初探醫(yī)院人事檔案管理

康敬梅

（黑龍江省鶴崗市興山人民醫(yī)院 黑龍江 鶴崗 154100）

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載個人經(jīng)歷、思想作風、能力、學歷、社會關(guān)系等內(nèi)容的文字材料,并按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。它能為個人求職、單位求才提供動態(tài)、真實、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，是重要的人事信息資源。

1.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院人事檔案材料不全，有的人事檔案內(nèi)容失真

材料齊全、內(nèi)容真實，是人事檔案真實性、準確性、完整性的體現(xiàn)。而現(xiàn)在有的檔案材料中，本該齊全的如：履歷表、學歷、職稱、工資表等材料不全，檔案內(nèi)容填寫的也不完整，有的甚至失真，如年齡、生日、畢業(yè)時間、參加工作時間、入黨時間、晉級時間等填寫的隨意性較大。究其原因：一是部分職工對人事檔案的認識不夠，他們認為自己近年來工作沒有太大的變化，填寫時能省則省，履歷表中的簡歷是從參加工作開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系則都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落入個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些醫(yī)院分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，既不檢查填寫項目也不核實內(nèi)容的真實性，準確性，導致檔案中個人材料內(nèi)容不全，有的人事檔案內(nèi)容失真。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理模式封閉、方式單一、內(nèi)容單調(diào)陳舊、信息化程度不高

人事檔案是由單位的組織、人事部門實行全封閉的管理，除供領(lǐng)導或組織使用外，很少有人能看到屬于自己的檔案?，F(xiàn)行的人事檔案都使用統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的分類、統(tǒng)一的保管方式進行管理，不能根據(jù)具體的情況分門別類地制定標準來管理。目前的人事檔案材料分為固定的十大類，內(nèi)容單調(diào)陳舊，根本反映不出個人的專長和特點，無法對當事人作出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。

1.3 醫(yī)院人事檔案管理手段落后，信息資源不能共享

現(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理，雖然現(xiàn)在已經(jīng)有人事檔案管理的軟件，但并沒有普及使用，而且很多版本內(nèi)容標準不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)無法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。

1.4 醫(yī)院檔案資料編撰宣傳少，社會利用率低

保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的。編撰檔案宣傳材料，提供給社會閱，使寶貴的檔案資料受益于社會，才是檔案管理的目的。但現(xiàn)在對醫(yī)院檔案資料的應用價值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價值，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管服務，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務于社會。

2 加強醫(yī)院人事檔案管理的措施

2.1 領(lǐng)導重視是人事檔案管理的關(guān)鍵

根據(jù)當前實際，領(lǐng)導層首先應當高度重視人事檔案工作，定期對檔案管理進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時給予解決，并建立人事檔案管理達標升級考核機制，實行定量定性考核，分類分級指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案規(guī)范化建設(shè)。

2.2 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)

隨著時代的發(fā)展，社會的變化、科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。首先，從事人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作，熟悉檔案工作、能應用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)能力。其次，人事檔案工作是一項真實性、保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，不能隨意篡改、泄露檔案材料。第三、檔案人員要通過自學、業(yè)務培訓、經(jīng)驗交流、參加專家授課輔導或外出參觀學習，從而提高專業(yè)知識和管理水平。

2.3 加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的真實性、準確性、完整性

首先，要轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想上和行動上重視人事檔案的管理工作，認識人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會價值。其次，規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有具體的要求，將側(cè)重點放在反映干部員工要作能力、工作業(yè)績等檔案材料上：檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料。第三，建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強與部門的溝通，及時追補和不斷補充新的材料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。保證檔案材料形成規(guī)范真實、收集齊全、歸檔及時。

2.4 建立健全人事檔案工作制度

人事檔案管理是一個動態(tài)過程，在人事檔案材料的收集補充，檔案材料的鑒別，檔案的移交和轉(zhuǎn)遞，檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整、歸檔材料的真實性和精煉，避免有人無檔，有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生。

2.5 強化服務意識，提高人事檔案社會利用率

人事檔案管理的最終目的就是使檔案材料得到充分利用。因此，檔案管理人員要強化三個意識。首先，強化檔案利用意識。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發(fā)利用，醫(yī)院檔案室應對現(xiàn)有檔案進行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強化檔案的開放意識。將編研材料整理成冊編寫出目錄，提高查閱速度，便于閱檔。第三、強化檔案服務意識。將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時掌握有關(guān)需求信息，不斷提高工作效率，使人事檔案的利用率得到提高。

2.6 加強人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，另一方面，還要在庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

2.7 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)進行醫(yī)院人事檔案的管理

要不斷完善醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理工作，積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，應用計算機管理軟件，建立科學有效的人事檔案存儲和檢索工具，更有效地實現(xiàn)人事檔案資源的科學配置和利用。這樣，既能保證醫(yī)院在進行人才培養(yǎng)、干部聘任、職稱晉升等方面實現(xiàn)科學化、公平化管理，做到人盡其才，而且能夠為醫(yī)院進行人事資源整體調(diào)配，充分發(fā)揮人事資源優(yōu)勢，為醫(yī)院快速發(fā)展提供堅實的人力資源支持。

2.8 加快現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進資源共享

傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大、效率低，費時費力。人事檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動化，實時化和網(wǎng)絡化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復利用。在局域網(wǎng)內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。

3 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了“信息庫”的重要作用。因此，在人事檔案管理中，務必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，來增強檔案管理工作活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著進一步的發(fā)展。

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