淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

丁志榮

（黑龍江省鶴大公路管理處 黑龍江 雞西 158100）

在我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的今天，事業(yè)單位的規(guī)模、管理理念以及管理方式等都發(fā)生了巨大的變化，在這個(gè)變化過程中，檔案管理工作為保證其單位健康、積極發(fā)展發(fā)揮了巨大的作用。

一、當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

結(jié)合我國事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況來看，其多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理活動(dòng)中所存在的問題主要包括以下幾個(gè)方面：

1、檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

在不同的事業(yè)單位，其單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理部門人員的配備和管理體系的設(shè)置各不相同，但從整體上來看，我國事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在著對(duì)檔案管理的專業(yè)知識(shí)掌握不全，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的問題，甚至有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)給檔案管理人員分配更多的、不屬于其工作范圍內(nèi)的任務(wù)，這便導(dǎo)致了檔案管理人員身兼數(shù)職，沒有足夠的時(shí)間和精力來從事檔案的管理工作，更沒有多余的時(shí)間去參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以便補(bǔ)回所自己缺失的業(yè)務(wù)能力。另外，還有一些事業(yè)單位的檔案管理人員所掌握和熟知的管理理論都是陳舊的、傳統(tǒng)的管理模式下的管理知識(shí)，而這些陳舊的管理知識(shí)和相關(guān)的管理手段已經(jīng)不能再滿足于現(xiàn)代化形勢下的檔案管理，將傳統(tǒng)的管理手段運(yùn)用到新型的管理體系中時(shí)，不但不會(huì)收獲良好的工作效益，甚至還會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效益低下，甚至出現(xiàn)重大失誤和差錯(cuò)等問題。

2、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作的重視度不夠

在生活中有一個(gè)詞叫“上行下效”，其主要是講上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或上層階級(jí)的人怎么做，下級(jí)工作者便跟著他們?cè)趺醋?。且不說這個(gè)詞用在本文中是對(duì)還是錯(cuò)，但是結(jié)合具體的生活來看，事業(yè)單位的檔案管理工作要想獲得更佳的工作效益，發(fā)揮其最大的社會(huì)服務(wù)功能，其初始工作便只能是先得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注，只有事業(yè)單位的主要負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其工作產(chǎn)生重視，并下達(dá)相關(guān)的指標(biāo)了，下級(jí)部門的工作人員才會(huì)服從上級(jí)命令并認(rèn)真的執(zhí)行。然而目前，我國事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者正是缺乏了這樣一種對(duì)檔案管理工作的重視，才導(dǎo)致其管理工作無法順利地開展。

3、檔案管理硬件條件不好

很多事業(yè)單位的檔案管理工作開展不順利不是因?yàn)槠涔芾硎侄魏凸芾砝碚摰年惻f，也不是因?yàn)槠涔芾砣藛T的素質(zhì)不高，更不是因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)者的不重視……這些事業(yè)單位具備了所有的主觀條件，但唯獨(dú)缺少了客觀條件，即檔案管理硬件設(shè)施的配備。在這一類型的事業(yè)單位中，往往因?yàn)槠鋯挝坏馁Y金不足或者其他客觀因素導(dǎo)致其檔案管理無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化，既沒有配備相應(yīng)的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及電腦等最基本的硬件設(shè)備，也沒有現(xiàn)代化技術(shù)手段作支撐，更有甚者連最基本的檔案室都不具備。以上所述原因均是導(dǎo)致相關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作無法正常、順利開展和進(jìn)行的主要原因。

4、檔案信息的檢索效率不高

除了上面所提到的三種情況，還有另外一種情況導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作的不順，即檔案信息的檢索效率不高。到目前為止，檔案的檢索方式一般有兩種，一是檔案人員進(jìn)行手工檢索，二時(shí)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)檢索，但在實(shí)際操作中，事業(yè)單位的檔案信息檢索方式仍然以手工檢索居多。手工化的信息檢索不但會(huì)浪費(fèi)檔案管理人員大量的工作時(shí)間，而且其檢索的速度和準(zhǔn)確率都不高。比起計(jì)算機(jī)檢索來，手工檢索不僅獲得的信息量小，還費(fèi)時(shí)費(fèi)力，對(duì)檔案信息的利用功能造成了嚴(yán)重影響。

二、相應(yīng)的解決對(duì)策和創(chuàng)新[1]

1、真正提高思想認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)一定要高度重視檔案管理工作.把它放在單位事業(yè)全局的高度來看待，并將其納入到單位黨委和班子會(huì)議議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，相關(guān)成員任成員，以加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，便于處理協(xié)調(diào)檔案管理中遇到的一系列問題。要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，不要留下隱患。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)教育手段，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是連接檔案與利用者的重要橋梁，檔案人員的素質(zhì)的高低，直接影響到檔案的利用在企業(yè)人心目中的形象好壞，也影響到本單位事業(yè)發(fā)展的快慢。所以，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵所在[2]。

3、加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)和硬件建設(shè)

檔案管理部門要積極爭取本單位主要領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，做好檔案管理設(shè)施特別是關(guān)鍵設(shè)備的更新與維護(hù)，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA辦公軟件等。要建立堅(jiān)固的防火、防潮、防盜等專用檔案庫房，要配置鐵質(zhì)檔案柜，同時(shí)抓好密碼使用和管理。

4、不斷建立、健全檔案管理規(guī)章制度，以求長效管理機(jī)制[3]

各個(gè)事業(yè)單位，要堅(jiān)持規(guī)章制度的合理性、科學(xué)性和規(guī)范性，從本單位檔案管理工作的實(shí)際需求出發(fā)，研究制定相應(yīng)的制度，避免人治，實(shí)現(xiàn)制度管理。要堅(jiān)持“實(shí)用、簡明、高效率、可操作”的原則，實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度的較好的操作性、方便實(shí)用性。要堅(jiān)持獎(jiǎng)罰分明，無論是管理者還是執(zhí)行人，要堅(jiān)持公平性、嚴(yán)肅性和平衡性，力求有過必懲、有功必獎(jiǎng)。

5、認(rèn)真做好事業(yè)單位檔案保密工作，防止失密、泄密

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，要在檔案管理房選址和建造等方面遵照國家的相關(guān)規(guī)定，做到檔案庫房、辦公室、閱覽室分開；庫房的管理上，要實(shí)現(xiàn)專人負(fù)責(zé)、專人看管；在人員隊(duì)伍建設(shè)上，檔案工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)都較強(qiáng)的工作，集服務(wù)性、保密性、科學(xué)性于一身，一定要選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)熟練的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作。

三、結(jié)束語

總之，檔案管理工作在事業(yè)單位是非常重要的，它記錄著本單位的重大事件和重要信息，承載著本單位發(fā)展的歷史，應(yīng)當(dāng)在人力、管理、制度、軟件和硬件等方面給予高度關(guān)注和支持，實(shí)現(xiàn)檔案管理的更好更快發(fā)展。

[1]張兵.淺析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新對(duì)策[J].才智.2011(18)

[2]張萍.對(duì)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策的幾點(diǎn)思考[J].孝感學(xué)院學(xué)報(bào).2006(04).