企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的常見問題及應(yīng)對策略

王 璐

（齊齊哈爾二機(jī)床（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 黑龍江 齊齊哈爾 161005）

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的形形色色的企業(yè)也是遍地開花，相應(yīng)的各種精密的大型企業(yè)也在企業(yè)中變的很常見，設(shè)備儀器一般分為自制設(shè)備、外購設(shè)備、信息設(shè)備及其特種設(shè)備，信息設(shè)備（計算機(jī)的軟硬件）。企業(yè)設(shè)備儀器檔案對于維護(hù)儀器設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，設(shè)備管理中的作用越來越突出。部分進(jìn)口的設(shè)備購買合同，招投標(biāo)書，技術(shù)協(xié)議等在日后的項目管理中也是必不可少的，萬一以后出現(xiàn)什么矛盾，設(shè)備儀器檔案就是不可缺少的憑證。要想充分發(fā)揮這類設(shè)備儀器在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，就必須做好企業(yè)設(shè)備的檔案管理工作。因此，一套健全的科學(xué)的建檔方法以及儀器設(shè)備建檔理論是重要的，這對于一個項目的順利推進(jìn)及其竣工驗收有著很好的信息支撐作用。

1.企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的特點

1.1 企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的動態(tài)性。簡單的說就是企業(yè)儀器設(shè)備在報廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的檔案會隨著儀器的變動而發(fā)生變化，在儀器報廢或者轉(zhuǎn)移之前，設(shè)備的儀器檔案就處在一個不確定，始終改變的狀態(tài)。舉一個簡單的例子，企業(yè)引進(jìn)一臺新儀器之后，在投入使用之后，必然要有檢修、更新，維修記錄，或者改造圖紙等，只要這臺機(jī)器在使用，就會有新的文件生成，直到儀器停止使用，檔案才會停止。

1.2 企業(yè)設(shè)備儀器檔案管理的綜合性。企業(yè)設(shè)備儀器管理就是綜合管理設(shè)備儀器，顯而易見設(shè)備儀器檔案管理具有綜合性的特點。具體的講有以下的幾個方面：1）階段綜合性，企業(yè)引進(jìn)設(shè)備要經(jīng)過規(guī)劃，選購到使用，維修再到檢修，最后是設(shè)備改造、更新。這幾個階段是交替發(fā)生的。2）部門綜合性，一般在一個企業(yè)里，設(shè)備的管理會涉及很多的部門，只有進(jìn)行綜合管理，才能有效地利用設(shè)備儀器。在設(shè)備管理中，要秉承設(shè)計制造與使用相結(jié)合，維護(hù)與檢修結(jié)合，改造，修理與更新結(jié)合。3）多樣性特點，將設(shè)備用不同的方式區(qū)分會有不同的結(jié)果，例如按照來源有，自制設(shè)備以及外購設(shè)備；按照設(shè)備的行業(yè)特點，可以劃分為機(jī)械動力類設(shè)備、儀器儀表設(shè)備；按照重要程度，可以劃分為一般設(shè)備與精密高端設(shè)備；按照設(shè)備的使用性質(zhì)可以分為通用設(shè)備與專用設(shè)備。

2.企業(yè)設(shè)備檔案管理中常見的問題

2.1 分散保管

現(xiàn)在的企業(yè)中，沒有一整套的設(shè)備管理系統(tǒng)，而是進(jìn)行分散保管。這也與相關(guān)的規(guī)定也是背道而馳的，在實際操作中，應(yīng)該遵守“成套性”原則進(jìn)行管理。設(shè)備從開始的購置到最后的入庫會產(chǎn)生不同階段的記錄，部分單位會根據(jù)企業(yè)職能的設(shè)置，應(yīng)該吧一整套的設(shè)備儀器檔案分成兩塊保管。一部分是早期的購置請示到投標(biāo)書等文件；另一部分后來產(chǎn)生的記錄，說明書等。這樣做不能全面反映一套設(shè)備的整個流程，也不利于后期的利用。

2.2 歸檔一些不是原件的文件材料

一些企業(yè)在進(jìn)行固定資產(chǎn)投資項目的檔案驗收時出現(xiàn)設(shè)備儀器檔案是復(fù)印件的情形，包括設(shè)備購置合同以及技術(shù)協(xié)議。這種做法不僅不符合檔案本質(zhì)屬性，歸檔要求，也是不具有法律效應(yīng)的，同時也就失去了歸檔的意義。有以下幾點原因會造成這種狀況：1）購置設(shè)備時簽訂的合同，協(xié)議份數(shù)不足，用復(fù)印品代替。2）購置設(shè)備的流程不規(guī)范，特別是中小型企業(yè)使用傳真方式就簽訂了合同。3）使用進(jìn)口設(shè)備，由代理公司代理的。

2.3 儀器檔案管理人員職責(zé)不明確

企業(yè)進(jìn)行一個項目時，各個部門之間有很多交叉的環(huán)節(jié)。在項目檔案的管理中，由于不明確各部門檔案管理職責(zé)，當(dāng)出現(xiàn)問題時，各個部門之間就相互推脫，相互推卸責(zé)任。一般來說，項目立項在資產(chǎn)管理部門，而采購、招投標(biāo)在采購部門。兩個部門經(jīng)常想把合同、協(xié)議納入自己的部門，而驗箱時，卻都不注意“合格單”等文件，導(dǎo)致檔案殘缺。

3.企業(yè)設(shè)備儀器常見問題的應(yīng)對策略

3.1 設(shè)立設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門。檔案牽頭管理部門就是資產(chǎn)管理部門，也就是固定的資產(chǎn)投資部門。應(yīng)由設(shè)備儀器檔案牽頭管理部門協(xié)調(diào)各相關(guān)部門，收集、集中、整理、分類、編號設(shè)備運(yùn)行各個階段產(chǎn)生的文件資料。這樣集中管理設(shè)備儀器檔案，不僅是按照相關(guān)的規(guī)定作業(yè)，也能維護(hù)儀器檔案的完整及安全，以便使用。

3.2 企業(yè)設(shè)備儀器管理人員在歸檔及收集文件時應(yīng)該嚴(yán)格按規(guī)定把關(guān)，堅決不收復(fù)印件。歸檔人員有義務(wù)告知采購的部門，在購置設(shè)備時，簽訂的合同、協(xié)議份數(shù)不能少，應(yīng)按照相關(guān)的規(guī)程進(jìn)行簽訂相關(guān)的文件，對于代理公司購置的設(shè)備，應(yīng)該特別備注，盡可能最后原件。

3.3 明確不同部門在各個階段的職責(zé)，保障檔案的完整。設(shè)備從購置到竣工之間要經(jīng)歷計劃、采購、開箱、使用管理這些階段。不同的階段，各部門分工不相同，責(zé)任也不同，應(yīng)明確各自的管轄范圍及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。立項時，資產(chǎn)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段的文檔，如購買請示等；采購時，采購部門應(yīng)該負(fù)責(zé)收集整理儀器設(shè)備的招投標(biāo)書，簽訂的合同協(xié)議，特別主要要求合同必須都是原件，而份數(shù)必須充足；開箱時，兼職檔案員必須參加驗收并收集此階段生成的檔案；使用過程中，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)的部門，及時整理歸檔培訓(xùn)、使用、養(yǎng)護(hù)、維修生成的文件材料。

總結(jié)：我國的科學(xué)技術(shù)發(fā)生著日新月異的變化，各種高性能的復(fù)雜靜謐的大型的儀器走進(jìn)了企業(yè)，企業(yè)儀器設(shè)備的養(yǎng)護(hù)和維修也越來越復(fù)雜，利用健全穩(wěn)定的設(shè)備檔案管理體系科學(xué)合理的管理儀器設(shè)備愈發(fā)重要，也成為企業(yè)競爭間的一個重要籌碼。企業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合自身特點建立起一套科學(xué)的建檔方法與建檔理論，這樣就為了提高企業(yè)工作做好保障，為企業(yè)發(fā)展的提供扎實的基礎(chǔ)，為企業(yè)固定資產(chǎn)的投資驗收做好鋪墊。

[1]張莉.設(shè)備檔案管理存在的問題[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2010(12).

[2]張光成,孫世勃.工業(yè)企業(yè)測量設(shè)備管理若干問題的研討[J].科技創(chuàng)新報,2010,(25).