淺談房產(chǎn)檔案的管理和利用

張曉杰

（齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場(chǎng)管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

1 切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集和管理工作

1.1 切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集工作,嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)

收集工作是房產(chǎn)檔案管理工作中最基本的一項(xiàng)，收集工作做的好壞直接關(guān)系著檔案的完整齊全性。房產(chǎn)檔案的來源較為分散，渠道也呈多樣化的方向發(fā)展。所以在進(jìn)行收集時(shí)要及時(shí)廣泛的對(duì)材料進(jìn)行收集。按房產(chǎn)文件材料的范圍和分類制訂相房產(chǎn)檔案的歸檔制度，同時(shí)制訂好檔案人員的崗位責(zé)任制。讓業(yè)務(wù)能力好的檔案人員深入到各部門對(duì)積壓的房產(chǎn)資料進(jìn)行收集和整理工作，同時(shí)做好房產(chǎn)檔案的移交，對(duì)檔案移交的目錄、卷數(shù)和案卷質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，對(duì)于不符合歸檔要求的房產(chǎn)信息則要退回進(jìn)行重新整理，嚴(yán)把收集的質(zhì)量關(guān)，確保歸檔材料齊全完整。

1.2 認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案的整理工作

對(duì)于收集來的房產(chǎn)資源，則需要進(jìn)行整理工作，從而使房產(chǎn)材料條理化和系統(tǒng)化。收集來的檔案資料需要進(jìn)行嚴(yán)重的管理，來把質(zhì)量關(guān)，并針對(duì)所收集的檔案的不同種類進(jìn)行科學(xué)的分類，從而做到科學(xué)的排列管理和裝訂。同時(shí)在歸檔時(shí)，為了保證房產(chǎn)資料的真實(shí)性，則需要把房產(chǎn)的照片資料與原房產(chǎn)材料放入檔案中一起保存，從而使房產(chǎn)狀況更直觀的表現(xiàn)出來。

1.3 做好房產(chǎn)檔案的檢索編目工作,加強(qiáng)房地產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理和信息化管理

房屋產(chǎn)權(quán)檔案編目是房產(chǎn)檔案科學(xué)管理的重要步驟。編目是否科學(xué),直接關(guān)系到檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用。檔案檢索工具是指導(dǎo)和介紹館藏檔案內(nèi)容和成分的依據(jù),是檔案管理部門及其工作人員日常工作的必備之物。

為了適應(yīng)房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的需要,首先應(yīng)解決的是檔案管理動(dòng)而不亂的問題,建設(shè)部明確指出“:檔案排列應(yīng)以房屋坐落的地方為序。”這是有利于房產(chǎn)檔案動(dòng)態(tài)管理的科學(xué)方法。因?yàn)樵谕坏靥?hào)的產(chǎn)權(quán)檔案在不斷增加或減少的情況下,其變化后的檔案始終是依次排列在同一地號(hào)內(nèi)。但是各地也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)編目管理?？梢园凑战值?、辦事處、路、巷門牌號(hào)進(jìn)行檢索,以檢索目錄的形式進(jìn)行登記。

在現(xiàn)代化的管理方式中，計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)了很好的結(jié)合，使房產(chǎn)檔案的檢索更加方便快捷、儲(chǔ)存量更大，保密性更好等優(yōu)點(diǎn)。這在很大程度上對(duì)房產(chǎn)檔案管理的效率的提高及向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展起到了極其重要的作用。所以我們要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程。首先要建立一個(gè)良好的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并能實(shí)現(xiàn)通用和熟練掌握。其次原始檔案具有極其重要的地位，所以要處理好原始檔案與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用有利用電子文件的生成及存貯，在查閱上更加方便快捷，但不能忽視對(duì)原始檔案的管理工作，因?yàn)樵紮n案是證明房產(chǎn)身體的唯一證明，具有法律效力，具有不可取代的作用。

2 改變房產(chǎn)檔案利用現(xiàn)狀,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

2.1 房產(chǎn)檔案利用目前存在的主要問題是

2.1.1 房產(chǎn)檔案利用為大眾服務(wù)的觀念滯后。在傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理中，一直處于封閉狀態(tài)，只服務(wù)于少數(shù)人，這種管理思想使我國(guó)的房產(chǎn)檔案嚴(yán)重的滯后，對(duì)房產(chǎn)檔案的利用起到了嚴(yán)重的阻礙作用。房產(chǎn)檔案是與社會(huì)發(fā)展具有緊密聯(lián)系性的，做為房產(chǎn)管理的工具，其需要為大眾報(bào)務(wù)。

2.1.2 房產(chǎn)檔案信息內(nèi)容單調(diào)且缺乏特色。在房產(chǎn)檔案管理部門往往只注重對(duì)信息的收集和整理工作，對(duì)房產(chǎn)檔案的利用需求較為忽視，所以在工作中對(duì)不斷變化的需求不進(jìn)行深入的研究，從而導(dǎo)致所提供的房產(chǎn)檔案信息比較單一，在服務(wù)上更是沒有創(chuàng)新性，缺乏特色。

2.1.3 房產(chǎn)檔案利用服務(wù)的方式存在缺陷。

2.2 具體解決措施

電子檔案的應(yīng)用，使我國(guó)的房產(chǎn)檔案無論在質(zhì)上還是在量上都為其利用提供了新的突破，使檔案更好的為利用者提供服務(wù)。但在我國(guó)的檔案管理上仍以傳統(tǒng)的檔案管理方式為主，管理機(jī)制嚴(yán)重落后于信息化的發(fā)展進(jìn)程，從而導(dǎo)致管理的效率低下，許多收集來的房產(chǎn)檔案材料無法及時(shí)的進(jìn)行錄入，無法實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享性，同時(shí)由于在防護(hù)技術(shù)的處理上還存在著不完善的地方，所以電子檔案的保密性還無法實(shí)現(xiàn)，致使大部分電子檔案無法在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行利用。對(duì)于目前房產(chǎn)檔案在利用上的缺陷，我們需要采取有效的措施予以解決，從而使房產(chǎn)檔案在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2.1 樹立為大眾服務(wù)的思想。要提高房產(chǎn)檔案利用的質(zhì)量和效率,必須樹立為大眾服務(wù)的觀念。所謂大眾不僅包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)和政府機(jī)關(guān)的利用者,同時(shí)也包括需要了解檔案信息的人群。要建立檔案用戶信息資料,對(duì)一些重要的單位和個(gè)人定期收集情況,建立廣泛的房產(chǎn)檔案信息利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò),隨時(shí)掌握房產(chǎn)檔案利用者的動(dòng)態(tài)。

2.2.2 積極開發(fā)房產(chǎn)檔案信息內(nèi)容。檔案信息的真實(shí)性和服務(wù)內(nèi)容的有效性是提高檔案利用質(zhì)量的核心。傳統(tǒng)的檔案管理只注意檔案信息的原始收集、整理、檢索等工作,不重視檔案信息的開發(fā)利用,致使檔案利用率下降。開發(fā)檔案信息,其主要任務(wù)是尋找和獲得較為集中或有特定價(jià)值的檔案信息。具體來講,就是在遵循檔案信息收集基本準(zhǔn)則的前提下,針對(duì)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)和利用者的需求特點(diǎn),鑒別、篩選、加工整序、編纂成用戶需要的檔案信息資料,以滿足利用者更深層次的需求。

2.2.3 改革檔案利用服務(wù)方式。房產(chǎn)檔案利用的發(fā)揮程度直接取決于檔案利用服務(wù)方式,傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式主要有檔案閱覽、外借、檔案展覽與陳列服務(wù),制發(fā)檔案復(fù)本、制發(fā)檔案證明、檔案咨詢服務(wù)等。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展,傳統(tǒng)的服務(wù)方式仍然不可少,但也迫切需要在服務(wù)方式上創(chuàng)新,只有積極地把檔案推向市場(chǎng),充分發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)功效,才能取得良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2.2.4 引入新技術(shù),完善檔案信息管理。創(chuàng)新是完善管理的動(dòng)力。首先要在管理機(jī)制上進(jìn)行創(chuàng)新,引入目標(biāo)管理。其次是在管理內(nèi)容上的創(chuàng)新,將管理重點(diǎn)放在加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息的征集、保管和開發(fā)利用上。再次是管理系統(tǒng)流程的創(chuàng)新,檔案從收集、整理、鑒定、保管到利用等全過程,都要有一套緊密相連的流程。