淺談檔案信息資源共享機(jī)制建設(shè)

劉文會(huì)

（黑龍江省疾病控制中心 黑龍江 哈爾濱 150030）

在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，信息已成為了等同甚至超過(guò)物質(zhì)和能源的重要資源，信息資源的開(kāi)發(fā)利用已成為了經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的重要一環(huán)。這就要求在檔案信息資源共享的建設(shè)過(guò)程中，既要依靠信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)性保障，也要依托管理的標(biāo)準(zhǔn)化和服務(wù)的科學(xué)化，完善檔案信息資源共享機(jī)制建設(shè)。

一、檔案信息資源共享的意義

1.檔案信息資源整合，方便統(tǒng)計(jì)

檔案信息資源整合工作應(yīng)首先建立在統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上，沒(méi)有統(tǒng)計(jì)分析，檔案信息資源整合工作將無(wú)從下手。為保證檔案信息資源整合工作有針對(duì)性、有計(jì)劃性地開(kāi)展，就要對(duì)檔案信息資源的分布狀況、流向和檔案信息用戶(hù)的需求、特點(diǎn)等進(jìn)行調(diào)查、摸底、研究、分析，然后制定科學(xué)合理的實(shí)施計(jì)劃。

通過(guò)開(kāi)發(fā)利用,能使檔案的潛在價(jià)值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值,能發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。通過(guò)有關(guān)信息的收集匯總、分析和加工,及時(shí)地了解與掌握社會(huì)需求,及時(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源,服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè),盡可能全面迅速。準(zhǔn)確地把有效信息傳輸給社會(huì),既是大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源的有效形式,也是廣泛地系統(tǒng)地提供檔案資源為社會(huì)各方面服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。收集后的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理,檔案的分類(lèi)組卷能反映一定的歷史聯(lián)系,有章可循,讓人看了一目了然。

2.查詢(xún)檔案更便捷

檔案信息資源開(kāi)發(fā)存在和發(fā)展的基礎(chǔ)是社會(huì)檔案信息需求,因此,滿(mǎn)足社會(huì)合理的檔案信息需求就成為檔案信息資源開(kāi)發(fā)獲取社會(huì)合法性,進(jìn)而獲取自身生存與發(fā)展的社會(huì)資源的基礎(chǔ)。

目前的檔案信息資源不僅數(shù)據(jù)量大、涉及范圍廣,同時(shí)它還系統(tǒng)的記載了人們成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)。所以利用現(xiàn)代知識(shí)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對(duì)同類(lèi)檔案進(jìn)行分析處理可以得到很多有意義的有利于決策的知識(shí)和信息。合理科學(xué)地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,特別是科技檔案信息資源,并將其轉(zhuǎn)化為一定的生產(chǎn)力,才能發(fā)揮檔案信息資源在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的作用,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供法律可靠憑證和現(xiàn)實(shí)參考。

二、檔案信息資源共享的現(xiàn)狀

1.建立檔案目錄中心

檔案目錄中心是指集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務(wù)的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，集中各級(jí)各類(lèi)檔案館的全部檔案、資料目錄，并由其負(fù)責(zé)收集、存貯、管理、控制、傳遞全部檔案資源信息。

檔案目錄中心以建立實(shí)用高效的檔案檢索體系，實(shí)現(xiàn)資源共享為主要目的，促進(jìn)了檔案館館際間、檔案部門(mén)與其它文化機(jī)構(gòu)間，以及地區(qū)間、國(guó)際間的文化交流，最大限度地提高了檔案的社會(huì)效益。

2.擁有檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站

隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn),各級(jí)各類(lèi)檔案學(xué)期刊網(wǎng)站建設(shè)的規(guī)模和速度與日俱增，這些網(wǎng)站的建立，上載到網(wǎng)上提供給用戶(hù)查找利用，必將促進(jìn)我國(guó)檔案學(xué)的學(xué)術(shù)資源的傳播和利用，這是開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的有效舉措。同時(shí)，檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站的建設(shè)，對(duì)于檔案部門(mén)充分利用公共網(wǎng)絡(luò)這種全新的信息交流和資源共享有著重要意義。

這些網(wǎng)站逐步將部分館藏資源數(shù)字化，大大提高了檔案信息的傳遞速度，并在一定程度上解決檔案信息傳遞滯后的問(wèn)題，對(duì)于擴(kuò)大檔案影響、方便檔案利用、提高檔案服務(wù)水平都很有積極作用。

三、完善檔案信息資源共享機(jī)制的途徑

1.信息管理體制標(biāo)準(zhǔn)化

傳統(tǒng)的管理方法,缺乏科學(xué)手段,在一定程度上制約了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，如只重視對(duì)檔案載體的管理,忽略了對(duì)檔案信息資源的揭示運(yùn)用；檢索工具單一,缺乏科學(xué)的管理方法,使檔案信息資源得不到充分的發(fā)揮和利用等。

檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)要合理、科學(xué)、緊湊,有利于提高工作效率；要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案信息的鑒定、整理、統(tǒng)計(jì)和利用等工作,要及時(shí)根據(jù)管理和開(kāi)發(fā)利用對(duì)象的變化,對(duì)業(yè)務(wù)流程作相應(yīng)的調(diào)整并逐步優(yōu)化檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，有利于科學(xué)管理和開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。

在理性化社會(huì),實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)理性化是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)有效性的基本保障。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的理性化,首先在于構(gòu)建一套充分體現(xiàn)現(xiàn)代檔案信息資源開(kāi)發(fā)理念的行之有效的檔案信息資源開(kāi)發(fā)制度,以規(guī)范檔案信息開(kāi)發(fā)實(shí)踐。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助

在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的時(shí)代，技術(shù)已不是阻礙信息資源共享的根本障礙，關(guān)鍵的障礙在還在于人的因素，因?yàn)闄n案作為一種非自然資源，是與人息息相關(guān)的。

檔案信息數(shù)字化是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)，其關(guān)鍵的內(nèi)容是檔案全文數(shù)字化。大量的實(shí)踐證明,沒(méi)有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,就根本談不上科學(xué)開(kāi)發(fā)和合理利用檔案信息資源"先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備在檔案工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,為科學(xué)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造了優(yōu)越的條件,給檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)了革命性的變化。

應(yīng)用計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作的自動(dòng)化操作和管理,減輕了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的強(qiáng)度。檔案信息資源將通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電視屏幕、報(bào)刊廣告等越來(lái)越豐富的形式為人們所利用。

3.提高檔案編研人員素質(zhì)

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,關(guān)鍵是提高檔案人的素質(zhì)，受傳統(tǒng)管理體制影響,以往我國(guó)檔案部門(mén)對(duì)檔案管理人員的調(diào)配多注重政治素質(zhì)。特別是專(zhuān)業(yè)素質(zhì),檔案管理隊(duì)伍年齡偏大,知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理,業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低,這直接影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

檔案開(kāi)發(fā)利用要有較高素質(zhì)的檔案編研人員，一要有較高的理論政策水平，二要有良好的調(diào)查研究習(xí)慣，三要有開(kāi)拓創(chuàng)新精神，根據(jù)時(shí)代要求，編寫(xiě)前人沒(méi)有編寫(xiě)過(guò)的材料，將那些對(duì)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步有益的檔案信息，及時(shí)地整理出來(lái)，使檔案信息在現(xiàn)實(shí)工作中充分發(fā)揮作用。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)內(nèi)信息化建設(shè)的不斷加快以及國(guó)家對(duì)信息化建設(shè)工作的重視程度日益加深，檔案信息化建設(shè)必然成為21世紀(jì)檔案事業(yè)最重要的歷史發(fā)展機(jī)遇，成為新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略選擇。檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作將踏著時(shí)代的腳步日新月異,檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用趨勢(shì)會(huì)逐漸改變,它對(duì)社會(huì)的巨大作用也會(huì)逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。