現(xiàn)代信息環(huán)境下，檔案管理工作創(chuàng)新策略

金愛順

（佳木斯職業(yè)學(xué)院 黑龍江 佳木斯 15404）

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新提供了有效途徑和載體，拓展了檔案管理工作的渠道和手段，為檔案管理工作進(jìn)入新的領(lǐng)域帶來了大好機(jī)遇。如何充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)開展檔案管理工作，將傳統(tǒng)的工作方法與新的管理模式有機(jī)結(jié)合并創(chuàng)新發(fā)展，這是檔案管理工作面臨的新課題、新任務(wù)和新要求。

一、傳統(tǒng)檔案管理工作不能適應(yīng)信息時(shí)代要求，需改革創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案管理工作是重藏輕用，整個(gè)檔案管理工作都是圍繞接收、保管、查閱、收回這一成不變的流程，服務(wù)方法始終處于守株待兔的被動(dòng)狀況，這種傳統(tǒng)模式無法適應(yīng)信息時(shí)代的要求。因此，需改革創(chuàng)新，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代的需求。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)志著我國檔案事業(yè)走進(jìn)信息化管理時(shí)代

數(shù)字檔案館是以電子文件管理系統(tǒng)為主體，通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件等數(shù)字化檔案信息實(shí)現(xiàn)管理與服務(wù)的虛擬檔案機(jī)構(gòu)。建立數(shù)字檔案館是檔案信息化的發(fā)展方向。我國目前也已經(jīng)開始進(jìn)行“國家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”，其總體目標(biāo)：以3127個(gè)國家綜合檔案館為建設(shè)對(duì)象，以分布式檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心，重點(diǎn)建設(shè)涵蓋全部館藏檔案的全國性、超大型、分布式、規(guī)范化、可共享的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字檔案館標(biāo)志著我國檔案管理工作走進(jìn)了信息化管理時(shí)代。

三、信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）樹立檔案信息資源數(shù)字化理念，加快檔案信息數(shù)字化的速度

電子檔案信息存儲(chǔ)量大于紙質(zhì)檔案，比如電子檔案的一種常用的存儲(chǔ)介質(zhì)，即CD-ROM光盤，則其存儲(chǔ)容量大，相當(dāng)于3×105漢字的圖書1000冊(cè)，3.5×105張A4打印紙上的文字信息或10×104張圖形信息。所以，電子檔案的信息存儲(chǔ)量相當(dāng)大。

電子檔案可以文字、音樂、圖片、影像等多種形式集成保存，極大豐富了檔案的內(nèi)容；它的體積小易存放，對(duì)外界環(huán)境要求不高。紙質(zhì)檔案怕潮濕，怕日曬等受各種自然條件的限制。紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的增長，必然會(huì)有非人為的自然損耗，電子檔案存放需要的空間小，可以長期保存不受任何影響。

電子檔案信息安全性也要比紙質(zhì)的高，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密技術(shù)處理，讀取不隨意性，可以加以限制，對(duì)保密的檔案資料的安全性遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案。

綜上所述，檔案的數(shù)字化管理是事在必行，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，應(yīng)樹立檔案信息資源數(shù)字化理念，加快數(shù)字化速度，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目的。

（二）開發(fā)、利用科學(xué)檔案管理系統(tǒng)，建立完善的管理制度

開發(fā)利用檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理由過去的靜態(tài)文件保管基地，變成了一個(gè)信息傳輸中心。通過檔管管理系統(tǒng)電子檔案在立卷上，已變成了以數(shù)據(jù)為單元的隨機(jī)存儲(chǔ)，不再是傳統(tǒng)的以內(nèi)容而排列的實(shí)體案卷；檔案的編目整理，不再是以案卷為單位來管理，而是以每份文件為單位來管理。電子檔案管理工作也要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全電子文件及電子資料管理制度。

（三）檔案管理工作要有統(tǒng)一、規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

從理論講實(shí)現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、檢索利用便捷化、案卷完整化。信息時(shí)代檔案管理工作必須進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)著錄標(biāo)引，采用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一的機(jī)讀檔案著錄格式。建立掌管檔案信息資源的中心樞紐，操控著所有文檔的運(yùn)作，每份檔案都通過此處進(jìn)行登錄、控制、分發(fā)、傳遞直至歸檔，全程跟蹤管理。從技術(shù)上，要建立文檔一體化的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。檔案管理部門要把對(duì)有效信息的控制手段做到流程中去，每一份文件的產(chǎn)生，都是相關(guān)的用戶按照流程分別著錄，讓每個(gè)環(huán)節(jié)跟著流程走，最終自動(dòng)進(jìn)入歸檔平臺(tái)，形成一個(gè)程序化的檔案工作流程。

（四）完善電子檔案安全保障體系

加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施是非常必要的。首先要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；其次，對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理，保證電子檔案的真實(shí)和安全；第三，檔案的完善、電子檔案的安全保障體系備份是很重要的，同時(shí)系統(tǒng)要對(duì)利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并進(jìn)行記錄，以作為日后查證的依據(jù)。最后要提高管理人員的安全意識(shí)也是完善安全保障體系的一部分。

（五）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員不但要精通檔案管理專業(yè)、熟悉檔案業(yè)務(wù)流程、掌握檔案管理系統(tǒng)操作及使用維護(hù)，還要有很高的政治素養(yǎng)。由于檔案的特殊性，檔案管理人員要有高度的責(zé)任心和使命感，視檔案安全高于一切；還要有原則性，堅(jiān)守職業(yè)道理，要恪守《檔案法》，必需保持檔案真實(shí)性及其原貌。檔案管理人員要勤奮好學(xué)，具有開拓和創(chuàng)新的意識(shí)與能力，也只有這樣才能適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的迅速發(fā)展。

四、結(jié)束語

信息技術(shù)的高速發(fā)展的今天，各行各業(yè)的發(fā)展都進(jìn)入一個(gè)信息化管理領(lǐng)域。檔案管理工作也跟著時(shí)代的腳步進(jìn)入信息化管理階段，在國家的高度重視，在行業(yè)人士的不斷努力下，檔案管理工作也與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，卓有成效，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和歷史文化研究，這也是信息時(shí)代檔案人所努力的方向。

[1]徐建龍.電子檔案特點(diǎn)淺談[J].檔案天地，2001（2）.

[2]容艷珍.論信息時(shí)代高校檔案工作發(fā)展之策略[J].云南社會(huì)主義學(xué)院學(xué)報(bào)，2012(5).