談對中學(xué)檔案管理的幾點認(rèn)識

趙玉

（泰來縣第二中學(xué) 黑龍江 齊齊哈爾 162400）

中學(xué)檔案材料是學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)校管理及其他各個工作環(huán)節(jié)中，所形成的真實的可利用的文字、圖表、照片、獎狀、圖像載體等材料。是學(xué)校歷史的真實記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動。是國家檔案的重要組成部分，它不僅是學(xué)校的寶貴財富，更是國家的珍貴財富。檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是衡量學(xué)校管理水平和辦學(xué)質(zhì)量的一個重要標(biāo)志。做好檔案管理工作，將有利于學(xué)校的改革和發(fā)展，更有利于整個教育事業(yè)的健康發(fā)展。要做好學(xué)校檔案管理工作，使檔案能真正成為有價值的檔案，能更好地為教育事業(yè)服務(wù)，為學(xué)校的改革、發(fā)展和教育教學(xué)服務(wù)，應(yīng)著重做好以下工作：

一、思想重視是關(guān)鍵

首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識檔案工作的重要性，對檔案管理工作給予足夠的重視，在人力、物力及“智力”上給予充分的保障。學(xué)校應(yīng)專門設(shè)置檔案室，集中統(tǒng)一管理全校的檔案，并建立一支高素質(zhì)的檔案人員隊伍。

其次，要積極尋求檔案行政主管部門的幫助與指導(dǎo)，加強(qiáng)規(guī)范化、制度化建設(shè)，創(chuàng)造一個良好的工作氛圍。

第三，要加強(qiáng)對《檔案法》、《檔案法實施辦法》的學(xué)習(xí)、宣傳教育，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)依法決策、依法管理、依法行政得到進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案人員的檔案法治意識和法律素質(zhì)進(jìn)一步提高，依法管理檔案在學(xué)校形成氛圍，使廣大教職工、學(xué)生樹立良好的檔案意識和法制觀念，使檔案管理真正走上法制化軌道。

二、提高案卷質(zhì)量

注重材料的收集工作。中學(xué)檔案材料是學(xué)校整個教育教學(xué)活動的原始記錄和真實寫照，只有把它收集完整，才能全面、真實地反映學(xué)校的工作軌跡和本來面貌。在收集中要注意幾點：一是要明確歸檔的范圍和重點，根據(jù)學(xué)校的實際情況，確定歸檔的范圍，并把這些要求公布到各處室。在收集中要注意重點材料，明確材料之間的有機(jī)聯(lián)系，這樣才能達(dá)到正件與附件、請示與批復(fù)、正文與原稿、批復(fù)文件與原件等材料的完整性；二是要將處理完的文件及時歸檔。三是依靠各處室做好材料的收集工作．因為他們對自己處室所形成的材料最熟悉，對文件之間的聯(lián)系與價值最清楚，充分發(fā)揮他們的作用，才能保證文件材料的完整性。另外要注重分類立卷的科學(xué)性。學(xué)校立卷和保存檔案的目的，是為了真實的反映學(xué)校的歷史記錄，以備調(diào)用。中學(xué)的各種記錄和材料較多，并隨著學(xué)校的改革和發(fā)展，還在不斷地增加，如不進(jìn)行科學(xué)的立卷，其調(diào)用的方便性將會大打折扣，缺乏科學(xué)分類立卷的檔案資料難以被調(diào)用，其調(diào)用的減少又反過來影響檔案管理工作的開展，并削弱了檔案管理人員管理檔案的積極性。因此，立卷的科學(xué)性顯得尤為重要。所謂科學(xué)的立卷，就是要善于抓住文件的特征立卷，把具有共同特征和聯(lián)系密切的文件組合在一起。根據(jù)《規(guī)則》以件為單位進(jìn)行文書立卷，以件為單位的立卷方法，查找利用方便，便于鑒定、保密、保護(hù)等，是提高案卷質(zhì)量的有效方法。

三、提高認(rèn)識 加強(qiáng)管理

提高和增強(qiáng)中學(xué)全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。首先，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)法，作貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，形成人人關(guān)心，自覺地維護(hù)檔案工作的新風(fēng)尚。其次，要制定切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。再次，要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團(tuán)隊等各種門類和載體的檔案。各部門要積極參與和配合，及時收集并上交有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

四、提升素質(zhì)、強(qiáng)化服務(wù)

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。這就要求檔案工作人員既要加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育，又要真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，服務(wù)現(xiàn)實”的概念。檔案人員素質(zhì)，一方面要注重檔案人員的繼續(xù)教育，積極組織他們參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識；另一方面要有選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，更新知識，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上新技術(shù)革命和辦公自動化步伐。

在檔案服務(wù)上，檔案管理人員要解放思想，更新觀念，充分認(rèn)識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，主動樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)服務(wù)功能，努力為學(xué)校政策服務(wù)，為廣大師生員工服務(wù)，為社會各界服務(wù)。

五、運用現(xiàn)代技術(shù)，參與檔案管理

檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在兩個方面:一方面是利用現(xiàn)代高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，不斷地添置現(xiàn)代化的設(shè)備，如利用計算機(jī)進(jìn)行檢索，利用檔案的縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面是現(xiàn)代管理手段進(jìn)行文檔一體化的管理，克服中學(xué)各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動等問題，通過計算機(jī)技術(shù)對文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，對文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使中學(xué)學(xué)校檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應(yīng)中心。

因此，中學(xué)檔案管理人員應(yīng)該積極創(chuàng)新思維，努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身的思想、文化及業(yè)務(wù)素質(zhì)，使中學(xué)檔案工作逐步走上科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、法制化的管理軌道，以適應(yīng)學(xué)校改革和發(fā)展的需要。

[1]喬曉紅.我對中小學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀的看法及建議[J].山西檔案，2011（S1）.

[2]王惠新.如何做好中小學(xué)檔案管理工作[J].蘭臺世界,2010(S2).

[3]丁麗.學(xué)校檔案管理工作要做好“五個建設(shè)”[J].蘭臺內(nèi)外,2009(2).