網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)

陳 利

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

當(dāng)今的社會信息需求量日益增長，信息與科技共同推動社會向前迅猛發(fā)展，人們對信息的索取和利用的急迫程度超乎想象。檔案作為最具原始性，最具真實可靠性的信息資源，其大眾需求已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出檔案館現(xiàn)有的服務(wù)范圍，檔案館傳統(tǒng)的服務(wù)理念和服務(wù)方式已滿足不了大眾的需求。在科技日新月異的時代，檔案館必須拓展職能和強化服務(wù)，推陳出新，迎合時代發(fā)展，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)信息共享，塑造檔案信息服務(wù)的新形象，讓檔案信息服務(wù)切實步入老百姓的學(xué)習(xí)、工作和生活當(dāng)中。

一、重視檔案信息服務(wù)觀念的創(chuàng)新

檔案信息利用與傳播面臨著如同何網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展服務(wù)的問題。檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創(chuàng)新，進一步強化檔案信息開發(fā)與利用的地位。更多地關(guān)注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發(fā)與利用，使其創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益；同時，還要注重宣傳檔案信息，為檔案信息開發(fā)與利用創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，更好地為檔案信息開發(fā)與利用服務(wù)。

在國民經(jīng)濟和社會信息化發(fā)展的宏觀背景下，檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的需要，以檔案信息化建設(shè)為契機，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式帶來的沖擊，充分認(rèn)識信息化建設(shè)所引發(fā)的理論與方法的突破與變革；積極應(yīng)用實踐；利用檔案資源共享政策與環(huán)境，實現(xiàn)檔案資源的合理配置。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實現(xiàn)檔案資源的社會共享。為此，檔案部門要在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，具體研究我國檔案信息利用服務(wù)的現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點，尋求適應(yīng)檔案利用需求實際的服務(wù)模式，促進檔案資源共享的實現(xiàn)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)的優(yōu)點

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給檔案現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展帶來了諸多好處。

1.為檔案信息利用者提供方便、快捷的服務(wù)

在互聯(lián)網(wǎng)上建立公開文件信息網(wǎng)，將檔案以數(shù)字化的形式傳輸?shù)接嬎銠C網(wǎng)絡(luò)，檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)傳輸。網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)實現(xiàn)數(shù)字化、存儲海量化、服務(wù)快捷化、信息共享化的多功能作用。檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化，發(fā)揮了在其信息傳輸上的分散性優(yōu)勢，使眾多用戶可利用網(wǎng)上終端，跨時空、跨地域利用檔案信息。避免了傳統(tǒng)查閱檔案時帶來的繁瑣，大大節(jié)約了檔案利用者的時間，提高了檔案服務(wù)工作的效率。通過網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)上辦展覽，網(wǎng)上公布檔案編研成果。使利用者可以足不出戶，就可以通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進行查詢、檢索和利用，真正實現(xiàn)檔案信息的社會共享，為檔案信息利用者提供了極大的方便。

2.為檔案工作者提高了工作效率

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案全文數(shù)字化，檔案工作者的工作幾乎完全在計算機上進行。傳統(tǒng)查閱檔案方式是用戶與檔案工作者面對面進行直接交流，先確定保管期限，再查目錄，最后才能找檔案，又或是通過信函、電話等形式提出咨詢要求。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在關(guān)于檔案信息的網(wǎng)站上可以設(shè)立一個小板塊兒，專門用來解答有關(guān)檔案工作的問題或檔案信息的咨詢，減輕了檔案工作者的工作量。送稿單位可以利用網(wǎng)絡(luò)將所需內(nèi)容傳送到檔案局，檔案編研工作者可以直接采用計算機網(wǎng)絡(luò)上的信息，減少了檔案工作人員把稿件向微機錄入的環(huán)節(jié)。并且避免了向各單位催稿的繁瑣，也減輕了送稿人的負(fù)擔(dān)。縮短了《年鑒》、《大事記》、《市志》等重要書籍的出版時間，必要時也可直接發(fā)表在網(wǎng)絡(luò)上，讓利用者先睹為快。

3.檔案信息的公開有利于提高檔案館的地位

利用網(wǎng)絡(luò)傳播檔案信息，可激發(fā)社會檔案意識，提高檔案的社會開放與利用程度，強化社會化服務(wù)功能，實現(xiàn)檔案的社會價值和經(jīng)濟價值。檔案信息的公開不僅是社會對檔案館的要求，同時也顯示了檔案館的開放程度。允許部分檔案信息公開，滿足了檔案利用者的需求，必將受到廣大群眾的認(rèn)可，檔案也就創(chuàng)造出了社會價值。檔案信息服務(wù)工作將不再是一項可有可無的例外工作，而是代表機關(guān)的工作效率與服務(wù)水平的工作，從而使領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，有了領(lǐng)導(dǎo)和社會對檔案工作的肯定，檔案館的地位將會不斷提高。

三、做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)

檔案信息的安全問題是值得關(guān)注的大問題。網(wǎng)絡(luò)是一個開放式系統(tǒng)，許多應(yīng)用系統(tǒng)處于不設(shè)防狀態(tài)，具有極大風(fēng)險性和危險性，計算機系統(tǒng)的自身安全和自我保護功能又非常薄弱。計算機系統(tǒng)不安全的一個主要方面是計算機病毒的危害。它具有很強的傳染性、潛伏性、破壞性以及主動攻擊性和衍生性等。因此保護好檔案信息安全是當(dāng)務(wù)之急。

1.制定相關(guān)檔案信息利用制度

檔案部門在網(wǎng)上向社會公開發(fā)布的檔案信息，必須是依法確定為對外開放的檔案。國家檔案局公布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》對檔案的開放原則作了具體的規(guī)定，中華人民共和國成立以前的檔案及中華人民共和國成立以來形成的檔案，自形成之日起滿30年的向社會開放；經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可隨時向社會開放。檔案開放原則確定了人們有利用檔案信息的權(quán)利。檔案館不能只為了自身的利益，拒絕公民與其他組織的合理利用要求，將該開放的檔案未開放，損害了利用者的利益。但對于不允許開放的檔案信息，要明確指明。防止將不該開放的檔案信息開放出去，造成泄密，損害個人利益或集體利益。

2.建立信息檢索網(wǎng)頁和數(shù)據(jù)庫

為了便于眾多用戶在網(wǎng)絡(luò)信息資源中搜索到所需的檔案信息，需要建立一個科學(xué)的、系統(tǒng)的、結(jié)構(gòu)合理的配套檔案信息檢索網(wǎng)頁，實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作上的自動化，制作一個有特色的檔案宣傳專欄，吸引更多的網(wǎng)絡(luò)用戶瀏覽。數(shù)據(jù)庫要體現(xiàn)館藏的特點，全面介紹檔案部門保存的檔案成份和內(nèi)容，更加方便、快捷地為社會提供全方位、高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。建立方便查找的目錄數(shù)據(jù)庫，將有關(guān)的檔案目錄先行數(shù)字化上網(wǎng)，為利用者查找、檢索提供便利。目錄內(nèi)容記載要詳細(xì)，使利用者一目了然，減少不必要的環(huán)節(jié)，節(jié)省查閱者的時間。

3.完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、檢測手段

網(wǎng)絡(luò)的維護工作是保證網(wǎng)絡(luò)正常運行的關(guān)鍵，操作系統(tǒng)安全檢測是一種基于主機操作系統(tǒng)的安全評估分析，通過對被檢測主機操作系統(tǒng)進行漏洞檢測、安全配置檢測以及文件完整性檢測，能夠幫助安全管理人員及時了解主機系統(tǒng)的安全狀況和潛在的安全風(fēng)險，并利用檢測系統(tǒng)提供的檢測結(jié)果和安全建議堵塞這些安全漏洞，從而有效地保證主機系統(tǒng)的安全，保證主機上運行的核心業(yè)務(wù)應(yīng)用和核心數(shù)據(jù)的安全。

4.檔案信息利用的安全措施

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，除了要對計算機自身做好日常維護工作以外，還要對檔案信息采取安全防范和保護，以便不影響正常的工作進程。

（1）信息訪問權(quán)限控制。它主要是為了保證檔案信息不被非法訪問和非法利用。

（2）信息加密措施。信息加密是為了確保不公開檔案信息的安全，使非法查閱者達(dá)不到他們的目的。

（3）信息防改措施。是將檔案信息設(shè)置成為“只讀”狀態(tài)，使用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何惡意篡改或打印。

（4）建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)備份和恢復(fù)功能。建立完善的全方位的系統(tǒng)備份功能，對系統(tǒng)形成了防護，不僅能夠有效地防止物理損壞，也可以在系統(tǒng)遭受攻擊損害時，幫助系統(tǒng)盡快地恢復(fù)數(shù)據(jù)。

5.提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案館的工作已與從前的工作方式有了很大的不同，檔案工作不再是默守陳規(guī)，已經(jīng)變成互動式的交流工作。雖然檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用的熟練程度較往年有了一定的提高，但與網(wǎng)絡(luò)時代下的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)相比，還是有一定的距離的。造就一支多方面高素質(zhì)的檔案干部隊伍，是檔案人才培訓(xùn)工作中的重中之重。要努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析與設(shè)計人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計與管理人才。他們既要掌握檔案信息理論，對檔案工作有透徹地了解，又要能熟練地運用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)。因為現(xiàn)在的檔案工作，處處離不開計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用。今后的檔案工作是否得到檔案利用者的認(rèn)可，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)的滿意程度，在很大程度上取決于檔案工作者運用現(xiàn)代信息技術(shù)的程度。因此，在今后的工作當(dāng)中，如何提高自身的綜合素質(zhì)，也是從事檔案工作人員的重要任務(wù)。