對構建數(shù)字檔案館建設的新思考

趙奎安

（大連海事大學檔案館 遼寧 大連 116023）

數(shù)字化檔案館作為一個可以擴展的網絡應用平臺，不僅具有傳統(tǒng)檔案收集、管理和利用檔案等強大功能，還擁有超大規(guī)模的、可互操作的異構電子文件資源庫。如今，數(shù)字檔案館建設在我國取得了較為明顯的成就，如何進一步促進數(shù)字檔案館建設的創(chuàng)新，這不得不引起廣大研究人員和相關單位的新思考。

一、思考數(shù)字檔案館建設的五種理念

（一）提高管理的效益理念

在市場經濟發(fā)展迅速的今天，利益理念成為改革和創(chuàng)新的根本動力和首要原則。之所以要將傳統(tǒng)的檔案館改建為數(shù)字型，一方面是為了迎合時代和科技信息技術的快速發(fā)展，另一方面是為了追求更大的社會效益和經濟效益。采用數(shù)字化檔案管理的方式，可以通過計算機網絡管理的方式，使得檔案管理更加標準和規(guī)范，在方式方法上可以促進檔案管理效益的最大化的實現(xiàn)。因此，對構建數(shù)字檔案館建設的新思考必須從提高管理效益理念開始。

（二）促進科技創(chuàng)新的技術理念

隨著經濟的發(fā)展和教育的進步，如今的計算機技術人才越來越多，這就使得計算機軟件和硬件技術的升級和更新的周期變短。作為數(shù)字檔案館建設的技術人員，必須遵循“由需求增加而導致科技創(chuàng)新，再由科技創(chuàng)新和升級導致市場需求不斷上升”的客觀規(guī)律，這樣一來，技術人員就能夠以市場需求為根本動力創(chuàng)新數(shù)字檔案館的建設。根據(jù)數(shù)字檔案館建設的整體現(xiàn)狀，技術研究人員可以提升檔案管理系統(tǒng)的層次、拓展軟件性能等為主要研究和創(chuàng)新重點，在管理技術研究和創(chuàng)新方面，應以全新的管理思想和管理理念對軟件系統(tǒng)的研究和探索進行管理，這樣就可以從管理思想和管理模式上促進數(shù)字檔案館建設的技術創(chuàng)新。

（三）樹立動靜相結合的發(fā)展理念

無論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位，對于檔案的保管都必須是嚴密和嚴謹?shù)?，將塵封起來的檔案原件在沒有特殊情況下，一般是不應該拆封的，但是，對于檔案中的信息還應進行廣泛的開放，這是一直以來檔案管理工作者長期追求的目標，也是傳統(tǒng)檔案館建設中難以解決的問題。因此，要完善對數(shù)字檔案管理的新思考不得不考慮檔案在運用過程中必須解決的問題，對于以上面臨的問題，在構建數(shù)字檔案館建設的過程中，管理人員可以樹立運用檔案動態(tài)與靜態(tài)相結合的發(fā)展理念，檔案管理工作人員可以通過運用網絡數(shù)字化技術，避免對檔案原件的調用和拆封，從而促進檔案管理的有效性。[1]

（四）重視系統(tǒng)工程的整體理念

數(shù)字化檔案館建設最主要的運用平臺就是系統(tǒng)工程，而系統(tǒng)工程最主要的特征就是整體性，只有充分考慮系統(tǒng)工程的整體性，才能有效解決數(shù)字檔案館建設中亟須解決的問題，才能對檔案中有價值的檔案進行數(shù)字化加工和重新整理從而提高檔案的管理價值，才能將檔案從計算機檔案管理軟件設計編程中直接錄入到網上，從而提高檔案的資源共享效率。

二、加強數(shù)字檔案館建設的技術研究和創(chuàng)新

雖然我國數(shù)字檔案館建設從某種程度上已經取得了一定的成效，但是受我國區(qū)域經濟發(fā)展不平衡的影響，數(shù)字檔案館建設與我國的基本國情還存在一定的矛盾，其中最主要的問題就是數(shù)字化檔案館建設的時間久、周期長、成本高和見效慢，要想解決這些問題，必須加強數(shù)字檔案館建設的技術研究和創(chuàng)新。

（一）加強目錄與全文數(shù)據(jù)庫的同步建設

對于數(shù)字檔案中的數(shù)據(jù)庫建設必須按照利用為根本、經常利用為首的思路，將目錄和全文數(shù)據(jù)進行同步建設。數(shù)據(jù)庫中的檔案一般都是需要使用的，因此，對于數(shù)據(jù)庫檔案中的目錄設置，必須滿足檢索的需要，同時，還應對特殊檔案檢索過程中，設置相應的檔案檢索目錄，以保證檔案檢索的簡便程度。對于保存時間較久而又不常使用的檔案，應該獨立設置目錄或數(shù)據(jù)庫，以便管理者的檢索和管理，當然，僅僅依靠目錄數(shù)據(jù)庫作為檔案的檢索平臺，是不可能解決全部檔案的檢索問題的，因此，對于有些檔案還必須依據(jù)實際情況進行設置。隨著客觀需要的變化，檔案設置的專題項目也應隨之改變，為滿足社會及更多人的還應組織建立專題數(shù)據(jù)庫，爭取做到與時俱進，發(fā)揮數(shù)字檔案館建設的最大作用。

（二）加強電子文件的歸檔與進館的同步

現(xiàn)階段，隨著辦公自動化的快速發(fā)展，電子文件為適應社會及相關單位的需要，不得不實現(xiàn)社會信息的共享，由此，電子文件的歸檔與進館同步就成為了構建數(shù)字檔案建設的主要組成部分和發(fā)展趨勢。檔案館在檔案進行歸檔之前就接收文件，一方面可以保證電子檔案在正是歸檔之前進行全方面檢查，防治出現(xiàn)不必要的錯誤，同時可降低資源的浪費程度以及重復勞動力的使用；另一方面可以提前設計和研究檔案管理方法，對于特殊檔案可以采用特殊的管理和歸檔方式，在實現(xiàn)信息資源共享的前提下，優(yōu)化電子文件的管理方式，保證電子檔案的壽命及其價值的長期有效。

（三）采用新技術實現(xiàn)檔案館建設的創(chuàng)新

在數(shù)字檔案館建設發(fā)展到今天的程度時，應該充分利用計算機新技術、新型的科學設計和完善的檔案管理系統(tǒng)進行全面思考和改革。首先，通過利用完善的檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的檔案實體管理方式徹底消除，以數(shù)字化檔案館建設的管理方式對所有業(yè)務進行全面管理，從而優(yōu)化和創(chuàng)新管理方式；其次，通過理應計算機新技術對重新組合和再次創(chuàng)造的業(yè)務流程進行固定，以防止檔案管理的混亂，從而強化檔案管理的條理性和嚴密性；最后，通過利用新型的科學設計方案，將大型數(shù)據(jù)庫的安全機制和系統(tǒng)完備程度進行有效和全面控制，以保證數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)和檔案的安全使用。[3]

三、結束語

總而言之，數(shù)字檔案建設在我國雖然已經取得了較大的發(fā)展，但是，它作為一項長期任務，不得不在建設的過程中對其進行不斷研究和改革，加之，這一項目的建設主要依據(jù)的現(xiàn)代信息和科學技術的發(fā)展，因此，伴隨著信息技術和計算機技術的高速發(fā)展，數(shù)字檔案建設也應定期進行新思考。在對數(shù)字檔案館進行新思考的過程中，應首先明確提高數(shù)字檔案館建設有效性的重要理念依據(jù)，因為理念和思想是指導實踐的根本，而全新的理念和思想，則是指導創(chuàng)新和改革的基石。