如何實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理思路探析

黃 雪

（黑龍江工程學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150050）

一、提高全員檔案意識(shí)是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的前提

（一）檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。伴隨高等教育事業(yè)的發(fā)展,對(duì)檔案建設(shè)和管理工作提出了更高的要求強(qiáng)化檔案意識(shí)意義重大,在新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理是高校檔案工作的最終目標(biāo)。同樣，一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,常?？梢詮臋n案中反映出來。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。

（二）加大宣傳力度，提高全員檔案意識(shí)。首先，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步解放思想，更新觀念，適應(yīng)新形勢(shì)，以開放、前瞻性的視角，在更高的層面上來籌劃學(xué)校檔案工作的建設(shè)方略，積極尋找檔案工作與學(xué)校中心工作的結(jié)合點(diǎn)，實(shí)實(shí)在在地幫助解決檔案工作中存在的問題和困難，使學(xué)校檔案工作適應(yīng)學(xué)?？焖侔l(fā)展的需要。其次，強(qiáng)化師生員工的檔案意識(shí)。廣大師生員工是學(xué)校檔案的直接形成者，他們的檔案意識(shí)是保證學(xué)校檔案完整的基礎(chǔ)。學(xué)校應(yīng)充分利用宣傳欄、板報(bào)、櫥窗、校報(bào)、廣播、校園網(wǎng)、知識(shí)競(jìng)賽等載體形式，加強(qiáng)宣傳教育，提高大家對(duì)檔案和檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，形成人人關(guān)心檔案、人人支持檔案工作的良好氛圍。

二、建立科學(xué)的管理體系是檔案規(guī)范化的保證

（一）明確歸檔制度。學(xué)院的檔案屬于學(xué)院所有，每個(gè)教職員工都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。相關(guān)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。

（二）用標(biāo)準(zhǔn)化強(qiáng)化企業(yè)質(zhì)量檔案動(dòng)態(tài)管理。標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和信息化的基礎(chǔ)和前提。堅(jiān)持基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化，就是要以標(biāo)準(zhǔn)化的要求來強(qiáng)化企業(yè)質(zhì)量檔案的動(dòng)態(tài)管理工作。經(jīng)過多年的努力，各地的企業(yè)質(zhì)量檔案基本已建立，目前主要是加強(qiáng)企業(yè)質(zhì)量檔案的動(dòng)態(tài)管理。要注意通過進(jìn)一步統(tǒng)一登記軟件來統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，提供高質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)分析；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保登記檔案完整、規(guī)范。要繼續(xù)通過自查和交叉檢查的方法，補(bǔ)充、完善解決歷史遺留問題，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)質(zhì)量檔案計(jì)算機(jī)管理；準(zhǔn)確劃分企業(yè)類型，推行經(jīng)營(yíng)范圍用語標(biāo)準(zhǔn)化。

三、完善健全的規(guī)章制度是檔案規(guī)范化的源泉

（一）建立健全檔案管理制度。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理的保證，建立健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。規(guī)章制度是檔案工作實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的行為準(zhǔn)則?！毒C合檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。在工作中堅(jiān)持照章辦事，才能確保檔案的質(zhì)量。要根據(jù)擋案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。并在實(shí)踐中逐步的加以完善，使檔案管理更具規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

（二）要規(guī)范檔案管理操作流程。嚴(yán)格立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴(yán)格把握文件立卷歸檔的實(shí)效性，對(duì)完成現(xiàn)行文件任務(wù)的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以。同時(shí)，對(duì)各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)。

四、創(chuàng)新檔案規(guī)范化管理方式

（一）服務(wù)經(jīng)濟(jì)，積極開發(fā)檔案信息資源。檔案工作要服從和服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，就必須適應(yīng)新形勢(shì)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，檔案工作要在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮作用，關(guān)鍵在于開發(fā)檔案信息資源。通過開發(fā)檔案信息服務(wù)，使檔案工作的使用價(jià)值和作用充分體現(xiàn)出來，才能顯示出檔案工作的活力和生氣，我們要扭轉(zhuǎn)重保管，輕利用的觀念，以提價(jià)檔案信息服務(wù)取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益來衡量檔案工作。

（二）建立文檔一體化管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文檔一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件和檔案工作的要求一同嵌人管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過程和處理情況。檔案管理軟件所設(shè)置的OA接口，與高校文書部門連接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，確保電子公文及時(shí)高效、安全保密地運(yùn)行，使文書部門文件整理與歸檔工作一次完成，避免重復(fù)勞動(dòng)以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案為教學(xué)、科研、招生就業(yè)、評(píng)估與文化傳遞提供集約的便捷的服務(wù)。

五、結(jié)束語

做好高校檔案管理工作，有效地為學(xué)校的教學(xué)、科研等各項(xiàng)管理工作的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)，這是學(xué)校檔案工作者義不容辭的職責(zé)。因此，學(xué)校檔案管理人員應(yīng)積極探索新形勢(shì)下檔案管理的新模式，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案實(shí)施規(guī)范化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。