淺談如何加強人事檔案管理工作

呂雅暉

（牡丹江市政府采購中心 黑龍江 牡丹江 157000）

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作業(yè)績等內容的文字材料，并按有關規(guī)定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

二、人事檔案管理存在的問題

1、相關機構及人員的人事檔案意識薄弱，對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分人員對人事檔案管理工作認識不足，認為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務工作，只要不丟失、不泄密，能應付干部調動或提拔時的查檔工作就行。因此，使得人事檔案管理工作變得默默無聞，很少有人過問，在一定程度上缺乏應有的理解與重視，人事檔案管理工作處于“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地。

2、人事檔案管理的相關制度不健全、落實不到位。有的部門沒有明確制定管理人員的崗位職責，缺乏系統、完備的規(guī)章制度；有的只有查（借）閱制度；有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

3、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。

三、加強人事檔案管理工作的幾點建議

1、增加人事檔案管理人員配備，不斷提高人員業(yè)務素質。檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的。首先，人事檔案部門應該落實有專人負責，根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發(fā)利用。同時，檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、技術性很強的工作，因此要求工作人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質、業(yè)務素質和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務技能，充分應用現代科學技術來推進人事檔案管理工作的科學化和規(guī)范化。檔案管理人員必須不斷學習、相關知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。

2、要建立健全并認真貫徹落實人事檔案方面的各項規(guī)章制度。面對新時期新任務新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結合人事檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規(guī)范人事檔案管理。切實從人事檔案管理和利用的角度出發(fā),把反映個人業(yè)務水平、技術專長、工作業(yè)績、個人信用、職業(yè)培訓、違法記錄等方面的內容納入人事檔案中去,適當采用定量指標考核作為對個人工作業(yè)績和態(tài)度的記錄,突出個人能力的發(fā)展,提高人事檔案信息的利用價值。具體可從以下四個方面做起：第一，強調“個性化”與“辨識度”；第二，減少主觀內容；第三，擯除冗余內容；第四，擴充新內容。

3、加強檔案保管的基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。

4、利用現代化管理手段。依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創(chuàng)新，開發(fā)新手段，充分聽取人事檔案工作第一線人員的意見，加大投入，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護，在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質服務。

總之，全面加強人事檔案工作的管理，促進檔案管理盡快從封閉型向開放型轉變，從手工操作型向現代管理型轉變，從實體檔案管理向虛擬檔案管理轉變，使檔案管理者向信息管理者轉變，使檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求，為經濟建設和社會發(fā)展服務。這樣，才能更好地推動人事檔案工作更好的發(fā)展。

[1]賀焱，改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008.3.

[2]朱玉媛,現代人事檔案管理,中國檔案出版社，2002.4.

[3]傅華《聚焦人事檔案》《中國檔案》2003年第4期.

[4]羅紅秋、李偉時，事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新勢在必行[J].黑龍江科技信息，2008.15.