有關(guān)小學(xué)教學(xué)檔案管理工作的幾點看法

熊春花

教學(xué)檔案是指學(xué)校在教育教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)科研等活動過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料，電子介質(zhì)材料的總稱。是全體師生員工在教育教學(xué)和教育管理工作中的智慧結(jié)晶，是學(xué)校教育教學(xué)工作中珍貴的歷史記錄和寶貴的知識財富，是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)和小學(xué)檔案工作的主體，是國家檔案和教育事業(yè)的重要組成部份。教學(xué)檔案在小學(xué)教學(xué)中起著十分重要作用，管理的好壞，直接影響學(xué)校的各項工作及教學(xué)質(zhì)量。現(xiàn)就如何做好小學(xué)教學(xué)檔案管理工作談點粗淺看法。

一、做好小學(xué)教學(xué)檔案工作重要性的認識

教學(xué)檔案記載著國家規(guī)定的教育方針政策和各級教育主管部門對教育工作的指示精神，記載著學(xué)校建校以來教育教學(xué)工作的真實情況，記載著各學(xué)科在教學(xué)中形成的最原始的資料，具有原始性、真實性、信息性、知識性和價值性。

(一)促進學(xué)校教育教學(xué)改革發(fā)展的作用

教學(xué)檔案是反映學(xué)校教育教學(xué)全過程，體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)指導(dǎo)思想和培養(yǎng)目標(biāo)的唯一歷史資料。教學(xué)檔案不僅能反映學(xué)校教育教學(xué)的總體情況，而且還能幫助領(lǐng)導(dǎo)決策，科學(xué)地總結(jié)以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，找出影響學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展中存在的問題，為學(xué)校重新制定正確的改革發(fā)展方案，進行新的探索提供可靠依據(jù)，起到促進學(xué)校教育教學(xué)改革持續(xù)發(fā)展的作用。

(二)反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的作用

教師的業(yè)務(wù)檔案記載著每個教師的授課水平、教學(xué)業(yè)績、教學(xué)點評、學(xué)生評教以及教學(xué)管理部門和學(xué)校對教師的評價等資料，綜合這些教學(xué)檔案資料，就能真實地反映出學(xué)校的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。

(三)展示學(xué)校真實面貌的作用

教學(xué)檔案資料中記錄著學(xué)校辦學(xué)特點、規(guī)模、學(xué)風(fēng)、校風(fēng)和每個時期的具體情況。在漫長的辦學(xué)過程中，學(xué)校會有許多的變化。如筆者所在學(xué)校就經(jīng)歷了合并、更名、升格、搬遷等變化，這些變化情況用不同的載體記錄后，經(jīng)過整理形成檔案資料長期保存，后人通過檔案資料就可以了解學(xué)校的歷史和發(fā)展過程。如沒有檔案資料為依據(jù)，很多東西后人是無法知道或是不真實的。

(四)教學(xué)檔案有激勵作用

教學(xué)檔案記載著大量的榮譽檔案、名人檔案、科技成果以及許多專家、學(xué)者在教學(xué)實踐活動中產(chǎn)生豐富而廣博的知識。這些既是成功的范例，又是向新的科學(xué)高峰攀登的基礎(chǔ)。它能激勵人們自強不息、奮發(fā)向上、勇攀科學(xué)技術(shù)高峰的精神。

(五)教學(xué)檔案有服務(wù)作用

教學(xué)檔案記載著豐富的科學(xué)技術(shù)知識和文化知識，許多科學(xué)技術(shù)知識和文化知識在現(xiàn)在的教學(xué)中得以應(yīng)用。如數(shù)學(xué)建模檔案信息的提供利用，在我系的數(shù)學(xué)建模教學(xué)和參加比賽中都起到了很好的作用。檔案是全社會的知識和財富它的主要目的是為社會和人民服務(wù)。教學(xué)檔案也是一樣，它不但能為學(xué)校的教育教學(xué)服務(wù)，也能為地方經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為國家現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、做好小學(xué)教學(xué)檔案管理，需做好以下幾方面的工作

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，許多高科技技術(shù)已大量應(yīng)用檔案管理工作中，檔案的管理手段、管理方式、服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容等都發(fā)生了根本性的變化，對檔案管理工作提出了新的更高的要求。目前，小學(xué)檔案管理工作雖然已發(fā)生了很大的變化，但也還存在不少的問題，特別是在教學(xué)檔案管理方面。為適應(yīng)新形勢的要求，做好小學(xué)教學(xué)檔案管理工作，應(yīng)做好以下幾個方面的工作。

(一)建設(shè)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的檔案室(館)

檔案室(館)的建設(shè)要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，配備必要的管理設(shè)備，建立建全網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，提高檔案管理水平。學(xué)校的檔案資料豐富，種類多，除了一部份由學(xué)校檔案館保存外，還有大量的教學(xué)檔案資料是由各學(xué)校下屬的年級組保存。因此，除了要高標(biāo)準(zhǔn)地建設(shè)好學(xué)校檔案館外，學(xué)校下屬各年級組還應(yīng)建設(shè)一個條件環(huán)境較好的檔案室。目前各小學(xué)校一級的檔案館條件環(huán)境都較好，能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，但是學(xué)校下屬年級組一級檔案室建設(shè)還存在一些問題。如有的沒有設(shè)專門的檔案室，而是普通的一個倉庫或者說雜房。有的設(shè)了檔案室，但設(shè)施不齊，檔案資料無處存放，更談不上現(xiàn)代化管理了。有的沒有固定管理人員，檔案資料經(jīng)常處于無人管的狀態(tài)，檔案資料丟失、損壞嚴(yán)重。檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式。

(二)建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍

小學(xué)要做好教學(xué)檔案管理工作，首先要有高素質(zhì)的管理人員。目前，檔案管理人員中，部份管理人員存在素質(zhì)不高業(yè)務(wù)不熟，更換頻繁不穩(wěn)定，地位不高業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，還有少數(shù)人員缺乏工作積極性，上進心不強，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門過問少等問題。由于這些問題的存在，不同程度地影響了檔案管理工作，特別是教學(xué)檔案管理工作。為此，學(xué)校和教學(xué)管理部門應(yīng)重視檔案管理人員(包括兼職人員)的建設(shè)。檔案管理人員要相對穩(wěn)定，更換不宜頻繁，更換后應(yīng)及時培訓(xùn)。要經(jīng)常對他們進行政治思想教育，提高他們的思想覺悟，增強他們的責(zé)任心和事業(yè)心。使他們熱愛本職工作，熱愛檔案事業(yè)。要定期對他們進行現(xiàn)代化管理知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用知識的培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)注意理論與實際相結(jié)合，重點放在應(yīng)用上，以信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用為重點，以提高檔案管理人員信息技術(shù)應(yīng)用技能為目的，采取多種形式，如集中舉辦學(xué)習(xí)班，組織專業(yè)研討、專業(yè)考試、知識競賽、參觀考查等，進一步提高他們的業(yè)務(wù)技能和現(xiàn)代化管理知識。

(三)教學(xué)檔案的管理要滲透到學(xué)校教學(xué)工作的全過程

教學(xué)檔案來源于教學(xué)工作的各個方面，為使教學(xué)檔案管理到位，確保教學(xué)檔案資料收集完整、齊全、不丟失、不損壞，管理科學(xué)規(guī)范，服務(wù)快捷周到，教學(xué)檔案管理工作必須與學(xué)校教學(xué)工作同步進行。如下達教學(xué)工作計劃與教學(xué)檔案文件材料管理同步進行。檢查教學(xué)計劃進度與檢查教學(xué)檔案材料形成同步進行。驗收教學(xué)工作與驗收教學(xué)檔案材料同步進行。評功評獎以及各項考查考核與教學(xué)檔案資料的收集、歸檔情況同步進行。

(四)利用現(xiàn)代化管理手段加強教學(xué)檔案的管理

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，許多高新技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，已在檔案管理中普及應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有傳播信息速度快，能在不同的時間、不同的地域、不同的空間將信息傳播出去。目前，各小學(xué)都有自己的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，小學(xué)教學(xué)檔案的管理應(yīng)利用學(xué)校現(xiàn)有的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)好教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，特別是要加強系一級檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。真正達到教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化，服務(wù)利用信息化的要求。

(五)認真仔細地做好教學(xué)檔案基礎(chǔ)性工作

由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理工作中，許多過去由人工操作的工作都被現(xiàn)代技術(shù)代替了。但在教學(xué)檔案管理工作中，大部份基礎(chǔ)性工作還需人工去完成。如檔案材料的收集、整理、立卷、裝訂等工作都得人工去做。做好檔案基礎(chǔ)性工作是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。一是要做好教學(xué)檔案資料的收集工作。教學(xué)檔案資料分布面廣，涉及到各年級組、各班級、各教師及教學(xué)管理人員，沒有時間性，給教學(xué)檔案資料的收集帶來一定的難度。檔案管理人員要發(fā)揚吃苦耐勞的精神，根據(jù)實際情況，定時或不定時地進行收集，要上門到各年級組、班級、教師和教學(xué)管理人員中去收集。每一次活動，每一項工作結(jié)束后要及時收集，確保教學(xué)檔案資料收集完整、齊全、不丟失、不損壞。二是要認真仔細地做好整理、立卷、裝訂工作。在整理、立卷、裝訂過程中，一定要分類準(zhǔn)確，按時間順序進行，不得混淆，不得遺漏。三是在收集、整理、立卷、裝訂過程中，要將移交學(xué)校檔案館保管的檔案資料與系一級檔案室保管的檔案資料分開進行。按照檔案管理規(guī)定，需長期保管的檔案資料，及時移交學(xué)校檔案館保存。教學(xué)檔案管理工作量大，難度大，工作中檔案管理人員必須有高度的責(zé)任心和認真仔細的工作態(tài)度，扎實做好教學(xué)檔案的基礎(chǔ)性工作。

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