淺談事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對(duì)策

蔡玲玲

（哈爾濱市兒童福利院 黑龍江 哈爾濱 15000）

事業(yè)單位人事檔案管理需要加強(qiáng)做好人事檔案查閱登記工作,反映員工的業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)、個(gè)人經(jīng)歷、違法記錄等方面的材料,是處理完畢的具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的文件材料，以個(gè)人姓名為特征組成的專卷或?qū)?cè)，具有現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

一、事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)狀

（一）檔案意識(shí)淡薄。檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案和檔案工作這一客觀事物的反映和認(rèn)識(shí)程度。目前人們對(duì)人事檔案意識(shí)在整體上是淡薄的。主要表現(xiàn)在：不關(guān)心不支持人事檔案工作，不聞不問；不注意積累與保護(hù)檔案，填寫表格時(shí)隨心所欲，材料中的數(shù)據(jù)不盡一致，甚至弄虛做假，年齡越填越小，工齡與黨齡越填越早，學(xué)歷越填越高；有些單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案工作，視為可有可無，不能擺在應(yīng)有位置上，人員不按規(guī)定配備，工作人員不能正確對(duì)待人事檔案，材料不及時(shí)歸檔，也不夠理解和支持人事檔案工作。

（二）管理力量薄弱。人事檔案管理是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜且連續(xù)性極強(qiáng)的工作，沒有一定的人力投入，就不能保證檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位受科技體制改革的影響，人員編制大大縮減，管理部門的人員更是大幅度精簡(jiǎn)。同時(shí)，人員競(jìng)聘上崗，原有的人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，人員的流動(dòng)性增強(qiáng)，管檔人員調(diào)換也相對(duì)頻繁，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）歸檔材料不全。目前，有的事業(yè)單位考核鑒定材料不全，有的幾乎空白且無法考證，這就嚴(yán)重影響每年薪級(jí)工資晉升。有的“學(xué)歷”材料殘缺不全，錄取通知書、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證不全，人事部門只得參照畢業(yè)證書及學(xué)籍檔案進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)學(xué)制，為此花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。有的干部任免、聘用材料不全，工作崗位的確認(rèn)基本上只能按約定俗成進(jìn)行，而如此則又違背了此次工資分配制度“一崗一薪、崗變薪變”的原則。

（四）檔案信息內(nèi)容不符。幾乎所有進(jìn)入人事檔案的材料都有“組織鑒定”或“單位意見”一欄，但絕大部門材料都沒有設(shè)置“所填內(nèi)容是否真實(shí)”這一欄；此外，填寫“組織鑒定”或“單位意見”時(shí)，也沒有要求對(duì)“所填內(nèi)容是否真實(shí)”做出判斷，填寫表格時(shí)隨心所欲，材料中的數(shù)據(jù)不僅一致，甚至弄虛作假，年齡越填越小，工齡與黨齡越填越早，學(xué)歷越填越高，在實(shí)踐中，當(dāng)人事檔案記述內(nèi)容模棱兩可時(shí)，其真實(shí)性在很大程度上只能憑人事管理人員的主觀判斷以及工作經(jīng)驗(yàn)而定，由此所帶來很多消極后果。

（五）人檔分離。隨著國(guó)家改革開放的深人，在一些學(xué)歷較高的員工中存在著出國(guó)熱“、跳槽”熱的現(xiàn)象。有兩方面原因造成員工離開本單位后的人檔分離。一是勞動(dòng)合同末到期就辭職的員工，離開單位時(shí)，需要交納“勞動(dòng)合同違約金”。有些人為躲避交納此違約金，于是棄檔一走了之。其二，有人認(rèn)為出國(guó)了，一切從頭開始，用不著人事檔案了，所以忽視了保留其履歷的重要性，造成了“無頭檔案”的形成。這兩種情況在科研單位比較普遍，同時(shí)也給我們?nèi)耸聶n案管理工作帶來一定的困難。

（六）人事檔案利用工作水平較低。對(duì)人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是簽別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于干部檔案人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能越來越弱化。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對(duì)待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

（二）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。首先學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》，提高全員檔案意識(shí)。員工是檔案的直接形成者，是保證檔案完整的基礎(chǔ)。要加強(qiáng)宣傳工作，提高大家對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，為了單位，也是為了自己，動(dòng)員和爭(zhēng)取更多人關(guān)心、支持檔案工作。尤其我們檔案工作人員，要密切注意單位的人事變動(dòng)情況。需要經(jīng)常與人力資源部門和黨委保持聯(lián)系，用眼觀察，用耳了解，洞察單位中人員進(jìn)出情況。耐心做準(zhǔn)備離職員工的思想工作，向其講明檔案對(duì)于一個(gè)人前途發(fā)展的重要性.把檔案工作落實(shí)好，避免人檔分離現(xiàn)象的出現(xiàn)，確保檔案信息合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性、科學(xué)性和完整性。

（三）端正思想，愛崗敬業(yè)。檔案工作是枯燥的，有時(shí)容易產(chǎn)生得過且過的懶惰思想。從表面上看，一卷一卷的檔案整齊有序地排放在文件柜，它不會(huì)言語(yǔ)。你不去管它，短時(shí)間也出不了什么亂子，可細(xì)想起來那都是一個(gè)個(gè)鮮活生命書寫的歷史。我們檔案工作人員應(yīng)該在管理中做到從心里尊重它，才能做好并且熱愛這項(xiàng)工作。因此，要做好檔案工作，要求我們必須端正思想，明確服務(wù)宗旨，樹立干一行，愛一行的良好職業(yè)榮譽(yù)感和責(zé)任感，以高度的事業(yè)心做好本職工作。不能因?yàn)槲覀兊呢?zé)任心沒到而使職工的檔案有缺損而沒能及時(shí)補(bǔ)正。同時(shí)檔案人員也要具備良好的職業(yè)道德和樂于奉獻(xiàn)的精神，甘當(dāng)默默無聞的奉獻(xiàn)者，特別是要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和吃苦耐勞的精神。

（四）精通業(yè)務(wù)，搞好服務(wù)。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案人員必須具備必要的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。尤其是要求我們?cè)诠ぷ髦芯哂休^強(qiáng)的條理性。只有熟悉業(yè)務(wù)，才能在繁雜的工作中做到條理分明。學(xué)無止境。在實(shí)踐工作中不斷地學(xué)習(xí)，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)技能，精通現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，是我們檔案工作者永恒的主題。只有不斷地學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

（五）遵守職責(zé)，保守秘密。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民的義務(wù)，更是檔案管理人員的神圣職責(zé)。嚴(yán)格遵守《人事檔案管理制度》的規(guī)定和人事工作紀(jì)律，不能私自向外界提供或泄露檔案的信息，嚴(yán)格遵循查看、借閱檔案的批準(zhǔn)程序，要頂住人情面子和金錢誘惑，堅(jiān)持原則，減少泄密隱患。

（六）用技術(shù)手段，管理檔案。目前的人事檔案管理方法，局限于“看攤式”的管理。重管理、輕服務(wù)，方法繁瑣，管理水平不高。改革傳統(tǒng)的管理方式，要求管理設(shè)備現(xiàn)代化、管理水平不高。改革傳統(tǒng)的管理方式，要求管理設(shè)備現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化及管理人員的現(xiàn)代化，即檔案工作人員采用現(xiàn)代化思維，以計(jì)算機(jī)為主要工具，充分運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)和各種辦公軟件，實(shí)現(xiàn)編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作的自動(dòng)化和現(xiàn)代化，恢復(fù)檔案的原始面貌，簡(jiǎn)化整理工序，代替手工操作。通過網(wǎng)絡(luò)、電子檔案完全不受地域的限制，完全可以實(shí)行人事檔案資源的全社會(huì)共享，做到人才流動(dòng)到哪里，檔案信息就跟到哪里，始終保持流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容的鮮活性，不斷提升人事檔案的使用價(jià)值。

總之，我們檔案工作者無不感到重任在肩。抓住機(jī)遇，提高我們自身專業(yè)素質(zhì)，提高檔案工作水平，充發(fā)揮檔案工作的作用、價(jià)值，適應(yīng)新時(shí)期我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的需要，是我們檔案工作者共同的努力方向。我們要依靠科技進(jìn)步發(fā)展檔案事業(yè)，共同開創(chuàng)檔案工作的美好未來。

參考文件：

[1]李泓;規(guī)范人事檔案代理服務(wù)人事制度改革[N];中國(guó)檔案報(bào);2007年.

[2]陳炳亮;人事檔案管理研究[D];蘇州大學(xué);2003年.

[3]路春暉;;事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J];黑龍江檔案;2010年06期.