高職院校干部人事檔案工作現(xiàn)狀與研究

黃 昆

（江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 淮安 223003）

0 引言

干部檔案工作，在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由干部主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，是黨和國(guó)家干部工作的重要組成部分，也是國(guó)家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線，方針和政策，選賢舉能，知人善任，進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。

1 高職院校干部人事檔案工作現(xiàn)狀

高職院校的干部人事檔案管理工作是高校組織工作的重要組成部分，為了加強(qiáng)干部檔案工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，是高職院校組織人事工作的重要內(nèi)容。高職院校干部人事檔案工作主要記述和反映領(lǐng)導(dǎo)和教職工個(gè)人的經(jīng)歷，學(xué)習(xí)情況，工作情況，品德作風(fēng)等方面原始材料記錄，以個(gè)人為單元，按歸檔制度整理、保管、以備查考的信息載體,它是各級(jí)組織正確了解和使用干部、職工的重要依據(jù)。

近年來(lái)，各高職院校根據(jù)中共中央組織部、國(guó)家檔案局印發(fā)《干部檔案工作條例》的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)了干部人事檔案的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，在干部隊(duì)伍和師資隊(duì)伍建設(shè)，保障干部職工的權(quán)益，促進(jìn)人事制度改革等方面發(fā)揮了重要的作用。同時(shí)我們也應(yīng)該注意到，目前高職院校院的干部人事檔案管理工作中仍然存在一些突出問(wèn)題，有待進(jìn)一步進(jìn)行研究，保證得到有力解決。

2 干部檔案保管、保護(hù)工作注意要點(diǎn)

2.1 高職院校要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的干部檔案管理部門(mén)，一般設(shè)在學(xué)院組織人事處下，要有專(zhuān)門(mén)的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。

2.2 檔案放置點(diǎn)要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜。庫(kù)房要設(shè)置空調(diào)，并且保證去濕，滅火的專(zhuān)用設(shè)備。

2.3 庫(kù)房的溫度要求：14度－24度為宜；相對(duì)濕度45%-65%為宜。

2.4 應(yīng)要求檔案管理人員每年進(jìn)行一次全面的核查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

3 加強(qiáng)高職院校干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)

3.1 提高高職院校全體教職工對(duì)干部人事檔案工作的重視

目前絕大多數(shù)高職院校對(duì)干部人事檔案工作重視度不夠，一些人認(rèn)為干部人事檔案只是學(xué)院管理檔案工作人員的事情，就是保管工作而已，沒(méi)有什么重要的。有些學(xué)院甚至沒(méi)有配置專(zhuān)業(yè)放置干部檔案的庫(kù)房，沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員。筆者認(rèn)為要提高全體教職工對(duì)干部人事檔案工作的重視，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視此項(xiàng)工作是做好干部人事檔案工作的前提保證。要在教職工中加大宣傳力度，通過(guò)開(kāi)全體會(huì)議，組織全體教職工學(xué)習(xí)相關(guān)的制度法規(guī)，學(xué)院宣傳部板報(bào)，分發(fā)材料等方式，讓他們知道這項(xiàng)工作是他們職業(yè)生涯息息相關(guān)的重要事情。進(jìn)一步提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視度和廣大教職工的知曉度。還要更新觀念，深化檔案管理工作的改革需求，改變傳統(tǒng)的陳舊理念，積極主動(dòng)地參與到干部檔案工作中來(lái)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案工作不但是一項(xiàng)艱苦細(xì)致的工作，而且又是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作。所以要切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人員思想政治工作。要求從事檔案工作的人要淡泊名利，踏實(shí)工作，要有較高的政治素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)。人事檔案工作有較強(qiáng)的機(jī)密性，特別在高職院校中，檔案管理人員跟管檔對(duì)象日常工作中經(jīng)常接觸的，要恪守自己職業(yè)道德，不能隨意泄露別人檔案情況。同時(shí)還必須具備一定的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，政治理論知識(shí)、人事管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等相關(guān)知識(shí)。還得具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，扎實(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)等，學(xué)院要經(jīng)常組織分管學(xué)院檔案工作的老師參加檔案員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)工作會(huì)議和業(yè)務(wù)技能提高工作會(huì)議。不斷提高其檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)干部人事檔案現(xiàn)代化管理的需要。

3.3 注重規(guī)范干部人事檔案材料的收集工作

收集干部人事檔案，會(huì)涉及很多部門(mén)，涉及很多人，是政策性比較強(qiáng)的工作。筆者作為學(xué)院組織人事處專(zhuān)門(mén)從事干部人事檔案材料整理的基層人員，體會(huì)頗深。首先要主動(dòng)加強(qiáng)與學(xué)校各個(gè)相關(guān)部門(mén)和各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)檔案人員的聯(lián)系，及時(shí)掌握材料形成的信息，掌握各部門(mén)工作動(dòng)態(tài)及活動(dòng)規(guī)律。加大材料收集的力度。其次對(duì)收集到的檔案材料，認(rèn)真把好鑒定關(guān)，要認(rèn)真仔細(xì)審查歸檔材料是否內(nèi)容完整，是否歸檔材料內(nèi)容表述準(zhǔn)確，是否要求的歸檔手續(xù)齊全，是否歸檔材料書(shū)寫(xiě)工整，是否歸檔材料的內(nèi)容觀點(diǎn)明確。再次要靈活機(jī)動(dòng)，高職院校人事檔案材料雖然面廣量大，但也有一定規(guī)律性。在某些特定的時(shí)間段，材料比較集中，比如教職工職稱(chēng)評(píng)審，年終教學(xué)檢查，考核考評(píng)等時(shí)間，要抓住這些時(shí)機(jī)集中收集。最后對(duì)于干部檔案材料的收集，歸檔和鑒別工作還得做到規(guī)范操作，要把好源頭，對(duì)來(lái)路不明的材料，認(rèn)真做好調(diào)查核實(shí)，提高干部人事檔案的利用價(jià)值。

3.4 實(shí)行信息化管理，提高人事檔案利用率

要改變手工操作為主的傳統(tǒng)管理方式，利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和人事檔案管理軟件，采用科學(xué)的方法和技術(shù)來(lái)管理和利用干部人事檔案。積極進(jìn)行檔案編研，按照干部隊(duì)伍和師資隊(duì)伍建設(shè)的需要，建立人事檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源共享，建立完備的干部人事檔案管理信息庫(kù)，提高人事檔案的使用價(jià)值。從而為組織人事工作提供高效、快捷、準(zhǔn)確的服務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

高職院校的干部人事檔案管理工作是高校管理工作的重要組成部分，對(duì)高校選拔人才、培養(yǎng)人才提供有力的事實(shí)依據(jù)。高校應(yīng)不斷完善干部人事檔案管理工作的硬件及軟件設(shè)施，努力提高檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理整理檔案材料的能力，使高校的干部人事檔案做到“無(wú)丟失、無(wú)漏洞、無(wú)虛假”，為高校更好的管理干部工作提供必要的保障。

［1］張燕.做好高職院校干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2008：200.

［2］中共江蘇省委組織部干部一處.干部人事檔案工作文件選編[M].

［3］劉暢.淺談高職院校干部人事檔案的管理[J].科技向?qū)В?012（08）：83.