檔案信息服務(wù)工作拓展研究

付俊杰

（齊齊哈爾市產(chǎn)權(quán)處 黑龍江 齊齊哈爾 161006）

一、創(chuàng)新檔案信息服務(wù)的工作方法

（一）創(chuàng)新職能轉(zhuǎn)變和服務(wù)機(jī)制。用創(chuàng)造性的思維方式來(lái)開(kāi)展檔案服務(wù)工作，是改革開(kāi)放的要求。要在履行職能上做到“三個(gè)轉(zhuǎn)變”，即由收、藏、借用這種一般性服務(wù)，向挖掘、編輯、研究高層次服務(wù)轉(zhuǎn)變；由疲于應(yīng)付日常業(yè)務(wù)，向開(kāi)動(dòng)腦筋、搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變。由只注意搞好內(nèi)部服務(wù)，向服務(wù)社會(huì)轉(zhuǎn)變。創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,檔案室要充分發(fā)揮職能作用，既做到合理分工各負(fù)其責(zé)，充分發(fā)揮每個(gè)人的積極性和創(chuàng)造性，又要加強(qiáng)聯(lián)系，密切配合，步調(diào)一致地做好檔案服務(wù)工作。在服務(wù)機(jī)制上創(chuàng)新，要加強(qiáng)檔案工作人員職業(yè)道德教育，制定一整套職業(yè)道德規(guī)范和章程，并使大家自覺(jué)遵守。提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。檔案工作者業(yè)務(wù)水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高服務(wù)本領(lǐng)。每個(gè)檔案工作者都要成為多面手，而且業(yè)務(wù)技術(shù)要精，這樣才能擴(kuò)展服務(wù)面，提高服務(wù)質(zhì)量。規(guī)范和章程不能流于形式，要表彰先進(jìn)，樹(shù)立典型，做到學(xué)有先進(jìn)，趕有目標(biāo)，充分發(fā)揮獎(jiǎng)懲制度的作用。要嚴(yán)格履行章程，定期檢查與評(píng)議執(zhí)行情況，用制度約束檔案工作人員的服務(wù)行為，不斷提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)。

（二）檔案部門要開(kāi)拓思路。要更加主動(dòng)地為人民群眾服務(wù)，加快建立健全覆蓋社會(huì)群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系。創(chuàng)新管理思路，由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c。長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新欲望，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此要改變檔案工作既無(wú)動(dòng)力又無(wú)目標(biāo)的狀況，努力使檔案部門由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。在提供檔案服務(wù)時(shí)，要注重對(duì)檔案資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，通過(guò)整合、加工、編研，努力從浩如煙海的檔案資料中篩選出最有價(jià)值的東西，使檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)由個(gè)別查找向系統(tǒng)整理提升，由簡(jiǎn)單匯總向?qū)ｎ}研究提升，從而為廣大需求者提供更多的“增值服務(wù)”。

（三）創(chuàng)新管理模式，利用現(xiàn)代化技術(shù)提高工作效率。在基于信息化的國(guó)家創(chuàng)新發(fā)展中，以科學(xué)的發(fā)展觀為指導(dǎo)，國(guó)家檔案局適時(shí)提出實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”的工作思路。以社會(huì)公眾信息需求為導(dǎo)向，立足于以人為本的思想，著眼于經(jīng)濟(jì)、民生，檔案信息服務(wù)正面臨著重要變革。我國(guó)檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其實(shí)，我們只要肯觀察，就不難發(fā)現(xiàn)在我們?nèi)粘n案管理工作中，還有許多工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高我們的工作效率，如采用條形碼來(lái)代替檔號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。因?yàn)闊o(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問(wèn)題，提高管理效率和管理水平。

二、開(kāi)展檔案信息特色服務(wù)

（一）開(kāi)展多部門聯(lián)動(dòng)的主動(dòng)服務(wù)。在具體實(shí)施上可與農(nóng)業(yè)、計(jì)生、民政、土管、財(cái)政、科協(xié)等部門聯(lián)合進(jìn)行，將館藏檔案中一些政策性、法規(guī)性、公益性、服務(wù)性等與群眾關(guān)系密切的檔案資料、現(xiàn)行文件進(jìn)行復(fù)制，整理成宣傳材料，深入到鄉(xiāng)村集市、社區(qū)街道、免費(fèi)贈(zèng)送群眾，向群眾宣傳土地承包、計(jì)劃生育、宅墓地分配、農(nóng)業(yè)稅征等群眾關(guān)心的有關(guān)政策和法律法規(guī)，充分發(fā)揮檔案的信息功能，為群眾提供全方位、多層次、寬領(lǐng)域的檔案信息服務(wù)，使群眾能直接感受到檔案給他們帶來(lái)的實(shí)惠，拉近檔案部門與老百姓的距離。

（二）建立多層次網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式。在信息技術(shù)日益發(fā)展的過(guò)程之中，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化已成為未來(lái)檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)。隨著數(shù)字化檔案信息資源的大量出現(xiàn)，用戶網(wǎng)上查找索取檔案信息的需求日益凸顯。針對(duì)網(wǎng)上用戶特點(diǎn)，應(yīng)適時(shí)開(kāi)展多層次的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)：把傳統(tǒng)服務(wù)中對(duì)單份文件的導(dǎo)引，發(fā)展到對(duì)檔案文獻(xiàn)信息中的知識(shí)單元、內(nèi)容的引導(dǎo)，盡可能地對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行濃縮、提煉，引導(dǎo)用戶找到自己真正需要的信息。建立網(wǎng)上咨詢系統(tǒng)，利用現(xiàn)代科技完善自身的工作與服務(wù)，提高參考咨詢服務(wù)效率，幫助利用者查找其所需要的檔案信息，為用戶提供深層次、多樣化服務(wù)。

（三）開(kāi)發(fā)檔案的“產(chǎn)品”特性，服務(wù)由“窄”變“寬”由“淺”變“深”。當(dāng)前，檔案部門要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，要利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。檔案部門還應(yīng)拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，充分開(kāi)發(fā)所看管的檔案財(cái)富，通過(guò)加工、處理，使其變成工作需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。廣泛開(kāi)展對(duì)現(xiàn)有館藏特色檔案和社會(huì)散存特色檔案情況的調(diào)查研究，理清現(xiàn)有資源中反映某主題特色的檔案哪些較全，哪些需要征集，掌握社會(huì)上收藏單位的線索，并制定相應(yīng)的接收和征集方案計(jì)劃，明確重點(diǎn)。同時(shí)，也可以根據(jù)老百姓休閑日增多，追求精神享受的特點(diǎn)，建立一些“檔吧”等形式，使老百姓在優(yōu)雅的環(huán)境中，一邊從檔案中吸取知識(shí)、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。重視對(duì)現(xiàn)特色檔案的線索調(diào)查，跟蹤收集、整理，確保特色檔案完整性、系統(tǒng)性。最后對(duì)館藏特色檔案信息資源進(jìn)行深入挖掘、整理和開(kāi)發(fā)利用，建立特色檔案信息資源庫(kù)或編制專題性檢索工具以保持特色檔案信息資源內(nèi)容的集中，便于利用。

三、結(jié)束語(yǔ)

21世紀(jì)是發(fā)展與變革互相促進(jìn)的世紀(jì)，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化等眾多領(lǐng)域的體制改革，檔案信息服務(wù)也亟待進(jìn)行體制創(chuàng)新，服務(wù)創(chuàng)新，工作創(chuàng)新。也唯有不斷地更新觀念，加強(qiáng)探索和實(shí)踐才能在檔案服務(wù)工作中為社會(huì)，為人民創(chuàng)造新價(jià)值，使檔案工作能與時(shí)俱進(jìn)，不斷推向深入。