信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

莉 偉

（通遼市疾病預防控制中心 內(nèi)蒙古 通遼 028000）

檔案管理工作的創(chuàng)新，將檔案資料面對政府機關(guān)以及企事業(yè)單位以及個人，在擴大服務范圍的同時，使得社會中一切利用檔案信息的個體或者組織都能夠利用檔案信息，充分體現(xiàn)了檔案信息的價值，并且通過創(chuàng)新管理，對檔案信息進行科學加工與處理，使得廣大的群眾從中吸取知識，并且運用到實際工作中，從根本上實現(xiàn)檔案管理工作服務群眾的根本功能。因此，對信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新的探討有其必要性。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

在信息時代下，檔案管理工作的創(chuàng)新，實現(xiàn)了電子文件的自動上傳與收集，突破了傳統(tǒng)的管理模式，實現(xiàn)了現(xiàn)代化的服務模式，運用現(xiàn)代化的服務手段，結(jié)合相關(guān)的網(wǎng)頁和計算機程序，建立能夠自動上傳統(tǒng)電子文件的工作程序，計算機系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件的自動歸檔，從而有效地保證工作人員及其檔案利用人員能夠在第一時間得到相關(guān)的檔案信息。

另外，檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展全面順應了信息時代的發(fā)展需要，如在線服務的開展，滿足信息化社會發(fā)展下人們的學習、工作以及生活對信息環(huán)境的需要，突出了信息的時效性，與此同時，與現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)和信息系統(tǒng)結(jié)合，滿足人們及時準確地獲取豐富的知識信息的需要，實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上查詢、閱讀，獲得信息的途徑更加方便快捷，手段更加科學，這種創(chuàng)新性的服務形勢不僅工作效率高，而且程序新穎，突破了傳統(tǒng)的手工式、被動式的檔案提供利用方式，建立起相應的數(shù)字檔案室，將相關(guān)的數(shù)據(jù)或者文件進行整理，將其匯編成專題，利用數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱服務等服務方式，實現(xiàn)網(wǎng)上快速通訊，強化信息交流，尤其是隨著檔案室查詢資料的人員不斷增多，更好地維護公民自身合法利益，讓社會公民對現(xiàn)代投資興業(yè)有一個更加全面的了解，適應了新形勢的發(fā)展需要。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1.思想觀念的創(chuàng)新

任何一項工作上的創(chuàng)新與跨躍，一定是以創(chuàng)新的思想觀念作為指導。并且觀念創(chuàng)新為動力，促進工作的發(fā)展。同樣，檔案工作的創(chuàng)新也不例外，通過創(chuàng)新思想觀念的引導，促進檔案工作的建立與發(fā)展，而且檔案工作的壯大也離不開創(chuàng)新。為此，必須要重視檔案管理工作觀念的創(chuàng)新，針對信息時代下，檔案管理工作的發(fā)展需要，突破工作環(huán)境的封閉性、后端性，運用創(chuàng)新的思想觀念，拓寬檔案管理工作的視野，強化檔案管理工作的創(chuàng)新思維，充分發(fā)揮檔案管理工作在新時代下的作用和功能，避免檔案管理工作的墨守成規(guī)，一定要有新意，打開工作新局面，與時代同步，適應形勢需要。而且在信息時代下，檔案管理工作的創(chuàng)新沒有任何的經(jīng)驗可以借鑒，必須要通過解放思想，勇于大膽嘗試，更新工作觀念，不斷摸索，不探索中前進，促進檔案管理工作在創(chuàng)新工作中得以快速發(fā)展。

2.服務手段的創(chuàng)新

在現(xiàn)今的信息時代下，檔案工作必須要注重于其服務功能，突出其服務群眾的特點。從某種角度上講，服務群眾既是檔案工作思想的創(chuàng)新，檔案管理工作的核心。因此，在明確檔案管理工作服務群眾的基礎(chǔ)上，突出服務手段的創(chuàng)新性，汲取檔案工作群眾思想中的精華，從中獲得源源不斷的檔案管理動力，推進檔案管理工作的發(fā)展，具體可以從以下幾點入手：

首先，要加強電子文件的自動上傳與收集。目前，對于檔案管理部門而言，在單機上所形成的電子文件及其相關(guān)的收集工作，是檔案管理工作中不可忽視的關(guān)鍵性問題。其與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存在著很大的區(qū)別，其中，最為特殊的一個差異就是許多的電子文件通過上傳或者是下載就可以實現(xiàn)有效的管理。因此，在這樣的工作環(huán)境下，必須要改善傳統(tǒng)的管理模式，改善傳統(tǒng)的服務模式和服務手段，利用網(wǎng)頁和計算機程序，建立能夠自動上傳統(tǒng)電子文件的工作程序，確保工作人員以及其他人員能夠在第一時間上傳文件、收集文件以整理文件和接收文件，通過計算機系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件的自動歸檔。

其次，開展在線服務。隨著社會的信息化發(fā)展，人們的學習、工作以及生活環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了很多的變化，現(xiàn)代社會環(huán)境下，人們更加重視信息的時效性，因此，需要通過網(wǎng)絡技術(shù)和信息系統(tǒng)及時準確地獲取豐富的知識信息。但是傳統(tǒng)形式下的檔案利用方式，必須要由專門的人員到檔案部門進行查詢、或者是閱讀檔案復件、參加檔案展等獲得所需要的信息，這種服務方法不僅工作效率差，而且程序過于老套，因此，必須要利用現(xiàn)代的檔案服務手段和方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工式、被動式的檔案提供利用方式。為此，檔案管理部門需要建立相應的數(shù)字檔案室，將相關(guān)的數(shù)據(jù)或者文件進行整理，將其匯編成專題，利用數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱服務等服務方式，實現(xiàn)網(wǎng)上快速通訊，強化信息交流。

3.服務領(lǐng)域的創(chuàng)新

隨著社會信息化的改革，到檔案室查詢資料的人員不斷增多，公民出于自身利益的需要，為了更好地維護自身合法利益，明確現(xiàn)代投資興業(yè)的需要，希望能夠及時快捷地了解相關(guān)的政策信息，從而適應新形勢的發(fā)展需要。因此，檔案管理工作必須要拓寬其服務領(lǐng)域，實現(xiàn)服務領(lǐng)域的創(chuàng)新。比如在信息化社會中，檔案管理部門需要將檔案資料面對政府機關(guān)以及企事業(yè)單位以及個人，擴大服務范圍，盡全力地面向社會中一切利用檔案信息的個體或者組織，為此，需要檔案管理工作人員充分發(fā)掘檔案信息的價值，經(jīng)過科學加工與處理，讓廣大的群眾從中吸取更多的知識，在實際工作中，可以建立檔吧等網(wǎng)絡平臺，服務群眾，一方面，既可以讓沉悶枯燥的檔案管理工作變得趣味橫生，另一方面，要吸收群眾會員，要讓各界群眾成為檔案管理的主角，從而使得檔案管理工作的作用和功能得到最大限度的發(fā)揮與利用。

三、檔案管理工作的創(chuàng)新措施

在知識經(jīng)濟時代的今天，對檔案管理工作提出了更高的要求，因此，必須要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，采取創(chuàng)新的舉措，適應現(xiàn)代化管理的發(fā)展需求，使得現(xiàn)代檔案管理工作跟上時代的發(fā)展需要，從根本上實現(xiàn)檔案管理工作的自動化、現(xiàn)代化、數(shù)字化以及信息化發(fā)展，充分體現(xiàn)檔案管理工作的價值，提升檔案管理的經(jīng)濟效益和社會效益。因此，以下針對檔案管理工作的創(chuàng)新措施進行簡單的分析。

首先，要實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。在檔案管理工作，必須要根據(jù)現(xiàn)代信息化要求，將所有檔案信息電子文件妥善保管起來，尤其是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等，將這些先進的信息化設備的技術(shù)引進到檔案管理工作中，積極推進檔案管理工作的信息化建設，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分，使得發(fā)揮出最好的時效價值。

其次，要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，檔案管理工作的創(chuàng)新，需要利用信息時代下的數(shù)字化技術(shù)，建立相應的數(shù)字數(shù)據(jù)庫，順應檔案管理工作的發(fā)展需要，運用創(chuàng)新的思想觀念，建立數(shù)字化網(wǎng)絡平臺，將檔案管理服務系統(tǒng)與其他的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)聯(lián)系起來，開展網(wǎng)上服務形式，拓寬檔案管理工作的視野，強化檔案管理工作的創(chuàng)新思維，充分發(fā)揮檔案管理工作功能和價值，打開檔案管理工作新局面，跟上時代步伐，適應新形勢的需要。

四、總結(jié)

總而言之，在信息時代下，檔案管理工作的創(chuàng)新，首要工作就是解放思想，大膽嘗試，創(chuàng)新工作觀念，不斷探索，創(chuàng)新工作方式和服務手段，促進檔案管理工作在創(chuàng)新工作中得以快速發(fā)展。

[1]徐輝.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].黑龍江科技信息,2012,(23):124.

[2]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界(理論版),2012,(10):78-79.

[3]趙晏.探討信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導報,2012,(35):195.

[4]徐曉琴.信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技廣場,2009,(02):55-57.

[5]陰子芬.信息時代下檔案工作的應對措施[J].山西建筑,2009,(34):227-228.