試論檔案館微博之應(yīng)用

劉永紅

（鹽城市檔案局 江蘇 鹽城 224002）

微博，即微博客（MicroBlog）的簡(jiǎn)稱，是一個(gè)基于用戶關(guān)系的信息分享、傳播以及獲取平臺(tái)，用戶可以通過(guò)WEB、WAP以及各種客戶端組建個(gè)人社區(qū)，以140字左右的文字更新信息，并實(shí)現(xiàn)即時(shí)分享。[1]作為社會(huì)化媒體的新生力量，微博現(xiàn)已成為網(wǎng)絡(luò)輿論生成、人際交流、信息傳播的主要載體。

2009年11月，湖南省常德市桃源縣政府開通了國(guó)內(nèi)第一家政府微博。此后，越來(lái)越多的政府機(jī)構(gòu)、官員開通微博。據(jù)人民網(wǎng)輿情監(jiān)測(cè)室發(fā)布的《2011年新浪政務(wù)微博報(bào)告》，截至2011年11月初，通過(guò)新浪微博認(rèn)證的各領(lǐng)域政府機(jī)構(gòu)10271家，個(gè)人官員微博8833個(gè)。微博日益成為政府重要的信息發(fā)布渠道、為民服務(wù)平臺(tái)和宣傳工作窗口。

“信息網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)勢(shì)所趨，檔案界能否緊跟這一潮流，把握時(shí)代脈搏，決定著未來(lái)發(fā)展的成敗。”網(wǎng)絡(luò)為檔案館工作提供了全新的工作環(huán)境和工作方式，而微博則是檔案館在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下全新的自我展示窗口，是檔案館把自身傳統(tǒng)業(yè)務(wù)在時(shí)間和空間上向外延伸和擴(kuò)展的新平臺(tái)，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展有著積極意義。

一、檔案館微博的意義

（一）搶占輿論新陣地、樹立檔案新形象?！熬葡阋才孪镒由睢?。由于歷史和現(xiàn)實(shí)的諸多原因，人們對(duì)檔案館的認(rèn)識(shí)存在一些偏差，把檔案館視作單一的檔案保存場(chǎng)所，甚至帶有生人勿近的神秘感。事實(shí)上，現(xiàn)如今檔案館已成為愛國(guó)主義教育基地，檔案安全保管基地，檔案利用服務(wù)中心，政府信息公開中心和電子文件管理中心。在信息爆炸的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案館應(yīng)積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展形勢(shì)和要求，主動(dòng)接觸新輿論陣地，主動(dòng)占領(lǐng)新輿論陣地。通過(guò)綜合利用微博平臺(tái)，發(fā)揮微博傳播快、影響大、社會(huì)動(dòng)員能力強(qiáng)等特性，向公眾宣傳介紹檔案館，優(yōu)化檔案館形象，提高檔案事業(yè)的受關(guān)注程度和影響力，消除公眾的誤解，拉近與公眾的距離，吸引更多的人走進(jìn)檔案館，認(rèn)識(shí)檔案、利用檔案。在全社會(huì)形成一個(gè)良好的、適合檔案事業(yè)發(fā)展的大環(huán)境，推動(dòng)檔案事業(yè)與社會(huì)發(fā)展共同進(jìn)步。

（二）實(shí)現(xiàn)全方位的主動(dòng)服務(wù)。檔案不是死氣沉沉的故紙堆，最終目的就是提供利用。如何開發(fā)、利用好檔案資源，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)、人民生活服務(wù)，是擺在檔案工作者面前的一大問(wèn)題。目前我國(guó)的網(wǎng)民已近5億，通過(guò)微博可以建立與網(wǎng)友之間的跟隨關(guān)系，使網(wǎng)友與檔案工作更加快捷地進(jìn)行溝通交流。檔案館一方面可以通過(guò)微博實(shí)時(shí)跟進(jìn)群眾的最新需求，另一方面也可以將微博作為平臺(tái)，向群眾及時(shí)發(fā)布一些諸如查檔熱點(diǎn)、展覽活動(dòng)、學(xué)術(shù)交流、活動(dòng)視頻連接、民生檔案介紹、家庭檔案整理指導(dǎo)之類的信息，努力拓展服務(wù)“路”，做實(shí)服務(wù)“事”，健全服務(wù)“網(wǎng)”，切實(shí)把資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為發(fā)展優(yōu)勢(shì)，真正實(shí)現(xiàn)全方位的主動(dòng)服務(wù)。

（三）匯聚民智，加強(qiáng)互動(dòng)。微博本身是一種低成本信息交流平臺(tái)，本身基本不需要技術(shù)維護(hù)和軟硬件投入，卻能更加友好地推動(dòng)信息互動(dòng)，方便專業(yè)人士和普通網(wǎng)民圍繞檔案和檔案工作等話題隨時(shí)在線交流，建設(shè)一座溝通信息交流的橋梁。微博營(yíng)造了開放的、共享的交流氛圍，網(wǎng)民可以轉(zhuǎn)發(fā)、評(píng)論感興趣的信息，可以通過(guò)微群一起圍繞某個(gè)學(xué)科、話題展開討論。檔案學(xué)者可以借助微博分享最新學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)、理論研究前沿，搭建理論和實(shí)踐的橋梁，把握實(shí)踐中的新情況和新動(dòng)向，尋求學(xué)術(shù)靈感，解決檔案理論和實(shí)踐接軌難的問(wèn)題。檔案館工作人員之間可以就檔案工作共同關(guān)心的問(wèn)題進(jìn)行探討、交流工作經(jīng)驗(yàn)、互解工作難題。檔案館工作人員對(duì)外可以開展咨詢服務(wù)，參謀編篡選題，了解網(wǎng)友需求，既節(jié)約了成本，又提高了效率。

二、我國(guó)檔案館微博的現(xiàn)狀

數(shù)量偏少。以目前使用人數(shù)最多的新浪微博、騰迅微博來(lái)看，經(jīng)過(guò)官方認(rèn)證的檔案館微博的數(shù)量偏少（以下提到的用戶均指官方認(rèn)證用戶）。以關(guān)鍵字“檔案館”來(lái)搜索：新浪微博共有36個(gè)用戶，其中僅8個(gè)用戶是現(xiàn)實(shí)中的檔案館，包括4個(gè)高校檔案館、2個(gè)普通檔案館、2個(gè)專業(yè)檔案館；騰迅微博共有1個(gè)用戶，而且是湖北宜昌城建檔案館副館長(zhǎng)孟煒煒個(gè)人微博?？紤]到“局館一家”的現(xiàn)實(shí)情況，以關(guān)鍵字“檔案”來(lái)搜索：新浪微博共有43個(gè)用戶，其中18個(gè)與現(xiàn)實(shí)中的檔案相關(guān)，包括檔案期刊雜志、高校檔案館、普通檔案館和專業(yè)檔案館；騰迅微博共有44個(gè)用戶，其中16個(gè)與檔案相關(guān)。由此可見，在政務(wù)微博如火如荼發(fā)展的今天，與其他政務(wù)微博如公安、交通相比，檔案館微博的發(fā)展比較緩慢、規(guī)模小，數(shù)量少。

內(nèi)容貧瘠。有些檔案館微博開通后基本沒有更新，如“北京科技大學(xué)檔案館”，自2011年7月5日開通以來(lái)，僅發(fā)布了10條微博。有些檔案館微博內(nèi)容多為轉(zhuǎn)發(fā)其他政務(wù)微博發(fā)布的信息，缺乏原創(chuàng)信息，如“銀川檔案”，共發(fā)布154條微博，其中原創(chuàng)微博僅18條。有些內(nèi)容比較枯燥，大多為某月某日在某某地召開某某會(huì)議，以文字信息為主，圖片、視頻信息比較少，形式單一，乏人問(wèn)津。

缺乏互動(dòng)。有些檔案館微博的信息發(fā)布數(shù)和轉(zhuǎn)發(fā)量、評(píng)論量之間的比例不合理，很多時(shí)候發(fā)布一條信息連一個(gè)評(píng)論都沒有。有些偏重自說(shuō)自話，沒有關(guān)注同行和其他政務(wù)微博。

三、檔案館微博的應(yīng)用

（一）明確定位設(shè)定目標(biāo)。檔案館微博作為政務(wù)微博，與一般的企業(yè)微博和個(gè)人微博不同，除了發(fā)布權(quán)威信息，拉近與公眾的距離外，更重要的是通過(guò)微博打造檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高辦事效率。檔案館微博要明確自身機(jī)構(gòu)屬性，調(diào)查了解網(wǎng)友特征，設(shè)定預(yù)期目標(biāo)。檔案館具有文化存儲(chǔ)和文明記憶功能、同時(shí)還具有社會(huì)教育、文化傳播和休閑功能。檔案館的職責(zé)決定了檔案館微博必須堅(jiān)持立足館藏資源，向社會(huì)提供公共服務(wù)。因此，“服務(wù)性”是檔案館微博的重要特征和努力方向。

（二）建立機(jī)制組建團(tuán)隊(duì)。在建立檔案館微博之前，必須要確立微博管理規(guī)則，做好維護(hù)人員的培訓(xùn)。主要培訓(xùn)以下內(nèi)容：微博專業(yè)培訓(xùn)，包括社會(huì)化媒體知識(shí)、內(nèi)容寫作、話題寫作、微博傳播知識(shí)等；客服互動(dòng)培訓(xùn)，包括客戶服務(wù)、輿情監(jiān)測(cè)、互動(dòng)評(píng)論、傳播營(yíng)銷等；檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括法律法規(guī)、政策措施、館藏活動(dòng)、行業(yè)熱點(diǎn)等。通過(guò)培訓(xùn)，組建一支專業(yè)運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)，這支團(tuán)隊(duì)需具備以下基本素質(zhì)：較高的政治敏感性和責(zé)任感、扎實(shí)的檔案工作理論基礎(chǔ)、較好的輿情應(yīng)對(duì)分析和文字駕馭能力、較好的溝通協(xié)調(diào)能力、親和力和適度的幽默感。

建立微博應(yīng)用的管理機(jī)制，規(guī)范微博內(nèi)容。盡管各個(gè)檔案館微博公布的內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)不一致，但對(duì)網(wǎng)友提問(wèn)的最短回復(fù)時(shí)限、信息更新的最短頻率、對(duì)錯(cuò)誤信息、過(guò)期信息及其他造誹謗等不良評(píng)論信息及時(shí)刪除等“規(guī)定動(dòng)作”是可以統(tǒng)一的。這樣可以規(guī)范檔案館微博信息發(fā)布行為，提高可信度和權(quán)威性，利于檔案館微博長(zhǎng)期保持生命力。

（三）精心“經(jīng)營(yíng)”保障內(nèi)容。在微博內(nèi)容上，要?jiǎng)澐帜K、優(yōu)化界面、添加標(biāo)簽、設(shè)置話題、增加鏈接內(nèi)容架構(gòu)，做到一目了然，條理清晰，便于網(wǎng)友查找瀏覽。在內(nèi)容保障上可以包括以下幾個(gè)方面：政務(wù)公開類，包括法律法規(guī)、辦事流程等；檔案編研精品展示，由于字?jǐn)?shù)限制，可以僅簡(jiǎn)要介紹，將內(nèi)容鏈接附后；活動(dòng)推薦，如各種展覽、進(jìn)社區(qū)等，可以配合有獎(jiǎng)轉(zhuǎn)發(fā)、送券等增加人氣；業(yè)務(wù)指導(dǎo)，如家庭檔案整理，民生檔案查詢指南等；線上活動(dòng)，如“曬曬我家的老物件”“、歷史上的今天”等；與其他政府部門的微博互動(dòng)、轉(zhuǎn)發(fā)、評(píng)論等。信息更新要日?；?，內(nèi)容為王，原創(chuàng)為主。保持原創(chuàng)，堅(jiān)持權(quán)威性、故事性、趣味性、人文性，增加關(guān)注度；適度轉(zhuǎn)發(fā)，做到高質(zhì)量、有理由、有節(jié)制、重公益，保持熱度；溫情互動(dòng)，加強(qiáng)與記者互動(dòng)、與專家互動(dòng)、與公眾互動(dòng)，產(chǎn)生粘度。

微博的信息量巨大，日常更新速度快，為“鎖”住網(wǎng)友的注意力，檔案館微博必須堅(jiān)持日常更新。建議通過(guò)建立文字信息庫(kù)、圖片庫(kù)、視頻庫(kù)，保證微博日常信息發(fā)布的供給從而吸引有興趣的網(wǎng)友長(zhǎng)期跟蹤檔案館微博，建立起長(zhǎng)久穩(wěn)定的合作交流關(guān)系。

（四）構(gòu)建矩陣形成合力。“一花獨(dú)放不是春，百花齊放春滿園?！睘閿U(kuò)大檔案事業(yè)的覆蓋范圍，讓檔案館微博真正成為綜合性的檔案信息平臺(tái)，可以有選擇性地關(guān)注同行、同地區(qū)兄弟館局、下屬單位、上級(jí)館局，形成自上而下的檔案館微博網(wǎng)絡(luò)。關(guān)注檔案期刊雜志和檔案學(xué)科領(lǐng)域?qū)＜遥訌?qiáng)學(xué)術(shù)交流和碰撞，激發(fā)學(xué)術(shù)靈感。加強(qiáng)館際、橫向、縱向乃至跨界的交流合作，全面融入政務(wù)微博大家庭，為提高政府辦事效率，公開透明辦實(shí)事貢獻(xiàn)蘭臺(tái)人的力量。

四、檔案館微博需注意的問(wèn)題

（一）立足檔案工作本身。微博熱方興未艾，檔案館開通微博有諸多好處，但形式為中心工作服務(wù)。檔案館開通微博的終極意義在于檔案館自身的建設(shè)與發(fā)展，在于為社會(huì)公眾提供更好的服務(wù)。如果檔案館博營(yíng)銷心理過(guò)重，縱然活動(dòng)再精彩紛呈、語(yǔ)言再詼諧幽默、“粉絲”數(shù)量再龐大，脫離了檔案館實(shí)際工作本身，就成了虛假的繁榮。好像一口大鍋，遠(yuǎn)看熱氣蒸騰，實(shí)際上鍋里什么都沒煮，到最后勢(shì)必會(huì)水干鍋毀。因此檔案館微博始終要立足檔案工作本身，牢記檔案工作者的職責(zé)和開通微博的目標(biāo)，腳踏實(shí)地，擯棄浮躁冒進(jìn)，貪多求快的心理。各級(jí)主管部門在制訂相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)結(jié)合各地實(shí)際情況和微博實(shí)際內(nèi)容，綜合考慮，謹(jǐn)慎行事。

（二）“把雞蛋放在合適的籃子里”。目前國(guó)內(nèi)的微博平臺(tái)主要有兩種，一是門戶網(wǎng)站的微博頻道，如新浪微博、搜狐微博、騰訊微博、網(wǎng)易微博、人民微博等；另一種是專門性的微博網(wǎng)站，如follow5、大圍脖、隨心等。這些微博平臺(tái)各有特色和用戶群。檔案館微博要想獲得廣泛而有針對(duì)性的宣傳效果，就必須考察宣傳對(duì)象的類型和使用習(xí)慣，選擇適當(dāng)?shù)奈⒉┢脚_(tái)。

（三）與其它宣傳途徑有機(jī)結(jié)合。由于受信息內(nèi)容140字限制，微博無(wú)法實(shí)現(xiàn)復(fù)雜、高深信息的傳達(dá)，而且信息更新快，先前發(fā)布的信息很容易被淹沒在更新的信息下，造成信息“沉底”現(xiàn)象，失去應(yīng)有的關(guān)注度。因此要通過(guò)微博的一些應(yīng)用，如關(guān)聯(lián)博客、瀏覽器插件、分享按鈕等，將檔案館微博與檔案網(wǎng)站、檔案博客、檔案學(xué)術(shù)電子期刊連接起來(lái)，形成一個(gè)全方位的檔案信息溝通傳播網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)友可以從微博方便快捷地連接到相關(guān)網(wǎng)頁(yè)，瀏覽更多的檔案信息。同時(shí)，應(yīng)注意與傳統(tǒng)宣傳途徑如報(bào)刊雜志、電視媒體的無(wú)縫拼接，及時(shí)在微博上發(fā)布相關(guān)活動(dòng)情況、報(bào)道內(nèi)容，通過(guò)插入網(wǎng)址鏈接、圖片、視頻、音頻，全程跟蹤報(bào)道，實(shí)時(shí)滾動(dòng)更新等形式，形成宣傳聯(lián)動(dòng)效應(yīng)，構(gòu)建檔案宣傳集群，使各種宣傳途徑各司其職、揚(yáng)長(zhǎng)避短、協(xié)調(diào)發(fā)揮功能。最大限度地?cái)U(kuò)大宣傳范圍，加強(qiáng)宣傳效果，吸引更多的網(wǎng)友關(guān)注檔案，進(jìn)而更深入地了解、參與檔案工作。

（四）微博傳播的不穩(wěn)定性和高風(fēng)險(xiǎn)性。微博的便捷性和新穎性帶來(lái)了諸多好處，但其快速的擴(kuò)散性能也給信息的安全使用帶來(lái)了挑戰(zhàn)，如何把握其傳播特性并制定使用策略是檔案館應(yīng)用微博進(jìn)行檔案宣傳時(shí)需要重點(diǎn)準(zhǔn)備的事項(xiàng)。微博傳播信息十分快速，一些不實(shí)的信息會(huì)以驚人的速度傳播開去，需要第一時(shí)間反應(yīng)，妥善合理處置。此外，傳統(tǒng)檔案宣傳技巧更多的是以信息傳播者的方式來(lái)傳播，轉(zhuǎn)換到微博平臺(tái)后，這種單向的、宣教的慣性傳播方式很容易激發(fā)網(wǎng)友的逆反心理，宣傳工作收不到應(yīng)有的效果。微博是草根聚集、微言大義的平臺(tái)“，說(shuō)官話、打官腔”不受歡迎，甚至?xí)齺?lái)網(wǎng)友的反感。在發(fā)布微博信息時(shí)，語(yǔ)言文風(fēng)既要實(shí)事求是，又要有親和力，盡量使用口頭語(yǔ)和網(wǎng)絡(luò)熱門詞匯，拉近與網(wǎng)友的距離，必要時(shí)甚至可以采用一些具有強(qiáng)烈感情色彩的詞匯，改變一成不變、生硬的官話風(fēng)格，塑造檔案館親切友好、權(quán)威可信的新形象。

國(guó)內(nèi)檔案館對(duì)微博的應(yīng)用尚處于起步階段，只要認(rèn)識(shí)到利用微博進(jìn)行宣傳的先進(jìn)性，針對(duì)各自的實(shí)際情況和宣傳需求，充分利用微博平臺(tái)，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)檔案事業(yè)又好又快地發(fā)展。

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