新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理

白玉艷

（黑龍江省鶴大公路管理處 黑龍江 雞西 158100）

一、檔案管理數(shù)字化是未來(lái)時(shí)期檔案管理的主要發(fā)展方向

檔案，其實(shí)質(zhì)是指在機(jī)關(guān)部門(mén)、企事業(yè)單位中所記錄和保存的，具有一定利用價(jià)值的文字、圖表、錄影等以各種類(lèi)型的載體形式所保存下來(lái)數(shù)據(jù)、信息資源。因此，可以這么說(shuō)，檔案其實(shí)就是由信息和其載體共同組成的一份歷史資料，且這份資料中所記載和記錄的信息都是已經(jīng)發(fā)生過(guò)的信息。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于其科學(xué)技術(shù)和電子設(shè)備的不發(fā)達(dá)，造成了檔案的管理對(duì)象多是紙質(zhì)文件、磁帶、光盤(pán)等主要的信息載體，檔案工作人員在對(duì)其信息進(jìn)行保存和整理時(shí)，往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。而隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷引進(jìn)和應(yīng)用，21世紀(jì)的檔案管理模式和管理理論逐漸變得成熟，數(shù)字化管理模式的引進(jìn)更是為檔案管理人員省去大量不必要的管理事務(wù)，也在整體上提高了檔案的管理水平。

在高新科技如此發(fā)達(dá)與普及的今天，計(jì)算機(jī)用它強(qiáng)大的內(nèi)部功能贏得了人們的喜愛(ài)和贊賞，甚至將其應(yīng)用中的管理功能結(jié)合到檔案事業(yè)中，利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)對(duì)檔案信息資料進(jìn)行搜集、整理、存儲(chǔ)以及檢索、提供利用等多方面的數(shù)字化處理，在保證了傳統(tǒng)檔案管理的真實(shí)性、豐富性以及可利用性的基礎(chǔ)之上，徹底提高了檔案管理的管理水平，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的在線(xiàn)共享。在信息化技術(shù)發(fā)展如此快速的今天，傳統(tǒng)的手工化檔案管理模式已經(jīng)不能再滿(mǎn)足時(shí)代的需求，新時(shí)期下的數(shù)字化檔案管理必將成為未來(lái)檔案管理的主要發(fā)展方向。

二、檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要性

傳統(tǒng)的手工化檔案管理模式在我國(guó)盛行了很久，而且在當(dāng)下的不少企事業(yè)單位或其他機(jī)關(guān)部門(mén)中，還可以看見(jiàn)手工化檔案管理的影子。從利益的角度來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的手工化管理存在著較多的缺點(diǎn)，如檔案管理工作的效率極其低下；保密工作不到位，導(dǎo)致信息的保密性較差；檔案信息的查找以及提供利用時(shí)，所需要花費(fèi)的時(shí)間太長(zhǎng)，工作量太大等等，這樣的管理模式使得檔案管理工作完全無(wú)法正常、有效的開(kāi)展，其管理水平與其他國(guó)家相比，也一直處于落后階段。然而，當(dāng)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)引入之后，檔案管理工作的工作效率得到了大大的提高，尤其是在信息的檢索、查詢(xún)方面，計(jì)算機(jī)所具有的自動(dòng)搜索功能為工作人員省去了大量的不必要事務(wù)，不僅縮短了信息的查詢(xún)時(shí)間，還增加和豐富了所查詢(xún)資料的內(nèi)容量，為檔案利用者提供了更為可靠的檔案資料，并增大了檔案信息資源的利用率。檔案管理數(shù)字化所具備的具體功能如下：

1、提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過(guò)去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人雖和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使企業(yè)成本大幅增加。而數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

2、提高檔案的利用率

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶(hù)利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶(hù)更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶(hù)可以不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案利用效率。

3、提高管理工作的辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對(duì)象繁多.且具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如職工人廠、退休、調(diào)動(dòng)等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查詢(xún)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況，同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶(hù)便可知曉天下大事。

三、檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

1、文書(shū)處理過(guò)程和歸檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書(shū)處理過(guò)程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，我們把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定伺詞時(shí)間和催辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程亭會(huì)發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文，并對(duì)處理完畢的文件進(jìn)行隨時(shí)預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。

2、建設(shè)系統(tǒng)工程

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤(pán)備份、查詢(xún)管理、安全措施等。由于日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤(pán)陳列存儲(chǔ)，高速掃描儀集中掃描，光盤(pán)和磁帶雙備份的解決方案。

3、建立信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

（1）系統(tǒng)應(yīng)具有良好的平滑升級(jí)能力

通過(guò)光纖連接磁盤(pán)陣列，保證系統(tǒng)的高性能。通過(guò)增加擴(kuò)展模塊提高系統(tǒng)的存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)(包括磁盤(pán)陣列)應(yīng)具有較高的可擴(kuò)展性，可在線(xiàn)擴(kuò)容，有很好的保護(hù)功能。

（2）系統(tǒng)應(yīng)具有高可靠性

所采用的磁盤(pán)陣列產(chǎn)品在結(jié)構(gòu)及硬件組成上應(yīng)完全是冗余設(shè)計(jì)(如陣列控制器、后端2條光纖環(huán)路、電源、風(fēng)扇、鏈路控制器、雙口光纖硬盤(pán)等)，不存在單點(diǎn)故障，確保整套系統(tǒng)的安全運(yùn)行。磁盤(pán)陣歹啊采用不同的PAID保護(hù)級(jí)別，保證用戶(hù)的不同需求。所有硬件均可支持熱插拔，保證系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性。

四、結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字化檔案的管理、研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息眼務(wù)職能轉(zhuǎn)變。今后，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會(huì)得到更好的發(fā)展。

[1]羅幼明.淺析事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].才智.2009(03).

[2]李亞平.淺析檔案數(shù)字化建設(shè)[J].漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2007(04).