電子文件對(duì)檔案管理的三大挑戰(zhàn)

竇國(guó)君

（杜爾伯特蒙古族自治縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心 黑龍江 大慶 166200）

一、電子文件形成與利用特點(diǎn)——信息的可操作性

電子文件在制作形成過(guò)程和利用過(guò)程中，都表現(xiàn)出可操作性（方便更改與粘貼等）。

（一）文件制作過(guò)程中“隨心所欲”的信息操作

計(jì)算機(jī)是一種內(nèi)容豐富、聰明能干、積極活潑的辦事工具和記憶工具，它可以隨時(shí)適應(yīng)人們變化的需要。在我們制作電子文件的過(guò)程中，可以得心應(yīng)手地使用所需要的存在于不同地方的數(shù)據(jù)；修改也變得非常容易，隨著思路的調(diào)整可以輕易把文章中的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到其他章節(jié)中去，文件卻完好無(wú)損；根據(jù)需要可以在文件的任何地方加上表格和圖形，甚至把文件制作成活動(dòng)圖像和聲音；我們可以要求系統(tǒng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候自動(dòng)刪除或更新某些數(shù)據(jù)，使之總是保持在我們所希望的狀態(tài)中。

隨著信息通道的延伸，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，同步信息共享技術(shù)可以使身在異地的人員共同制作一份文件，合作者可以通過(guò)電子郵件系統(tǒng)或局域網(wǎng)共同撰寫或修改一項(xiàng)意向書或合同等，參加網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的人可以在個(gè)人電腦前互相討論問(wèn)題并形成“會(huì)議決議”，計(jì)算機(jī)的屏幕會(huì)即時(shí)把每個(gè)人的操作顯示出來(lái)。

（二）文件利用過(guò)程中“隨心所欲”的信息操作

電子文件使我們?cè)谖募玫倪^(guò)程中逐漸告別了紙張。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，僅僅幾十年的時(shí)間里，我們就經(jīng)歷了手抄→復(fù)印→網(wǎng)絡(luò)下載等信息利用的不同階段。辦公自動(dòng)化的實(shí)質(zhì)是信息利用的自動(dòng)化。過(guò)去的手抄變成了現(xiàn)在的下載，過(guò)去的復(fù)印機(jī)復(fù)印變成了計(jì)算機(jī)里的無(wú)紙復(fù)制等等。并且，我們還可以利用獲得的電子文件信息去十分方便地制作新的文件。

總之，我們已經(jīng)掌握和尚未掌握的電子信息的種種可操作性能賦予電子文件以活的生命和更廣泛的用途。

（三）不得不進(jìn)行的批判——“電子文件的可更改性”

在許多書籍和文章中，人們?cè)?jīng)寫道：“電子文件具有可更改性”，進(jìn)而對(duì)電子文件的原始性產(chǎn)生懷疑，動(dòng)搖了電子文件存在的邏輯基礎(chǔ)。這是真的嗎？如果這樣，誰(shuí)還敢使用電子文件呢？當(dāng)然不會(huì)這樣，否則電子文件就會(huì)失去其存在的前提。

這種結(jié)論是人們?cè)陔娮游募a(chǎn)生初期，對(duì)其認(rèn)識(shí)不深入的結(jié)果。事實(shí)上，在真正的電子文件系統(tǒng)中，文件一旦正式形成（進(jìn)行了數(shù)字簽名與蓋章），即可采用邏輯的（軟件）或物理的方式使之成為“不可逆的只讀方式”。這種文件是不可更改的。我們?cè)诶秒娮游募r(shí)，可以復(fù)制它的信息內(nèi)容以作他用，但不可以更改它本身。即使是在家庭中，我們使用非正規(guī)的辦公軟件系統(tǒng)制作文件時(shí)，也可使用加密等方式使文件不被輕易更改。

二、電子文件對(duì)檔案管理的調(diào)整

（一）電子文件的完整性難以保證

完整性難以保證是由電子文件對(duì)其生成環(huán)境的依賴性、非人工識(shí)讀性和結(jié)構(gòu)復(fù)雜性所造成的。

1.電子文件的生成、閱讀、運(yùn)行、處理均依賴于特定的數(shù)字環(huán)境，要保持電子文件的有效性，必須保存電子文件的生成環(huán)境。而事實(shí)上，對(duì)包括應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件和硬件環(huán)境在內(nèi)的電子文件生成環(huán)境的完整保存具有相當(dāng)難度，軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備都會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷升級(jí)換代，試圖保存每一個(gè)過(guò)時(shí)的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施，以便能夠打開(kāi)當(dāng)時(shí)環(huán)境中生成的電子文件，不僅不是一個(gè)經(jīng)濟(jì)的作法，而且不具有可行性。就應(yīng)用軟件來(lái)看，因?yàn)樾枰\(yùn)行在特定的系統(tǒng)軟件之上，一旦作為其平臺(tái)的系統(tǒng)軟件升級(jí)改版，在新的平臺(tái)上應(yīng)用軟件能否正常運(yùn)行是不得而知的。而以操作系統(tǒng)為主的系統(tǒng)軟件從來(lái)就沒(méi)有停止過(guò)升級(jí)改版的步伐

2.電子文件的結(jié)構(gòu)復(fù)雜性使得完整保存其生成方式變得十分困難。有效識(shí)讀電子文件除了依賴其生成的軟硬件環(huán)境外，還需要了解其生成方式。比如，其壓縮算法、編碼格式、技術(shù)參數(shù)、存儲(chǔ)方式等。在難以保存電子文件生成環(huán)境的情況下，詳細(xì)記錄并保存電子文件的生成方式變得十分重要。然而，與紙質(zhì)文件不同，電子文件個(gè)體存在著從“內(nèi)容信息”到“數(shù)字代碼序列”再到“存儲(chǔ)方法”的縱向結(jié)構(gòu)，各個(gè)層面之間的“映射”有著復(fù)雜的規(guī)則，其邏輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)并不一致，同時(shí)，其內(nèi)容可以由分散于不同系統(tǒng)和來(lái)源的內(nèi)容要素集合而成，這種“集合”常常帶有從信息整體中動(dòng)態(tài)“提取”的性質(zhì)，這些特點(diǎn)都增加了完整記錄電子文件生成方式的復(fù)雜性，使得針對(duì)所有電子文件的“元數(shù)據(jù)”標(biāo)準(zhǔn)制定的十分困難。

3.由于電子文件具有信息與載體的可分離性，信息的增刪更改十分方便。因此，對(duì)電子文件的管理必須實(shí)行全過(guò)程的監(jiān)控記錄。換言之，保存電子文件時(shí)，必須同時(shí)記錄并保存電子文件生成利用的過(guò)程信息及背景信息。應(yīng)記錄哪些過(guò)程信息和背景信息，通過(guò)何種方式和手段來(lái)記錄這些信息，成為電子文件完整保管的又一棘手問(wèn)題。

（二）電子文件的真實(shí)性受到質(zhì)疑

同樣由于上述特點(diǎn)，尤其是電子文件的非人工識(shí)讀性，使得電子文件的真實(shí)性始終令人懷疑。

1.電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過(guò)程中存在著被改動(dòng)的可能，并且這種改動(dòng)在物理形態(tài)上可以做到“不留痕跡”?！巴旰脽o(wú)損”的電子文件也許內(nèi)容上已經(jīng)面目全非。

2.電子文件形成以后其信息始終處于“游離”狀態(tài)，存儲(chǔ)載體和存儲(chǔ)方式不斷變化，已經(jīng)沒(méi)有了傳統(tǒng)意義上的“原件”概念，因而其載體對(duì)信息內(nèi)容不再具有“固化”和“驗(yàn)證”作用，非原件的電子文件在真實(shí)性認(rèn)定上缺乏依據(jù)。

3.在數(shù)字環(huán)境尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，操作者身份的虛擬化和操作處理過(guò)程的超時(shí)空特點(diǎn)，使得信息系統(tǒng)及身處其中的電子文件面臨著遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)環(huán)境的安全威脅。黑客攻擊、病毒侵?jǐn)_、操作失誤、程序漏洞等成為電子文件真實(shí)性維護(hù)無(wú)法回避的“心腹之患”。

4.法律上對(duì)電子文件的證據(jù)價(jià)值尚未予以充分肯定。盡管《電子簽名法》對(duì)符合特定條件經(jīng)電子簽名后的電子文件的法律效力給予了肯定，但普遍意義上的電子文件的證據(jù)價(jià)值仍未得到法律的認(rèn)可。

（三）電子文件的長(zhǎng)久保管困難重重

電子文件正面臨著長(zhǎng)久保管的巨大壓力，“過(guò)去十年產(chǎn)生的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了人類歷史上任何一個(gè)時(shí)代。但具有諷刺意味的是，信息時(shí)代產(chǎn)生的絕大部分信息比任何時(shí)代都難以提供利用”，重要的電子文件因保管不善而成為“數(shù)字垃圾”的事例不勝枚舉。電子文件長(zhǎng)久保管的巨大壓力源自以下原因：

1.電子文件的物理壽命較短

電子文件的存儲(chǔ)載體大多為磁電介質(zhì)或廣電介質(zhì)，這類存儲(chǔ)介質(zhì)在提供高密度存儲(chǔ)的同時(shí)卻具有一個(gè)十分明顯的缺點(diǎn)：理化性能不穩(wěn)定，極易受外部環(huán)境影響。因此，相對(duì)于傳統(tǒng)文件而言，電子文件物理壽命較短。雖然目前尚無(wú)權(quán)威機(jī)構(gòu)對(duì)各類電子文件的物理壽命進(jìn)行過(guò)測(cè)試，但一條基本的規(guī)律是文件的存儲(chǔ)密度越大，物理生命越短。

2.電子文件的信息生命十分有限

即便物理狀況良好的電子文件，由于信息技術(shù)的發(fā)展，其所采用的信息編碼規(guī)則、記錄方式、壓縮算法、文件格式等都會(huì)被淘汰。用于識(shí)讀這些過(guò)時(shí)的文件的軟硬件環(huán)境會(huì)逐步消失，如果不采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)與管理措施，這些“過(guò)時(shí)”的電子文件將無(wú)從識(shí)讀，文件的信息生命就此結(jié)束。事實(shí)上，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，自然狀態(tài)下的電子文件的信息生命要短于其物理壽命。從長(zhǎng)久保管的角度看，盡力延長(zhǎng)電子文件的信息生命要比延長(zhǎng)其物理壽命更重要，難度也更大。

3.電子文件長(zhǎng)期保存的管理難度較大

一方面，電子文件載體十分脆弱，對(duì)磁、光、塵、震、潮、熱等因素非常敏感，在載體操作、使用過(guò)程中的任何細(xì)微損傷，哪怕是表面極細(xì)小的劃痕都可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法讀出，而這些損壞由于信息的非人工識(shí)讀性而不易察覺(jué)。另一方面，與傳統(tǒng)文件相比，置身數(shù)字環(huán)境中的電子文件面臨更大的安全威脅，因而，其保存管理的難度大大增加，日常維護(hù)工作變得繁重、復(fù)雜，并具有很強(qiáng)的技術(shù)性。

三、小結(jié)

電子文件是一個(gè)新鮮事物，電子檔案管理是檔案界的一次革命。這就要求檔案工作者在信息時(shí)代必須結(jié)合檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，提高駕馭現(xiàn)代技術(shù)的能力，加強(qiáng)電子文件方面的研究，管理好、利用好電子文件，使我們“新的記憶”的花蕾永遠(yuǎn)綻放。

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