神農(nóng)架林區(qū)天保工程二期檔案管理研究

王治山，丁建倫，王登科，謝志強

（湖北省神農(nóng)架林區(qū)林業(yè)管理局，湖北 神農(nóng)架 442400）

1 引言

2011年，神農(nóng)架林區(qū)啟動了天然林資源保護工程二期項目（以下簡稱“天保二期”），主要特點是項目多、投資大、時間長，是林區(qū)一項林業(yè)重點生態(tài)建設工程。在工程實施中形成的文字、文件材料、圖紙、聲像照片、視頻、工程實物等檔案數(shù)量很多。檔案管理工作成了天保二期工作中密不可分的重要組成部分。如何管理好天保二期檔案是迫切需要解決的一個現(xiàn)實問題。筆者從神農(nóng)架林區(qū)天保工程二期檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題、規(guī)范的必要性、規(guī)范對策等方面進行了思考和探討。

2 管理現(xiàn)狀

一是有管理機構(gòu)。在天保工程一期時，林管局成立以分管業(yè)務的副局長為組長，各實施單位為成員的天保工程一期檔案領導小組。二是有固定場所。局天保辦、林場、林站都設立了相應的檔案室，負責集中保管工程實施中形成的檔案。三是有專兼職人員。檔案管理人員主要由技術(shù)員或分管業(yè)務的場長兼職管理。據(jù)統(tǒng)計，林管局現(xiàn)有工程檔案人員29名，其中專職管理人員4名，兼職檔案人員25名。四是工程檔案數(shù)量較多。據(jù)統(tǒng)計，林管局在天保工程一期建設中形成檔案1010卷（盒），平均每年形成100多卷（盒）。

3 出現(xiàn)的問題

3.1 思想觀念較落后

在工程實施單位中，部分領導和檔案管理人員認為檔案管理很簡單，是一項粗獷性的工作，沒有任何技術(shù)含量，任何人都可以勝任。有的甚至還認為檔案管理就是把文件材料收集到一起統(tǒng)一放進盒子里。

3.2 檔案裝具不統(tǒng)一

各單位在使用檔案裝具時，沒有注重檔案的安全性、實用性、規(guī)范性，只注意了裝具的價格和外表，造成檔案裝具出現(xiàn)參差不齊、五花八門的現(xiàn)象，影響了檔案規(guī)范管理。

3.3 管理辦法欠科學

一是檔案管理操作辦法沒有及時更新。目前，仍然執(zhí)行的是天保工程一期相關檔案管理辦法和沿用以前的檔案整理辦法。二是缺乏一定的專業(yè)性。在長期檔案管理過程中，學習檔案管理僅靠“傳帶幫”，沒有經(jīng)過正規(guī)培訓和學習，導致檔案管理缺乏檔案的專業(yè)性。

3.4 收集資料不完整

少部分單位的檔案資料存在著不完整的現(xiàn)象，緣由是：沒有建立相應的收集和責任追究等方面的制度，管理中也還存在多頭分散管理、人員不穩(wěn)定等因素，致使檔案存在差、漏、少的現(xiàn)象。

4 規(guī)范管理的必要性

4.1 各級部門重視

4.1.1 出臺操作辦法

國家林業(yè)局高度重視天保工程檔案管理，先后在2006年、2012年印發(fā)了天然林資源保護工程檔案管理的相關辦法。該辦法明確了檔案管理機構(gòu)、具體操作辦法、考核、獎懲機制等詳細內(nèi)容。

4.1.2 經(jīng)常組織培訓

國家林業(yè)局和湖北省林業(yè)廳在組織天保工程建設培訓中，每次都安排有工程檔案方面的培訓內(nèi)容，從不同層面闡述檔案管理的重要性和意義，提高大家對工程檔案管理的重視。

4.1.3 落實獎懲機制

神農(nóng)架林區(qū)人民政府將檔案工作納入了政府目標考核范圍，對年度檔案達標先進單位進行工資獎勵，更好地調(diào)動了大家的積極性，單位領導的高度重視，使檔案人員增強了做好檔案管理的緊迫感和責任感。

4.2 工程管理的需要

4.2.1 各級檢查工作的環(huán)節(jié)

各級部門經(jīng)常深入實施單位檢查工程建設情況。查閱檔案自然就成了檢查工作的重要部分。從某種意義上講，檔案建設也是工程建設內(nèi)容之一，檢查工作首要檢查的就是檔案管理是否規(guī)范。

4.2.2 積累工作經(jīng)驗的基礎

工程總結(jié)的基礎來源于檔案中的文件、數(shù)據(jù)、圖、照片、工程實物等。檔案不完善、不全面，總結(jié)的質(zhì)量就會直接受到影響。

4.3 社會發(fā)展的需求

隨著社會的高速發(fā)展，人們對生態(tài)文明建設越來越重視、期望值越來越高，會到林業(yè)部門查閱生態(tài)建設工程檔案，直觀了解國家政策、工程建設成效和發(fā)展規(guī)劃。只有豐富工程檔案、規(guī)范工程檔案才能滿足社會不斷發(fā)展的需求。

5 規(guī)范對策

5.1 加強組織領導

在林管局成立檔案領導小組的基礎上，各單位根據(jù)本單位的實際情況要調(diào)整領導小組，進一步加強天保工程二期檔案的領導，增強單位規(guī)范檔案管理的責任感和意識，不斷增強對檔案重視的程度。

5.2 規(guī)范管理細節(jié)

5.2.1 類別劃分

天保工程二期檔案由于具有專業(yè)檔案管理特點，加上工程實施內(nèi)容和時間有特定的形成規(guī)律，區(qū)別于文書檔案和科技檔案，應按照專業(yè)檔案管理。專業(yè)檔案特點為：一是具有明顯的特定形成規(guī)律，這是專業(yè)所決定的；二是屬部門檔案的范疇。

5.2.2 收集環(huán)節(jié)

林管局根據(jù)以前的制度建立了工程檔案收集制度，主要內(nèi)容為：

一是注明由天保工程管理辦公室負責日常檔案的收集工作，天保工程管理辦公室負責材料的日常收集，定期將辦理完畢的材料移交檔案室，移交材料齊全、完備。

二是明確檔案材料收集范圍：凡是反映本辦公室工作活動，具有查考利用價值的文書、科技資料、會計資料、聲像、電子、實物等各種材料，均應歸檔。

三是歸檔時間：每年4月底前完成對上年度形成文件材料和會計材料的歸檔工作。聲像、實物等在工程建設過程中隨時歸檔。

四是檔案材料收集應該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。

五是收集材料的要求：收集材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案材料，將責成檔案材料形成的責任人按要求完成。

六是保管期限：按檔案材料的性質(zhì)和重要程度，分永久、30年和10年保管。

5.2.3 分類標準

天保工程二期檔案應分成綜合類和技術(shù)類。綜合類主要包括與天保工程相關的綜合性文件資料。技術(shù)類主要包括工程建設中的小項目，即森林管護類、公益林類、生態(tài)公益林類、森林撫育類。根據(jù)工程建設中的實際情況，再列出每一小類相應的文件，供分類、整理使用。

5.2.4 整理要求

林管局同檔案局聯(lián)合制定了《神農(nóng)架林區(qū)天然林資源保護工程檔案管理辦法》，明確了檔案整理操作步驟：文件排列—裝訂及編寫頁碼—蓋歸檔章及編號—編制目錄—裝盒—上架排列。

文件的排列：根據(jù)事由結(jié)合工程重要程度、時間來排列。頁碼的編寫：按照正面右上、反面左上的要求編寫。歸檔章的用法：據(jù)實填寫全宗號、年度、類別、保護期限等內(nèi)容。

裝具的要求：根據(jù)檔案的特性，應在檔案部門購買統(tǒng)一的檔案裝具，保證檔案安全、規(guī)范、美觀。

5.2.5 照片檔案和電子文件管理

電子文件：雖然目前電子文件尚達不到電子檔案的要求，但應對照工程紙質(zhì)材料檔案進行收集、分類、存檔和備份。

照片檔案：應在檔案局購買專業(yè)照片檔案盒進行歸檔，采用6寸彩色照片歸檔，每張照片下面都要配備備注說明，要表述清楚照片中的內(nèi)容和人物。

5.3 組織業(yè)務培訓

基層檔案人員素質(zhì)參差不齊、穩(wěn)定性不強，經(jīng)常組織檔案管理業(yè)務培訓非常必要。一是林管局按照一定的時間段進行檔案業(yè)務專題培訓，或者結(jié)合其他工程業(yè)務培訓進行綜合培訓。二是參加國家、省、區(qū)級各部門組織的檔案業(yè)務培訓，接受新知識，拓寬知識面。三是建立二級培訓制度。即林管局工程檔案管理人員接受上級部門培訓后，林管局組織各工程單位進行相應的培訓。四是利用培訓機會，拓寬單位領導的知識面，轉(zhuǎn)變“輕”檔案的意識，改變對檔案膚淺的認識，促使領導進一步重視對工程檔案的管理。

5.4 修改完善制度

5.4.1 建立三合一制度

將文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表建立在一起的管理制度，稱為“三合一制度”。有了“三合一制度”，操作起來更簡單、更方便。該制度是整個檔案管理過程中的核心部分、關鍵環(huán)節(jié)、操作藍本。

分類方案：天保工程檔案門類為專業(yè)文件材料，類別分為綜合、技術(shù)工程檔案。

歸檔范圍：明確工程建設中文件資料收集歸檔范圍。

保管期限表：根據(jù)國家林業(yè)局印發(fā)的《天然林資源保護工程檔案管理辦法》和林業(yè)重點項目檔案管理相關辦法，結(jié)合文件資料的重要程度和工作緊密性，將天保工程檔案劃分為永久、30年、10年管理。

5.4.2 修改制度

對以前的管理制度根據(jù)工程管理的情況進行必要的修改，包括檔案整理制度、移交制度、保密制度、銷毀制度、安全制度、保管和統(tǒng)計制度，以及檔案人員崗位職責等。

5.5 籌措管理資金

林管局每年籌措一定的專項資金下?lián)芙o各工程單位，用于購買檔案裝具、硬件設備和檔案人員培訓。

5.6 建立考核機制

一方面，神農(nóng)架林管局將天保工程二期檔案納入各單位年度目標考核范圍，而且分值占較大比重。另一方面，《神農(nóng)架林區(qū)天然林保護工程檔案管理辦法》中明確了獎勵制度：“對在工程檔案管理過程中取得突出成績的單位，林業(yè)管理局依據(jù)相關規(guī)定給予適當?shù)莫剟罨蛘邇A斜”。

5.7 加強部門溝通

在規(guī)范檔案準備工作中，必須與行政檔案管理部門進行溝通，保證管理的專業(yè)性和規(guī)范性。一是對天保工程檔案管理進行科學定位，突出檔案的專業(yè)性。二是制定操作性強的天保工程檔案管理辦法，統(tǒng)一標準。

6 結(jié)語

規(guī)范管理天保工程二期檔案是天保二期工作中的日常工作和重要組成部分，對工程建設、各級部門檢查、生態(tài)文明建設、滿足社會需求、提高工程建設質(zhì)量和水平有很大的現(xiàn)實意義。

［1］國家林業(yè)局辦公室，天然林資源保護工程檔案管理辦法（辦天字［2012］8號）［R］.北京：國家林業(yè)局辦公室，2012.

［2］趙嘉慶，張明福.檔案管理［M］.北京：檔案出版社，1991.

［3］湖北省林業(yè)廳.湖北省林業(yè)重點工程檔案管理辦法（試行）［R］.武漢：湖北省林業(yè)廳，2012.