怎樣做好改制企業(yè)檔案管理工作

劉 靜

（哈爾濱投資集團有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的逐步建立，企業(yè)的改制工作日漸深入。在企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制、政府轉(zhuǎn)變職能、我國經(jīng)濟體制逐步向社會主義市場經(jīng)濟過渡的形勢下，企業(yè)人事制度的改革，也使企業(yè)人事檔案的管理相應地遇到了一些新問題。這就要求我們面對現(xiàn)實，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案工作觀念，積極探索市場經(jīng)濟體制下國有企業(yè)檔案建設和檔案管理的新構架和運行方式，搞好企業(yè)檔案工作的改革，以全新的格局與之相適應，順應企業(yè)改革發(fā)展的總趨勢。

一、正確認識檔案在企業(yè)改制中的價值和作用

企業(yè)檔案作為企業(yè)的一種信息資源，已成為人們的共識。隨著企業(yè)管理體制的創(chuàng)新，單純的檔案資源已不能全面揭示企業(yè)檔案在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中的地位和作用，必須對其余理新認識，樹立企業(yè)檔案資產(chǎn)的新觀念。

企業(yè)檔案作為企業(yè)信息的一種載體，與企業(yè)經(jīng)濟利益直接相關，它既是企業(yè)廠房、設備、產(chǎn)品等各種有形資產(chǎn)的真實記錄和依據(jù)，又是企業(yè)專利權、非專利技術、商標權、著作權、土地使用權、租賃權、商譽等無形資產(chǎn)的直接載體和憑證，企業(yè)檔案本身就是一種無形資產(chǎn)。它具有無形資產(chǎn)的特征和作用，是企業(yè)資產(chǎn)的一個組成部分，這在傳統(tǒng)檔案理論中從未明確過。

在建立以產(chǎn)權清晰為基礎的現(xiàn)代企業(yè)制度中，企業(yè)檔案在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估、理順產(chǎn)權關系和防止國有資產(chǎn)流失等許多方面，起到了憑證、依據(jù)和參考作用，充分顯示了企業(yè)檔案在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中不可替代的作用。

因此，在對企業(yè)資產(chǎn)進行評估的同時，必須認清檔案在企業(yè)資產(chǎn)構成中獨特的地位和作用，全面、準確、科學地評估國有企業(yè)的信息資產(chǎn)，在企業(yè)進行資產(chǎn)重組和企業(yè)股份制改造時，更應對檔案資產(chǎn)做出公正合理的評估，防止國有資產(chǎn)，特別是檔案信息等無形資產(chǎn)的隱性流失。

作為企業(yè)法人，應牢固樹立檔案資產(chǎn)的觀念，把檔案同其他無形資產(chǎn)放在同等重要的位置上加以重視，防止在產(chǎn)權變更、工作銜接、人員變動中造成資產(chǎn)流失現(xiàn)象，確保企業(yè)資產(chǎn)的全面保值增值。

二、企業(yè)改制中檔案管理存在的問題

1、檔案管理基礎業(yè)務不規(guī)范

在企業(yè)改制中，存在著對檔案管理重視不夠的問題，突出表現(xiàn)為基礎業(yè)務混亂和檔案資產(chǎn)的流失。第一，改制方案中，沒有涉及檔案管理的內(nèi)容，或者對檔案處置的規(guī)定不具體、不明確，可操作性不高。第二，改制過程中，對檔案資料的基本情況不做認真調(diào)查，家底不清，心中無數(shù)。第三，針對企業(yè)改制中和改制后的檔案管理規(guī)章制度不健全，不按規(guī)定與程序移交檔案。第四，不同種類、不同要求、不同保管期限的檔案沒有區(qū)分；卷內(nèi)材料的種類不全或者順序不符合要求，沒有案卷目錄、卷內(nèi)目錄，或者目錄不規(guī)范；檔案管理條件達不到要求等。第五，未經(jīng)申報評估，就將國有和集體檔案資產(chǎn)無償轉(zhuǎn)讓，或者雖經(jīng)評估，但評估方法不合理，低估了檔案的價值等。

2、檔案權屬不明、流向混亂

企業(yè)改制使其所有制性質(zhì)發(fā)生了變化，檔案的所有權也隨之發(fā)生轉(zhuǎn)移。但是，企業(yè)改制后，檔案的所有權空間歸誰享用，無論在理論研究中，還是在實踐層面上都有存在著明顯分歧。比如，有學者認為，企業(yè)改制導致其檔案作為一個整體結束了運動，應移交檔案館保管；另有學者認為，檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的一部分，應隨著企業(yè)資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移交給新的企業(yè)。檔案所有權的界定，關系到檔案安全和國有資產(chǎn)的流失問題。由于目前檔案法律法規(guī)在改制企業(yè)檔案界定問題上還沒有制定出非常細化的規(guī)范，導致在實踐中的各種差異。這一給檔案資產(chǎn)的管理留下了漏洞，另一方面也給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成了負面的影響。

3、檔案行政部門的監(jiān)督不夠

國家檔案局曾會同有關部門聯(lián)合下發(fā)了《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置暫行辦法》，用以規(guī)范企業(yè)改制中的檔案管理工作。但是，這只是一個行政法規(guī)，而企業(yè)改制是一個司法過程，整個改制過程由相關部門主持，但這些部門對檔案管理并不熟悉，對檔案法律法規(guī)不了解，所以往往不能知檔案行政管理部門，使得檔案行政管理部門不能主持改制的部門，更不能按照法規(guī)對改制企業(yè)的檔案處置進行有效的監(jiān)督和指導。同時，檔案行政管理部門本身也存在著缺乏責任心和使命感，不主動、積極、及時介入企業(yè)改制工作，不愿意面對矛盾，不去搶抓改制企業(yè)檔案管理最佳時機的問題。

三、加強改制企業(yè)人事檔案管理的舉措

1、提高認識，加強對企業(yè)人事檔案工作的領導。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的競爭，最終還是人才的競爭。一個不重視加強企業(yè)人事檔案管理的的企業(yè)，一個對人事檔案所蘊藏的豐富的人才資源沒有充分認識的經(jīng)營者，怎么能發(fā)現(xiàn)人才、使用人才？又怎么能在激烈的競爭中保持不敗？因此，作為一名優(yōu)秀的企業(yè)決策者，應自覺提高對人事檔案的認識，牢固樹立依法治檔的意識，把人事檔案工作作為企業(yè)重要的基礎工作擺上位置，納入日程，規(guī)范管理，使改制企業(yè)人事檔案管理做到材料齊全、歸檔及時、規(guī)范有序。

2、嚴格制度，規(guī)范企業(yè)人事檔案管理。企業(yè)應遵循國家制定的有關企業(yè)人事檔案管理的各項條例、規(guī)定，明確企業(yè)人事檔案管理權限，建立完善本企業(yè)人事檔案管理的各項規(guī)章制度，如企業(yè)人事檔案的移交和轉(zhuǎn)遞制度、索要制度、檢查核對制度、登記制度、保管制度等，按規(guī)定及時辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做到權限明晰，避免產(chǎn)生“無頭檔案”。同時，要對企業(yè)人事檔案進行嚴密、科學的查閱、借用制度，并嚴格執(zhí)行，以清除管理上的漏洞。

3、強化收集，豐富企業(yè)人事檔案內(nèi)容。為了適應新形勢下人力資源開發(fā)的需要，應積極、有計劃地把反映業(yè)務水平、技術水平、工作業(yè)績等方面的材料有目的地加以收集補充，不斷充實、豐富企業(yè)人事檔案內(nèi)容。如反映業(yè)務和技術水平、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果的鑒定、評價、論著目錄材料；反映成就貢獻、工作實際的考核、考察材料；反映學歷、專業(yè)培訓方面的材料等，都屬于應該收集補充的范圍。

4、做好開發(fā)利用，更好地為企業(yè)人事工作服務。一家企業(yè)在日趨激烈的市場競爭中，能否構建企業(yè)人事檔案信息網(wǎng)絡，有效地開發(fā)利用人事檔案信息資源，在一定程度上決定著其成敗。企業(yè)檔案部門應充分運用現(xiàn)代化手段，對企業(yè)人事檔案進行篩選、整理、加工和利用，充分開發(fā)形成完整的企業(yè)人事檔案信息庫，構建人事檔案信息網(wǎng)絡，為企業(yè)管理者提供準確的人事檔案信息，為企業(yè)管理和人才合理使用保駕護航。

5、加強隊伍建設，提高企業(yè)人事檔案人員的素質(zhì)。人才是事業(yè)的基礎，做好新形勢下的企業(yè)人事檔案工作，必須擁有一支綜合素質(zhì)和業(yè)務水平過得硬的復合型企業(yè)人事檔案工作隊伍。企業(yè)人事檔案人員要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，增強為企業(yè)人事檔案事業(yè)建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神，有較高的政治素質(zhì)和較強的服務觀念。同時，業(yè)務能力和專業(yè)知識也是不可缺少的。要努力提高業(yè)務素質(zhì)，熟練掌握企業(yè)人事檔案管理的專業(yè)基礎知識，努力學習計算機應用等信息化科學知識，以適應企業(yè)人事檔案工作發(fā)展的需要。