高校辦公室秘書角色與素質提升對策

張 偉

（黑龍江科技大學人文社會科學學院 黑龍江 哈爾濱 150027）

高校辦公室秘書的基本工作是服務師生、參與決策和協調督辦，這些職能工作對于從業(yè)人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)和技術知識儲備要求較高。高校辦公室管理人員應該努力把辦公室建設成學習型組織，強化職工隊伍的綜合職業(yè)素質和新知識掌握能力，建立一個與時俱進、職能型的辦公管理隊伍。為了更好地體現高校辦公室秘書的職能作用，必須明確高校辦公室秘書的角色定位，然后根據實際情況建立健全一個提高角色實踐能力的培養(yǎng)體系。

1.角色定位

高校辦公室秘書直接服務于學校領導，是對各級各部門領導工作進行必要補充和推進的重要職能工作崗位。秘書工作的角色定位和素質提升對于推進高校辦公室管理工作有重要意義。根據管理學的定義，秘書與領導的關系就是最基本的辦公室社會關系，從這種社會關系中可以分析出高校辦公室秘書的角色定位。具體體現在四個方面：

1.1 服務關系

秘書就是為領導服務和基層服務的，服務關系也是辦公室工作的主要關系結構。要想做好辦公室秘書工作，強化服務意識是一個先決條件。從業(yè)人員只有掌握了這種“相對無規(guī)律”的辦公室關系才能正確和順利地完成工作。

1.2 協調關系

辦公室另一個重要職能就是協調工作，要起到指揮調度中心的作用，準確把握領導的意圖，合理安排分配資源和響應反饋信息等。協調關系是一種類似“潤滑劑”的辦公室關系結構，其目的在于保證各項工作的“不撞車，不打架”和最大化效率。辦公室秘書要能眼觀六路耳聽八方，協調各方面的人力物力資源，為展開工作提供方便。

1.3 參謀關系

辦公室秘書雖然沒有最終的領導決策權限，但是可以起到輔助參謀的作用。這就需要辦公室秘書能夠樹立大局觀，從決策初期的信息調研、決策過程中的綜合調度到決策后的執(zhí)行監(jiān)察都要能為領導提供決策信息。參謀工作要緊緊圍繞領導思路展開，在全局角度去思考、去謀劃、去衡量，做到想領導之所想、謀領導之所慮、辦領導之所需。

1.4 督查關系

督查就是督促和檢查，是對工作落實情況的核實和評估。由于領導主要負責決策和審核工作，對于具體工作的督查往往力不從心，這就需要辦公室秘書抓住難點、重點、熱點問題和一個時期領導關注的問題主動進行建議、監(jiān)督和反饋。

2.素質提升對策

在明確角色定位的基礎上，高校辦公室秘書要保持積極的工作態(tài)度，培養(yǎng)責任意識、服從意識、主動意識、創(chuàng)新意識、效率意識和保密意識等工作意識。一名優(yōu)秀的高校辦公室秘書，要能夠面對工作的全面性和復雜性，要具備辦事、辦文和辦會的工作能力，還要掌握能夠成為一個“專才”、“通才”和“全才”的綜合職業(yè)素質。這些都對從業(yè)人員的職業(yè)素質提出了很高的要求，需要通過多角度、不間斷的培訓和素質提升機制來強化：

2.1 提升政治素養(yǎng)和理論水平

良好的道德修養(yǎng)和文化素質是辦公室秘書的基本素質。堅持正確的價值觀和政治立場是做好辦公室工作的首要條件，因此在高校辦公室秘書職業(yè)素質培養(yǎng)機制中突出道德情操和文化素質培養(yǎng)就顯得格外重要。高校辦公室秘書主要服務對象是具有高學歷的學者和管理人員，這十分有助于提升自身的素養(yǎng)和理論水平。

2.2 增強信息素質

在這個信息化、網絡化盛行的時代，辦公室工作也逐步成為一個信息高度密集型工作，信息化程度要求越來越高。高校辦公室秘書需要具備良好的信息意識，掌握一定的信息化工作能力。各部門辦公室要根據自身實際情況建立自動化辦公環(huán)境，定期組織信息化素質交流與學習。辦公室的相關從業(yè)人員也要不斷進行信息化理論學習和實際操作鍛煉，提高信息處理能力和增強信息素質。

2.3 掌握先進的教育理念

現如今的高校行政管理工作愈加民主化、透明化、規(guī)范化和法制化，不再死搬硬套其他行業(yè)的行政管理工作體系，而是更加貼近社會發(fā)展和教育改革需要。高校辦公室工作也要按照科學發(fā)展觀的要求不斷進步，相關從業(yè)人員要不斷更新思想，在提高職業(yè)素質的同時兼顧教育管理理念學習。辦公室管理人員要組織從業(yè)人員進行教育理論交流和學習活動，幫助他們了解和掌握先進的國內外教育理念和管理理念,并將其運用到實際工作中去。

3.注意事項

在高校辦公室秘書角色定位與實踐過程中，筆者認為要把握三個關鍵點：

3.1 換位思考

在角色定位與實踐過程中，高校辦公室秘書必須要明確其職能行為標準，也就是自己該做什么、不該做什么和怎么做好，避免角色不清和意識不到位的錯誤。換位思考無疑是幫助秘書進行角色定位與實踐的好方法，即站在服務對象的角度（如領導）來分析和明確自己的行為規(guī)范，從對方的要求中總結自己的工作側重點，不斷調整和完善自己的工作觀念和工作方法。比如在工作初期，領導對辦公室秘書的要求就是多看、多聽、多想、多學,盡快熟悉環(huán)境，這時秘書就要從上述工作入手積極響應領導的要求；在工作一段時間后，領導的要求會有所改變，希望秘書能夠提出有效意見和輔助決策，這時秘書就要在把握好沉穩(wěn)精干作風的前提下提出具有建設性的決策意見，努力成為領導的信息庫和決策參謀。

3.2 準確定位不越界

秘書的工作特點是參而不決、謀而不斷。高校辦公室秘書要具備主角的意識和配角的覺悟，具體來說就是要掌握領導意圖，積極主動地為各部門提供服務，要端正態(tài)度，避免角色沖突。另外，高校辦公室工作為從業(yè)人員提供了良好的學習環(huán)境，辦公室秘書要在工作中不斷學習和提高自身理論水平和綜合素養(yǎng)，虛心向領導、同事和師生學習，取長補短。

3.3 培養(yǎng)超前意識

辦公室秘書不應被動的接受和執(zhí)行工作，要避免束手束腳，唯唯諾諾和疲于應付等現象。辦公室秘書應該起到參謀的作用，提前進行信息收集和決策準備工作。比如在發(fā)現問題或漏洞時，辦公室秘書應該主動提出，及時提醒領導進行糾正。另外高校辦公室秘書要主動總結工作經驗，積極鉆研現代教育理論和行政管理知識，不斷提高業(yè)務能力和綜合素質。