論高校檔案館信息化建設(shè)

周江艷

（貴州師范大學(xué)檔案館 貴州 貴陽 550001）

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀和發(fā)展趨向

高校檔案是師生員工在從事教育教學(xué)、教改科研、管理和開展各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的過程和亮點(diǎn)，記載著學(xué)校發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,是學(xué)校辦學(xué)歷史的重要見證。高校檔案管理是學(xué)校提高教育質(zhì)量，辦好特色學(xué)校的基礎(chǔ)，也是衡量一個(gè)學(xué)校辦學(xué)業(yè)績和管理水平的重要尺度。

（一）高校檔案管理工作的現(xiàn)狀。1.認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。長期以來，高校有相當(dāng)一部分人包括部分管理干部對檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是高校的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔就行。沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理對規(guī)范學(xué)校管理，提升辦學(xué)水平的重要作用。

2.遺留問題多，整理任務(wù)重。高校精力大多集中在招生、教學(xué)和學(xué)生的就業(yè)等工作上，忽視了對檔案的管理。由于收集不及時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)了丟失現(xiàn)象，給學(xué)校造成了損失。目前仍有辦學(xué)初期和中期的檔案待整理、歸檔和立卷，工作任務(wù)十分繁重。

3.管理人員少，管理不規(guī)范。管理力量薄弱主要有兩方面的原因，一方面學(xué)校雖然成立了檔案館，配備了專職的檔案管理員，但人員編制少，各學(xué)院（教學(xué)部）和各職能部門的兼職檔案員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不了解，各學(xué)院（教學(xué)部）、各部門對檔案收集意識(shí)淡薄，應(yīng)收集的沒有收集，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔。另一方面年度移交檔案時(shí)各學(xué)院（教學(xué)部）、各部門不能按時(shí)上交，移交的材料用紙不一，用復(fù)印件材料存檔；排版頁面頂天立地，不留裝訂余地；用鉛筆、紅筆填寫或劃改；必須填寫的欄目沒填寫；材料內(nèi)容描述不全或表達(dá)不準(zhǔn)確。

4.設(shè)施落后。學(xué)校對檔案管理必備的設(shè)備設(shè)施配置不夠，已有設(shè)備也較為落后。檔案館面積較小，隨著檔案資料的日益增多，目前檔案室硬件設(shè)施完全不能滿足檔案規(guī)范化管理的需要。

（二）高校檔案管理工作的發(fā)展趨向。檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫”。認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨向，掌握現(xiàn)代管理知識(shí)，推動(dòng)高校檔案管理規(guī)范化。

1.檔案虛擬化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)將發(fā)生根本的變革。無紙化和自動(dòng)化管理已成為當(dāng)前的發(fā)展趨勢。報(bào)告和文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，既簡化了文檔收發(fā)流程，又使文件的傳遞更加安全、快捷。高校檔案信息共享是檔案管理的目標(biāo)，這就需要大量的檔案館藏資源，檔案虛擬化就成為必然，所謂虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)實(shí)現(xiàn)和類檔案館際之間互借來增加館藏，如果把全國乃至全世界的高校檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)資源共享，就大大豐富了檔案資源，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)[1]。

2.檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化，是指通過計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等電子手段將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文檔。檔案數(shù)字化后，可利用計(jì)算機(jī)等電子產(chǎn)品進(jìn)行智能化檢索，范圍廣、速度快，從根本上解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案給檔案空間帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的很多矛盾。特別是數(shù)碼技術(shù)、縮微技術(shù)與電腦的結(jié)合，對高校檔案管理中的圖片、照片出現(xiàn)的滲化和消褪，能有效使原始面貌還原，有利于影像的保存和復(fù)制，更有利于電腦檢索圖片案卷，這是高校檔案館建設(shè)發(fā)展的趨勢。

3.檔案網(wǎng)絡(luò)化。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，使信息空間越來越大，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這為推進(jìn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了客觀的條件。當(dāng)前，隨著密碼技術(shù)、指紋識(shí)別技術(shù)和電子文件簽署技術(shù)的推廣應(yīng)用，文件資料的安全性提高，給收、發(fā)文部門之間建立了安全信任，為高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化提供了技術(shù)保證。高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化已為期不遠(yuǎn)。

4.檔案多元化。當(dāng)前高校檔案載體除紙質(zhì)、圖片等載體外，出現(xiàn)了磁盤、光盤等為載體的數(shù)碼音像制品。使高校檔案館藏多元化，因此，傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備必須實(shí)現(xiàn)信息化。

5.檔案智能化。隨著高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，靠傳統(tǒng)的手工整理、搬運(yùn)、查閱的檔案管理模式將被淘汰，在新的管理模式下，所有的檔案信息都會(huì)通過網(wǎng)絡(luò)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

二、推進(jìn)高校檔案信息化管理是學(xué)校事業(yè)快速發(fā)展的需要

（一）高校檔案信息化管理是推動(dòng)電子政務(wù)發(fā)展的需要。目前，高校應(yīng)歸檔的公務(wù)文件絕大多數(shù)由計(jì)算機(jī)打印而成，即先數(shù)字化，而后，根據(jù)需要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)公文的，這為電子政務(wù)的實(shí)施提供了先決條件。為有效地推動(dòng)電子政務(wù)建設(shè)的發(fā)展，有必要也有條件對高校檔案管理進(jìn)行完善和改革，因此高校檔案信息資源是調(diào)節(jié)、引導(dǎo)電子政務(wù)全面發(fā)展的需要[2]。

（二）高校檔案信息化管理是基建檔案管理工作的創(chuàng)新的需要了。隨著我國高等教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校的基本建設(shè)進(jìn)入了高速發(fā)展時(shí)期，高校園區(qū)、大學(xué)城、新校區(qū)建設(shè)如雨后春筍蜂擁而上，每個(gè)建設(shè)新校區(qū)的高校要花幾個(gè)億或幾十個(gè)億投入到學(xué)校的征地、建設(shè)、原校區(qū)舊房的維修與改造等一系列基本建設(shè)。高校投入大量的資金建設(shè)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)、辦公、生活輔助用房及配套基礎(chǔ)設(shè)施道路、地下管道和環(huán)境綠化等等，產(chǎn)生了大量有保存價(jià)值的基建檔案資料，這些基建檔案中設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更是直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，且交存了電子版竣工圖紙；建筑項(xiàng)目的相關(guān)信息如工程名稱、立項(xiàng)批文文件、工程規(guī)劃建設(shè)許可證號(hào)、工程施工許可證號(hào)、施工單位名稱、合同價(jià)、審計(jì)決算價(jià)、交付使用時(shí)間、竣工面積等內(nèi)容，都以建筑物為單位，逐一形成了電子表格。?因此高校基建檔案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。

（三）高校檔案信息化管理是學(xué)生檔案管理的需要。學(xué)生檔案“不僅是人才工程的核心部分，也是積極貯備人才素質(zhì)材料的信息載體”[3],真實(shí)記錄著教育教學(xué)的全過程，體現(xiàn)著高等教育改革與發(fā)展的整體風(fēng)貌，從高校角度來看，學(xué)生檔案管理工作體現(xiàn)著學(xué)校的辦學(xué)水平。如果說學(xué)生是高校的“產(chǎn)品”，那么學(xué)生檔案就是“產(chǎn)品說明書”，是高校展示學(xué)校校風(fēng)學(xué)風(fēng)、綜合實(shí)力乃至辦學(xué)特色的窗口。從學(xué)生角度來看，檔案證明學(xué)生在正式進(jìn)入社會(huì)之前的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治面貌、社會(huì)關(guān)系、品德素養(yǎng)、心理人格、學(xué)術(shù)水平、綜合能力、實(shí)踐技能、身體狀況等，是學(xué)生未來人事檔案的重要組成部分和人生履歷的堅(jiān)實(shí)支撐，具有原始性、唯一性特征?！半S著高校教學(xué)改革和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案載體正面臨著更新?lián)Q代，電子檔案在高校源源不斷地形成和積累?！盵4]64因此學(xué)生檔案管理需要加快信息化建設(shè)。

（四）高校檔案信息化管理是教學(xué)檔案管理工作的需要。目前隨著高校學(xué)生成績管理系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)等系統(tǒng)的建立，原有的教學(xué)檔案管理模式已不能適應(yīng)教學(xué)檔案管理工作的需要，這就需要在教學(xué)檔案管理工作中逐步引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，建立網(wǎng)上教學(xué)資料的檢索和查詢平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化。

（五）高校檔案信息化管理是崗位績效工資實(shí)施的需要。人事檔案來源于人力資源管理活動(dòng)，又反過來為人力資源管理服務(wù)，它是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事、人力資源管理活動(dòng)中形成的記錄和反映教師學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會(huì)活動(dòng)、個(gè)人信用等內(nèi)容，以教師個(gè)人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗?。隨著新的形勢下工資制度的改革，現(xiàn)有的信息庫只單純具有教職工基本信息，不能與崗位績效工資的實(shí)施、三年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動(dòng)，作出時(shí)效分析、培訓(xùn)分析、獎(jiǎng)懲分析等。發(fā)揮檔案管理信息管理的功效。

（六）高校檔案信息化管理是科技檔案管理工作的需要。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對于高校科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺(tái)，提高高校的綜合運(yùn)作能力，增強(qiáng)高校的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為高校必須樹立起強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)，以信息化建設(shè)推動(dòng)科技檔案管理工作，把建立高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

（七）高校檔案信息化管理是辦公室檔案管理工作的需要。高校不僅是信息的源頭和集散地，而且也是最大信息用戶群和信息價(jià)值的實(shí)踐者。隨著教學(xué)管理信息的普遍化和高度化，原有的管理方式正在發(fā)生變化，這就決定了高校整個(gè)管理過程都需要大量的信息才能做出準(zhǔn)確的預(yù)測和決策，才能使管理者在教學(xué)管理中實(shí)行科學(xué)決策。正因?yàn)槿绱?，管理信息化在辦公室檔案管理活動(dòng)中，具有舉足輕重的地位。

（八）高校檔案信息化管理是財(cái)務(wù)檔案管理工作的需要。在電子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識(shí)前沿的高等學(xué)校的會(huì)計(jì)電算化已廣泛普及。“由會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的，蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財(cái)務(wù)電子檔案?！盵5]它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行“有效地保管、維護(hù)與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。[6]”

三、推進(jìn)高校檔案館信息化建設(shè)的策略

（一）確立原則。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論不斷涌現(xiàn)，出現(xiàn)一系列檔案學(xué)理論中沒有遇到過的新問題。對這些因新技術(shù)而引發(fā)的理論問題，必須重新確立高校檔案管理的原則、理論與方法。[7]

（二）頂層設(shè)計(jì)，試點(diǎn)先行。高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，沒有現(xiàn)成的、完整的理論體系支撐，也沒有完整的統(tǒng)一指標(biāo)體系?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中指出“，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，”是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要按照頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一部署，試點(diǎn)先行，有序推進(jìn)的原則，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。

（三）結(jié)合實(shí)際，突出重點(diǎn)。目前，高校檔案信息化建設(shè)要立足學(xué)校的實(shí)際，重點(diǎn)要放在電子文檔管理上。國家檔案局局長毛福民指出：“檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把高校檔案信息化建設(shè)前移至文件形成的各學(xué)院（教學(xué)部）各部門。對現(xiàn)有庫藏檔案的信息化建設(shè)不要急于求成，要立足學(xué)校的實(shí)際，做好辦公軟件的數(shù)據(jù)接口對接工作，積極探索高校檔案信息化建設(shè)的新路。

（四）循序漸進(jìn)，規(guī)范流程。高校檔案信息化建設(shè)要循序漸進(jìn)，逐步規(guī)范自身的流程。要結(jié)合學(xué)校實(shí)際工作，對現(xiàn)有檔案管理進(jìn)行一次梳理，對于不適應(yīng)、不符合工作的流程，予以整改。要轉(zhuǎn)變工作理念，引進(jìn)國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)方法，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“保管”理念上升到“服務(wù)”理念。

（五）建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系。根據(jù)各高校的管理機(jī)制，要建立一個(gè)通用性強(qiáng)、兼容性好的文件信息存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn),確保檔案系統(tǒng)與校園網(wǎng)、校際網(wǎng)之間的檔案信息順利存儲(chǔ)和交換。要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能,實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理,順利將上級來文及各學(xué)院（教學(xué)部）、各部門形成的文件直接轉(zhuǎn)換,進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫,避免檔案人員的重復(fù)錄入,保證檔案信息的完整性。

（六）建設(shè)專網(wǎng)，強(qiáng)化利用。檔案的真正價(jià)值在于利用,檔案信息化建設(shè)將有助于推動(dòng)檔案的廣泛利用。在校園網(wǎng)上建立檔案信息網(wǎng)站,實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)上發(fā)布、遠(yuǎn)程檢索服務(wù)、電子郵件服務(wù)和公共目錄查詢，同時(shí)為學(xué)校師生員工提供定向、定題的交互式信息咨詢,根據(jù)師生員工的需求對學(xué)校檔案信息進(jìn)行提煉、加工和深層次開發(fā),拓展檔案館的服務(wù)功能,提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

（七）多措并舉，加強(qiáng)保障。1.制度保障。高校要將檔案館信息化建設(shè)作為學(xué)校信息化建設(shè)的重要議題，要把檔案信息化工作作為各學(xué)院（教學(xué)部）、各單位業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。

2.資金保障。高校要在每年學(xué)校資金預(yù)算中，確定一定的資金投入檔案信息化建設(shè)工作，確保檔案信息化建設(shè)工作健康、穩(wěn)定的推進(jìn)。

3.人才保障。高校要優(yōu)化檔案隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)，要為檔案館信息化建設(shè)配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，要加強(qiáng)檔案管理人員的在職培訓(xùn)工作，為創(chuàng)建高校檔案工作新模式提供有力的人才保障。要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。[8]

高校檔案館信息化管理是我國高等教育快速發(fā)展和適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢，也是高校服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)，提升為社會(huì)服務(wù)能力不可缺少的手段。但這是一個(gè)長期的、艱苦的、循序漸進(jìn)的過程，高校要以檔案信息化為契機(jī)，夯實(shí)基礎(chǔ)，改革管理體制與運(yùn)行機(jī)制，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落在實(shí)處。

[1]曲衛(wèi)華,王海英.檔案管理的現(xiàn)代化趨向[J].中醫(yī)藥管理雜志,2006-02-28

[2]薛四新.電子校務(wù)推動(dòng)高校檔案管理創(chuàng)新[J].行業(yè),2003,(3).

[3]周冀,孫碧燕.高校學(xué)生檔案管理要轉(zhuǎn)變觀念[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2005(2).

[4]于立華.對高校畢業(yè)生電子檔案管理的思考［J］.云南檔案,2010年(5).

[5]姚健萍,葉慧敏.關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理[J].農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)2005,(10)

[6]李銀素,會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案天地,2006,(01).