中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新思考

楊 江

（綏化市衛(wèi)生學(xué)校 黑龍江 綏化 152199）

中等專業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理必須適應(yīng)新形勢(shì)、新要求、新任務(wù)的需求，創(chuàng)新思想理念，創(chuàng)新管理服務(wù)，滿足學(xué)生畢業(yè)就業(yè)需要，學(xué)校能夠提供有效的服務(wù)，貴在創(chuàng)新。

一、管理思想創(chuàng)新

新思想、新觀念、新思維、新思路、新舉措，必須導(dǎo)致新的變革。變革就是改變傳統(tǒng)或舊有的模式，變革就是為了適應(yīng)新的發(fā)展的要求。思想觀念的轉(zhuǎn)變、思維慣式的調(diào)整決定實(shí)踐。

檔案管理，尤其是中等專業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理思想創(chuàng)新是為了能夠提供有效的服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)和目標(biāo)方向的。失去了服務(wù)的思想創(chuàng)新，談不上什么創(chuàng)新。創(chuàng)新就是生命力，創(chuàng)新就是動(dòng)力，創(chuàng)新就是發(fā)展。傳統(tǒng)的管理思想、管理模式已不能適應(yīng)新的發(fā)展要求。新的發(fā)展要求思想就是增強(qiáng)學(xué)生檔案的有用性，為學(xué)生畢業(yè)就業(yè)、擇業(yè)需要提供有效服務(wù)。一是為能夠滿足學(xué)生個(gè)體需要服務(wù)，為學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)服務(wù)；二是為能滿足有關(guān)部門需求服務(wù)。因?yàn)?，用人單位?duì)畢業(yè)生的了解，初始都是依據(jù)學(xué)生檔案的。學(xué)生檔案既代表一個(gè)學(xué)校對(duì)學(xué)生管理與負(fù)責(zé)的程度，又代表一個(gè)學(xué)生在校培養(yǎng)、教育、成長(zhǎng)的履歷情況。在一定程度上來(lái)說(shuō)，對(duì)學(xué)生畢業(yè)走上社會(huì)、走上工作崗均起到一定的基礎(chǔ)性作用。因此，樹立全新的思想理念，適應(yīng)變化發(fā)展要求，意義重大而深遠(yuǎn)。由此看來(lái)，做好檔案管理工作，并非他人看來(lái)一件十分容易的事，如只限于表面，并非復(fù)雜。要適新應(yīng)變，確有許多開拓性、創(chuàng)造性的工作要做。

堅(jiān)持思想創(chuàng)新，理念創(chuàng)新，調(diào)整工作思想，改變工作方式方法手段，走別人沒有走過(guò)的路，且適合發(fā)展需要的路。只要有這種思想和敢于擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任意識(shí)，就一定能做好學(xué)生檔案創(chuàng)新管理工作。

二、管理服務(wù)創(chuàng)新

管理服務(wù)主要指三個(gè)方面：一是在校期間的檔案管理，具體包括四個(gè)方面，即指學(xué)生基本情況信息、填檔、資料信息歸檔、檔案材料存貯的科學(xué)管理。二是畢業(yè)學(xué)生檔案管理，具體為學(xué)生本人、用人單位提供服務(wù)。三是學(xué)生畢業(yè)離校，走上社會(huì)或畢業(yè)后的后續(xù)服務(wù)，這方面如何實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新、科學(xué)管理服務(wù)，是一個(gè)新的課題，需要積極探討，勇于實(shí)踐。針對(duì)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展變化的新現(xiàn)實(shí)，創(chuàng)新學(xué)生檔案服務(wù)利用管理是一個(gè)新領(lǐng)域，值得實(shí)踐嘗試。

管理服務(wù)創(chuàng)新，簡(jiǎn)言之，就是如何提高學(xué)生檔案的有用性，方便學(xué)生本人，方便用人單位。否則，即失去了應(yīng)有之義。所謂方便學(xué)生本人，無(wú)非就是學(xué)生畢業(yè)就業(yè)使用檔案，便于隨即提取；所謂的方便用人單位，就是用人單位能夠通過(guò)學(xué)生檔案提供的真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效的信息，用人單位能夠?qū)W(xué)生有個(gè)總體的初步了解與把握。信息不全，缺乏代表性，會(huì)影響用人單位對(duì)學(xué)生本人在校期間學(xué)業(yè)、成長(zhǎng)的了解，無(wú)疑對(duì)學(xué)生就業(yè)產(chǎn)生一定的影響。創(chuàng)新管理服務(wù)，就是要填補(bǔ)這方面的缺漏，體現(xiàn)出特點(diǎn)，顯現(xiàn)出特色。

做好學(xué)生檔案服務(wù)利用創(chuàng)新管理，要搭建好“三個(gè)平臺(tái)”，并發(fā)揮作用。

一是在校管理平臺(tái)。學(xué)生檔案在校管理應(yīng)采取兩步推進(jìn)的方法，其一是建立好紙介質(zhì)平臺(tái)，建好學(xué)生紙介質(zhì)檔案平臺(tái)庫(kù)；其二是電子介質(zhì)檔案平臺(tái)庫(kù)。兩個(gè)平臺(tái)各有其優(yōu)勢(shì)，建好這兩個(gè)平臺(tái)，能相互彌補(bǔ)各自的不足。如紙介質(zhì)檔案信息更便于讀取，更有利于個(gè)人信息保護(hù)，但不便于即時(shí)的遠(yuǎn)程任選讀取，這方面，電子介質(zhì)檔案就可以彌補(bǔ)。當(dāng)然了，電子介質(zhì)檔案有時(shí)易造成信息失密，有時(shí)不便于個(gè)人信息保護(hù)。個(gè)人信息在當(dāng)下乃至未來(lái)，既是資源，又是財(cái)富，極具其社會(huì)意義。

由此看來(lái)，搭建好這兩個(gè)平臺(tái)，無(wú)疑于提高檔案使用的便捷性、有效性，對(duì)畢業(yè)生和用人單位都有利，可以從多方面打破時(shí)空界限，隨即提供有效的服務(wù)需求。

二是就業(yè)使用平臺(tái)。學(xué)生檔案管理根本的無(wú)非就是為畢業(yè)生就業(yè)提供服務(wù)，也為以后成長(zhǎng)發(fā)展提供基礎(chǔ)性依據(jù)，如何更好地為畢業(yè)生就業(yè)提供便捷、及時(shí)、有效的服務(wù)，無(wú)疑成為當(dāng)前中等學(xué)校學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)創(chuàng)新管理的重中之重，也是最新領(lǐng)域，需要適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要和畢業(yè)生本人就業(yè)需要為工作創(chuàng)新目標(biāo)，需要大膽探索，創(chuàng)新嘗試，敢于走他人沒有走過(guò)的路，推陳出新，打破傳統(tǒng)慣例，打破時(shí)間階段性限期，創(chuàng)新實(shí)施“延長(zhǎng)管理時(shí)段”。

所謂的延長(zhǎng)管理時(shí)段，即是指“學(xué)生在校時(shí)3年制中專或2年制中專學(xué)習(xí)，學(xué)生畢業(yè)離校后，檔案也隨即轉(zhuǎn)出學(xué)校，轉(zhuǎn)到人事部門或用人單位。如轉(zhuǎn)到用人單位，即畢業(yè)后學(xué)生就直接就業(yè)，這不是延長(zhǎng)管理時(shí)效。延長(zhǎng)時(shí)效，就是主要針對(duì)學(xué)生畢業(yè)后不能即刻或在一定時(shí)期都不能夠找到工作，需要一段時(shí)間，這段時(shí)間可長(zhǎng)可短，一年、二年或三年、五年，學(xué)生和學(xué)習(xí)學(xué)校屬于同地的好辦，特別是異地，或農(nóng)村的畢業(yè)生，檔案隨人走，就有諸多不便。在這種情況下，學(xué)生畢業(yè)后，其檔案不必隨學(xué)生畢業(yè)離校而轉(zhuǎn)出或帶走，那么，可否建立學(xué)?！巴泄堋币恢廖迥?，實(shí)行延時(shí)托管機(jī)制。這樣，對(duì)于學(xué)生檔案，甚至戶籍關(guān)系，待學(xué)生就業(yè)再一并遷出，豈不更為有利。因?yàn)?，目前或?qū)?lái)，就業(yè)的隨意性非常強(qiáng)，就業(yè)早已打破地域空間，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的畢業(yè)生，本地就業(yè)的空間有限，尤其是中等專業(yè)學(xué)校畢業(yè)生異地就業(yè)的比例不斷加大，就業(yè)的不穩(wěn)定性，就業(yè)的隨意性，不可能檔案隨人即走。就是目前已有的托管機(jī)構(gòu)，也即增加畢業(yè)生的負(fù)擔(dān)，因?yàn)闆]有不需要費(fèi)用的托管，也沒有無(wú)償?shù)耐泄?。因此，學(xué)?？膳c人事部門及有關(guān)方面溝通協(xié)調(diào)，政府及有關(guān)方面出臺(tái)政策，千方百計(jì)為學(xué)生畢業(yè)就業(yè)創(chuàng)造條件，延長(zhǎng)學(xué)生檔案在校管理時(shí)間，為畢業(yè)生就業(yè)提供便利，創(chuàng)造條件，這將是個(gè)一定有利于學(xué)生本人，有利于學(xué)生家庭，有利于學(xué)生就讀學(xué)校，有利于社會(huì)的“創(chuàng)舉”。由此，也更好地解決了畢業(yè)生畢業(yè)后、就業(yè)前檔案管理存放的后顧之憂。這既可以說(shuō)是如何打造好政府為畢業(yè)生就業(yè)提供有效的服務(wù)平臺(tái)，也可以說(shuō)是如何打造好學(xué)生就讀學(xué)校為畢業(yè)生提供后續(xù)有效的服務(wù)平臺(tái)，需要各方面共同努力。