淺談文書檔案電子化應用與管理

劉鳳蘭

（牡丹江老年人大學 黑龍江 牡丹江 157022）

檔案作為發(fā)展記憶的基石和歷史的原始記錄，提供服務是其永恒的主題。文書檔案的檔案資料，經(jīng)過收集、整理、有序地保管起來，再由使用者把貯存的信息散發(fā)而出，科研和管理工作。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。“今世賴之以知古，后世賴之以知今”。由此，檔案不只是一種歷史但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點，同時對其劣勢提出解決辦法。書檔案重要的內(nèi)容是社會發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時期領導的決策、部門建設、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進入了電子網(wǎng)絡時代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡管理和傳輸。案管理實現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業(yè)務聯(lián)系。檔案信息化配套機制初步完善制定了較為完善的規(guī)章制度。為了加強院檔案信息化工作，先后制訂并實施了檔案立卷歸檔暫行規(guī)定等文件制度，保證了檔案信息化工作持續(xù)、健康、穩(wěn)步的向前發(fā)展。．形成了全員參與的工作局面。訴訟檔案歸檔軟件的開發(fā)和應用，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作。檔案信息化的質(zhì)量直接由內(nèi)勤、書記員、檢察官等所有訴訟流程參與人員決定，而且環(huán)環(huán)相扣，責任更加明確，促使人人參與。

形成了與技術部門相互依托的銜接機制。基層院檔案室和技術部門在開展信息化建設的過程中，客觀上存在著技術上、工作上相互依托、優(yōu)勢互補的關系。檔案部門具有檔案專業(yè)知識的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機制和體制，是技術部門開展信息化建設所要尋找的理想的合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設中，設備、人員等技術力量都較為薄弱，必須依托技術部門的信息技術裝備和計算機專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢互補的態(tài)勢是檔案信息化建設成功的要件之一。檔案部門和技術部門通過多年合作，基本實現(xiàn)了所有檔案的案卷級目錄機檢、部分檔案的文件級目錄機檢和部分檔案的全文機檢，積累了大量的電子信息，也積累了電子檔案生成、整理、移交、歸檔、利用等實踐經(jīng)驗，為檔案管理的高效優(yōu)質(zhì)運行提供了技術保障。部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟效益是無法估量的。網(wǎng)絡化的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡為載體進行資料的傳輸，并且相關資料存放在相應的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。第三，收集、整理，是檔案管理工作的重要組成部分。因此，檔案部門要改變“坐等待收、守攤待用”的傳統(tǒng)作風，主動服務上門跟蹤收集，輔以文字說明的記錄，然后歸檔、保存，以今后的發(fā)展留下寶貴的資料。

現(xiàn)在的社會活動越來越多，發(fā)展規(guī)劃、教育改革、干部選配，小到節(jié)假日舉辦書展、讀書會等等，都應該派出專門人員收集文字資料和圖像資料，從中找出規(guī)律的資料和數(shù)據(jù)，整理好后，立卷、歸檔，以備他日為教學科研、黨政管理和編史修志服務。子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復合型人才奇缺的尷尬局面。第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，網(wǎng)絡化時代已經(jīng)到來，為檔案價值的實現(xiàn)提供了良好的客觀條件。目前，單位的機關科室，但許多都是掛靠黨群、紀委部門之下，只有執(zhí)行的職能而無決策的權力，這種上世紀的管理模式早已不能適應網(wǎng)絡時代高校管理工作的需要。因此，深化高校教育管理體制改革，要堅持模式創(chuàng)新、思路創(chuàng)新、手段創(chuàng)新和實踐創(chuàng)新，讓高檔的檔案管理事業(yè)呈現(xiàn)出生機與活力。

在模式上，應將檔案館從校辦或其他部門分離出來，改變檔案管理工作的地位和作用，注重學校的未來發(fā)展方向。在思路上本著“以人為本，服務至上”理念，更新思路，改變原來“小而全”、“大而全”，重視收藏忽視利用，“固步自封”、“閉關鎖國”的狀態(tài)，同時，必須調(diào)整和充實館藏檔案的內(nèi)容，提高館藏檔案的質(zhì)量。在手段上，實現(xiàn)檔案信息化，解決文檔一體化，實現(xiàn)檔案工作與學校工作結(jié)合。在實踐上，要充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動性，內(nèi)引外聯(lián)，改革創(chuàng)新，優(yōu)化館藏，提高檔案的利用率。同時，強化信息技術利用和建立檔案管理人才競爭機制。

在日新月異的網(wǎng)絡時代，檔案管理工作作為高校工作的重要組成部分，是履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接的、原始的記錄?？茖W、正確地檔案收集、管理與創(chuàng)新，是構建優(yōu)質(zhì)檔案管理工作的重要原素。檔案管理者要解放思想、更新觀念、創(chuàng)新管理、與時俱進，才能促進網(wǎng)絡時代高校檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化、信息化。