簽證資料與驗(yàn)收資料之間的內(nèi)在的關(guān)聯(lián)），做好臺賬，否則即使已經(jīng)結(jié)算回來也難以避免被審計(jì)掉的風(fēng)險(xiǎn)。因此各部門在平時(shí)的工作中就要加強(qiáng)交流、充分溝通，避免各種紕漏的出現(xiàn)。

平時(shí)涉及的與竣工決算相關(guān)的工作主要有以下方面：

1工程計(jì)量工作

對于工程計(jì)量人員，要熟悉合同和計(jì)量相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照合同規(guī)定進(jìn)行計(jì)量，所計(jì)的工程量均要有充分的依據(jù)（如設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)通知等）并符合計(jì)量范圍和原則。申報(bào)工程量資料要能與質(zhì)量部的驗(yàn)收資料、工程部的施工日志等有關(guān)的內(nèi)容相互印證。對于臨時(shí)的或零星工程項(xiàng)目需及時(shí)找監(jiān)理、業(yè)主相關(guān)人員進(jìn)行簽證。每月要做好工程計(jì)量臺賬，該臺賬要能反映出設(shè)計(jì)總量、當(dāng)月完成量、當(dāng)月結(jié)算量、累計(jì)結(jié)算量、剩余未結(jié)算量、已完成還未簽證量并備注原因、已簽證尚未結(jié)算量并備注原因。

對于計(jì)量資料（包括相應(yīng)的支撐材料）不但要保存好紙質(zhì)版本，還要分別在電腦和優(yōu)盤上保存一份完整的掃描件。避免文件缺失帶來的麻煩。

2變更、索賠工作

對發(fā)生的變更索賠項(xiàng)目要及時(shí)收集證據(jù)（如會議資料、影像資料、水文天氣資料、與監(jiān)理業(yè)主的來往函件、地方政府文函、合同資料等），需要簽證的資料及時(shí)找監(jiān)理、業(yè)主進(jìn)行簽證。根據(jù)合同要求的原則和時(shí)間進(jìn)行申報(bào)。要密切進(jìn)行變更索賠的審核跟蹤工作，要與監(jiān)理、業(yè)主進(jìn)行有效的溝通。對發(fā)生的變更索賠工作要做好變更索賠臺賬，該臺賬要反映出已發(fā)生的但還未申報(bào)的變更索賠項(xiàng)目（但要注明未申報(bào)的原因、預(yù)計(jì)能申報(bào)的時(shí)間及預(yù)計(jì)能申報(bào)的金額）、已發(fā)生且已經(jīng)申報(bào)的變更索賠項(xiàng)目、已申報(bào)但尚未批復(fù)的變更索賠項(xiàng)目（但要注明未批復(fù)的原因或進(jìn)展情況及預(yù)計(jì)批復(fù)的情況）、已經(jīng)批復(fù)且已經(jīng)結(jié)算的變更索賠項(xiàng)目、已經(jīng)批復(fù)但尚未結(jié)算的變更索賠項(xiàng)目（但要注明未結(jié)算的原因及預(yù)計(jì)結(jié)算的時(shí)間）。

對于變更索賠資料（包括相應(yīng)的支撐材料）不但要保存好紙質(zhì)版本，還要分別在電腦和優(yōu)盤上保存一份完整的掃描件。避免文件缺失帶來的麻煩。

3報(bào)表結(jié)算及支付工作

每月工程計(jì)量資料簽證后需進(jìn)行結(jié)算報(bào)表的編制和申報(bào)工作，要按照合同或業(yè)主要求的格式編制結(jié)算報(bào)表，并提供支撐性材料。對于原來申報(bào)后未結(jié)算的量也一并申報(bào)。對于涉及扣款的項(xiàng)目（如材料扣款、質(zhì)保金、考核基金、稅金）一定要按照合同原則確定是否屬于應(yīng)該扣款的范圍，并認(rèn)真與業(yè)主相關(guān)人員核對清楚應(yīng)該扣款的金額。如質(zhì)保金扣款項(xiàng)目，不能出現(xiàn)所扣累計(jì)數(shù)額已經(jīng)達(dá)到合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)但仍在繼續(xù)扣款的情況。報(bào)表批復(fù)后，要核對業(yè)主支付款是否按照結(jié)算審批的金額進(jìn)行支付的，如沒有按照結(jié)算審批的金額進(jìn)行支付，要弄清楚原因，并及時(shí)與相關(guān)部門溝通。

對每次的結(jié)算報(bào)表要做臺賬，該臺賬要反映出本次申報(bào)工程量、申報(bào)工程金額；本次結(jié)算工程量、本次結(jié)算金額、累計(jì)結(jié)算工程量、累計(jì)結(jié)算金額；本次已簽證但尚未結(jié)算的工程量和金額并需要注明原因、累計(jì)已簽證但尚未結(jié)算的工程量和金額；本次質(zhì)保金扣款額、累計(jì)質(zhì)保金扣款額；本次稅金扣款額、累計(jì)稅金扣款額；本次其他扣款額、累計(jì)其他扣款額。對于支付款項(xiàng)也要認(rèn)真做好往來臺帳。

對于結(jié)算報(bào)表資料（包括相應(yīng)的支撐材料）不但要保存好紙質(zhì)版本，還要分別在電腦和優(yōu)盤上保存一份完整的掃描件。避免文件缺失帶來的麻煩。

4對于業(yè)主供應(yīng)材料管理工作

對于業(yè)主供應(yīng)材料要與業(yè)主核對清楚供應(yīng)材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、金額，然后按照合同原則確定是否屬于應(yīng)該扣款的范圍、消耗數(shù)量是否在合同規(guī)定的消耗范圍及是否符合合同原則規(guī)定的扣款價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)。

對于業(yè)主供應(yīng)材料要做臺賬，該臺賬要反映出本次領(lǐng)用材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格和金額、累計(jì)領(lǐng)用材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格和金額；本次應(yīng)扣材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)款和金額、累計(jì)應(yīng)扣材料規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)款和金額；本次扣款材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格和金額、累計(jì)扣款材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格和金額；本次應(yīng)扣但暫未扣材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格和金額、累計(jì)應(yīng)扣暫未扣材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格和金額。

對于業(yè)主供應(yīng)材料票據(jù)及有關(guān)的簽證資料不但要保存好紙質(zhì)版本，還要分別在電腦和優(yōu)盤上保存一份完整的掃描件。避免文件缺失帶來的麻煩。

四、要高度重視重要崗位人員變動的交接工作

工程項(xiàng)目一般流動性大，工期長，人員變動大，但往往經(jīng)管部、工程部、物機(jī)部、勞財(cái)部等部門人員調(diào)動時(shí)，只是匆忙簡單的填寫調(diào)動表。由于這些部門的人員長期在工程項(xiàng)目相關(guān)的崗位上累計(jì)和掌握了許多與竣工決算有關(guān)的資料，對所涉及的相關(guān)事情的來龍去脈非常清楚，如果突然換個(gè)人來接手工作，沒做好交接工作是難以較好的做好有關(guān)的工作。因此，為了保證工作銜接的連續(xù)性、維護(hù)工程項(xiàng)目的利益，施工單位無論人員有多緊張，尾工階段工程部、經(jīng)管部必須保留一個(gè)對整個(gè)工程簽證、內(nèi)外結(jié)算全面了解的人。

如果經(jīng)管部、工程部、物機(jī)部、勞財(cái)部等部門人員確實(shí)需要變動時(shí)，必須做好交接工作。對于交接工作的時(shí)限、范圍、深度，施工單位本部相關(guān)職能部門要進(jìn)行參與和監(jiān)督，要制定出該崗位移交工作所涉及的相關(guān)表格和資料（包括完整的紙質(zhì)版、電子版、掃描件）及其他需要移交說明的問題。為了保證工作交接質(zhì)量，交接工作應(yīng)采取邊帶接手人員邊過渡交接的方式，不能采取倉促移交方式。

五、采取有效的經(jīng)濟(jì)措施促進(jìn)竣工決算相關(guān)工作的開展

施工過程中，與竣工結(jié)算資料有關(guān)的相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)，每年按其收入的一定比例扣取保證金，工程施工完成后，根據(jù)平時(shí)累積竣工決算資料工作的開展情況、竣工決算的進(jìn)展及成果分階段退還保證金。同時(shí)圍繞竣工決算工作的進(jìn)展和成果另行制定獎(jiǎng)勵(lì)政策。對于竣工決算工作態(tài)度消極、工作不力的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P。

另外，尾工階段人員很少、工程一般又比較偏僻，因此要給予留守竣工決算的人員各方面更多的關(guān)注和關(guān)懷，以利他們安心完成后續(xù)的工作。

結(jié)語

施工單位每年都有許多完工項(xiàng)目和新開工項(xiàng)目，而竣工結(jié)算工作是工程項(xiàng)目管理很重要的一項(xiàng)工作，也直接影響到施工單位的聲譽(yù)和經(jīng)濟(jì)效益。上述一些探索和總結(jié)也具有非常實(shí)際的參考意義。

【1】曹宏麗.淺談工程竣工結(jié)算審核[A];土木建筑學(xué)術(shù)文庫（第10卷）[C].2008.

【2】李海軍.項(xiàng)目竣工結(jié)算應(yīng)注意的問題[J];內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì);2006(18).