試論現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑

張蕾

（哈爾濱市人才交流中心教育分中心 黑龍江 哈爾濱 150010）

現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，國家在高速發(fā)展的今天也對現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新提出更高要求，現(xiàn)代檔案管理工作必須要創(chuàng)新，來適應(yīng)正處在飛速發(fā)展的國家的要求，以更高的效率、更好的服務(wù)來迎接嶄新時(shí)代的到來。

一、現(xiàn)代檔案整理工作的創(chuàng)新的必要性

如今以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境下生成的電子檔案，因整理工作是通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對虛擬檔案信息的整理，這與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)等檔案實(shí)體為對象的手工整理工作模式相比，發(fā)生了翻天覆地的變化。主要體現(xiàn)在以下幾方面：1.在以通過“件”為單位整理立卷的變化，電子文檔是“虛擬”的，電子文檔的整理時(shí)“非實(shí)體”的整理。而我們整理電子文檔時(shí)，立卷是以“件”作為歸檔文件整理單位?！凹笔菣n案信息數(shù)據(jù)單元，整理時(shí)事先由檔案管理軟件系統(tǒng)設(shè)計(jì)，按照一定特征把文件進(jìn)行多角度組合，形成“邏輯目錄”。所以在整個(gè)整理過程中，傳統(tǒng)“案卷”的概念在電子文檔中已經(jīng)消亡，傳統(tǒng)的手工立卷、組卷、裝訂等整理方式也將成為歷史。2.全程檔案管理模式，是指針對電子文件從產(chǎn)生導(dǎo)致到最終銷毀或永久保存進(jìn)行全程的監(jiān)控和管理。在以電子文件時(shí)代，電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個(gè)完整的過程，而且各個(gè)階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個(gè)生命過程實(shí)施監(jiān)控，以確保電子文件的完整性、真實(shí)可靠性、安全性和可讀性。3.前端控制形式在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件與檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間界限已變得模糊，檔案管理不再是從文件歸檔轉(zhuǎn)化為檔案開始，而是延伸到文件的形成階段，在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之時(shí)就積極介入其中，把電子文件的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)之中。如由于電子文件數(shù)量巨大，要求在電子文件管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置歸檔范圍、保管期限等功能，在文件生成或收到之時(shí)即進(jìn)行實(shí)時(shí)歸檔和前端鑒定，以保證電子歸檔的可靠性。

二、檔案管理工作的方法創(chuàng)新。

1.在檔案管理工作中設(shè)立檔案館管理網(wǎng)，在網(wǎng)上全面開展工作和服務(wù)。在檔案館管理網(wǎng)建成后設(shè)立局域網(wǎng)，這樣可以使各個(gè)單位之間、各個(gè)部門之間、每一個(gè)職工都享受到這一便捷快速的第一手資料，方便單位及個(gè)人在網(wǎng)站上溝通和學(xué)習(xí)，進(jìn)而加大信息和資料的積累，為用戶和使用者提供便捷高效的服務(wù)。2.設(shè)立“電子檔案資料查詢中心”，檔案管理網(wǎng)與單位資料管理部門積極合作，設(shè)立“電子檔案資料查詢中心”?？梢宰屩行脑O(shè)在單位檔案管理網(wǎng)工作室內(nèi)，是單位內(nèi)部資料資源的核心部門。電子檔案資料查詢中心可以集中管理網(wǎng)站中各個(gè)單位和部門的信息資料，及時(shí)了解新聞信息，同時(shí)及時(shí)的在網(wǎng)站上發(fā)布重要的信息資料，真真正正的達(dá)到資源共享服務(wù)人民的目的。3.資料信息在網(wǎng)站上的自動傳輸和收集，目前個(gè)人的電腦里收集的資料信息是很廣泛和多樣的，隨著社會的發(fā)展人民自學(xué)的性質(zhì)也是非常高的。如此龐大的群眾資源如何能及時(shí)的收集、整理、利用、學(xué)習(xí)的問題就顯現(xiàn)出來了，所以在網(wǎng)站中設(shè)立資料信息的收集部門是非常必要的，這可以使大家集思廣益的信息資料統(tǒng)籌集中收集起來，然后去整理將不同的資料內(nèi)容分類集中儲存，讓大家在需要的時(shí)候想查詢隨時(shí)隨地的可以找到相關(guān)資料信息，更方便人們使用和學(xué)習(xí)。4.使用24小時(shí)網(wǎng)上服務(wù)制，老的舊的檔案管理已經(jīng)跟不上現(xiàn)代社會的發(fā)展，因?yàn)槿藗円郧跋氩樵冑Y料時(shí)必須去圖書館、檔案室等地方，這極大的限制了人們在需要資料時(shí)獲得資料的局限性，不能很方便的獲得和查詢資料，限制了人們?nèi)粘５膶W(xué)習(xí)和工作，非常的不方便。在現(xiàn)代化信息時(shí)代里這顯然已經(jīng)非常落伍了。所以我們急需要在網(wǎng)上建立資料信息查詢處，方便快捷的讓人們獲得他們需要的資料信息，而且是最新的、最全面的、最準(zhǔn)確的資料信息。5.設(shè)立政府信息發(fā)布文件權(quán)威的網(wǎng)頁和人民群眾反映問題收集的網(wǎng)頁，這樣可以使政府更了解民生，和人民群最需要幫助的地方，方便政府開展工作。同時(shí)廣大人民群眾也能從政府信息發(fā)布中心獲得準(zhǔn)確及時(shí)的公告，人們也能積極的配合和執(zhí)行政府的指令和號召。達(dá)到國家上下一心，人們相信政府，政府服務(wù)于人民的最終效果。

三、現(xiàn)代化檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1.大力發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理模式，使方便快捷的檔案管理模式輻射到各個(gè)單位、部門、個(gè)人，讓市民都享受到現(xiàn)代化改革后黨啊管理新模式的福利和好處，讓古老陳舊的檔案管理舊模式一去不返吧。2.讓現(xiàn)代化檔案管理新模式深入到千家萬戶，人人都能知道和查詢到自己的信息，不在是像以前那樣需要查詢或詢問資料就得跑多個(gè)地方，排很長很長的隊(duì)，把時(shí)間都浪費(fèi)在路上，這不光阻礙了政府部門的辦事效率也給人們帶來很多的煩惱。3.實(shí)現(xiàn)資料信息資源的共享?，F(xiàn)在我國是高度的法制法規(guī)國家，每個(gè)公民在日常的生活中和工作中都要遵章守法，任何人都不能越過法律的紅線，人人平等。所以我們的信息資料資源也應(yīng)該得到平等的共享，不應(yīng)該因?yàn)槟莻€(gè)地方偏遠(yuǎn)或那個(gè)地方窮苦，就不能及時(shí)的得到人們想要的信息資料。這些都是不對的，都是需要我們馬上改進(jìn)的。

結(jié)束語：現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新是非常有必要的，只有更好的掌握新方法、新思想、新技術(shù)才能更好的服務(wù)于廣大人民群眾和社會，只有把創(chuàng)新研發(fā)出的好東西全面的推廣和使用，才能使人民生活的更方便、舒適、幸福。

[1]余述文.檔案管理工作手冊.重慶出版社，2005，12.

[2]編委會.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作實(shí)務(wù)全書.中國經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2006，8.