談?wù)劕F(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義及途徑

夏彥忠

（甘南縣規(guī)劃處 黑龍江 齊齊哈爾 162100）

一、檔案創(chuàng)新概述

創(chuàng)新是社會發(fā)展的靈魂，也是檔案事業(yè)得以發(fā)展和前進(jìn)的必然要求。新世紀(jì)以來，隨著各種新概念、新標(biāo)準(zhǔn)和新方法的不斷提出，傳統(tǒng)的檔案管理工作也提出了新的發(fā)展要求和發(fā)展理念，逐步形成了一套適用范圍廣、自動化程度高和高新技術(shù)含量高的管理體系，為社會發(fā)展提供了應(yīng)有的服務(wù)和理論依據(jù)。在目前的社會發(fā)展中逐步形成了以創(chuàng)新思想和理念為主的工作模式，也是現(xiàn)代化社會發(fā)展中最為關(guān)鍵的一部分。

有人說，創(chuàng)新是發(fā)展的靈魂。的確，時代在不停的進(jìn)步與變化，一切事物想要跟上時代的步伐與節(jié)奏就必須在自身原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行觀念、思維和發(fā)明上的更新與改革，要么創(chuàng)造出新的事物，要么改變現(xiàn)有的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展。

（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

工作創(chuàng)新并不是說完全憑借幻想去完成的，也不是傳統(tǒng)意義上的空中樓閣，而是需要我們在實(shí)際基礎(chǔ)上加以總結(jié)和歸納，從而形成一套具有實(shí)際應(yīng)用價值的工作模式，也是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)社會發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。建國以來，經(jīng)過半個世紀(jì)的發(fā)展，其在應(yīng)用中逐步形成了一套綜合性的、整體性和具備良好實(shí)踐性的工作經(jīng)驗，并行成了系統(tǒng)化、綜合化的管理措施和管理模式，也為當(dāng)前的檔案發(fā)展提供了良好的發(fā)展基礎(chǔ)和應(yīng)用前提。

（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系

工作創(chuàng)新是目前各企業(yè)發(fā)展中都不可缺少的一部分，也是整個企業(yè)社會發(fā)展中最為關(guān)鍵和重視的一部分。在目前的檔案管理工作中，就其創(chuàng)新進(jìn)行分析和總結(jié)，其在管理的過程中是一個初級發(fā)展階段，也是由計劃經(jīng)濟(jì)模式向市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種模式，也是一種綜合性的發(fā)展趨勢和發(fā)展體系。在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案管理事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展還處于一個較慢的環(huán)節(jié)，其中還存在著諸多的缺陷與不足，使得檔案創(chuàng)新管理中各種條件受到限制和影響，造成了檔案管理事業(yè)在發(fā)展之中存在著后勁不足。在目前的檔案管理工作中，創(chuàng)新就是要重視現(xiàn)實(shí)，以社會實(shí)際發(fā)展要求為基礎(chǔ)來面向未來、重視發(fā)展，圍繞如何解決現(xiàn)有的檔案問題去進(jìn)行總結(jié)和優(yōu)化，從而使得檔案管理工作能夠發(fā)揮出應(yīng)有的效益，實(shí)現(xiàn)突破。

（三）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的主要基礎(chǔ)，也是當(dāng)前社會發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的一部分。同時，隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案創(chuàng)新管理工作是借鑒傳統(tǒng)的創(chuàng)新模式，也是實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)創(chuàng)新動力的關(guān)鍵，更是實(shí)現(xiàn)整個檔案管理事業(yè)順利持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)前提。在目前的檔案管理工作中，通常都是以以創(chuàng)新作為動力來學(xué)習(xí)各種相關(guān)的經(jīng)驗和基礎(chǔ)知識，推行出各種工作模式和管理要點(diǎn)，且在工作中堅持推陳出新的學(xué)習(xí)理念和原則，應(yīng)用否定的認(rèn)識規(guī)律來對各種問題進(jìn)行批判和研究，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

二、服務(wù)手段創(chuàng)新

（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

（二）建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。

該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

三、拓展服務(wù)領(lǐng)域

（一）信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。

（三）加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻(xiàn)情報，任何一個文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

四、結(jié)束語

總之，加強(qiáng)檔案的管理，要從完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質(zhì)等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進(jìn)，檔案管理工作才能跟上時代發(fā)展的步伐，在推動檔案改革方面發(fā)揮更大的作用。