淺談檔案對企業(yè)發(fā)展的重要作用

王冬梅

（哈爾濱民政工業(yè)總公司）

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是人類在社會實(shí)踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，是蘊(yùn)藏著豐富歷史信息資源的知識寶庫。熟知的各種記載為后人研究古代歷史、推進(jìn)現(xiàn)代文明提供了捷徑，而在現(xiàn)代企業(yè)，檔案的作用更是不容忽視。它反映企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)活動和經(jīng)營活動全過程的各種原始記錄，是企業(yè)的一種有形資產(chǎn)，同時，新時期賦予檔案新的意義，即它可以體現(xiàn)企業(yè)的無形價(jià)值，是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)。有形與無形的結(jié)合，使企業(yè)檔案的價(jià)值和地位與日俱增，使檔案對企業(yè)發(fā)展起著十分重要的作用。

一、檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

提起檔案，我們并不陌生，它就在我們的生活中，而且與我們息息相關(guān)。如：我們的養(yǎng)老保險(xiǎn)記錄、婚姻記錄、存款記錄、房產(chǎn)記錄等，這樣都屬于檔案范疇，但只是檔案中的幾種。就一個企業(yè)來說，檔案包括的范圍也很大，有文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案和電子檔案等。但它們倒底有什么作用呢？作為檔案管理人員，我常聽到周圍有人這樣說過：把不用的東西放到檔案室，反正那里很大。說明什么呢，一方面只能說明很多人對檔案有著錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為檔案和廢紙的作用差不多。另一方面也說明檔案的作用和價(jià)值未被人們認(rèn)可。其實(shí)，檔案在企業(yè)的作用是很大的。

（一）它是企業(yè)日常管理的依據(jù)。企業(yè)檔案是企業(yè)知識水平和管理經(jīng)驗(yàn)的長期積累，有著較強(qiáng)的連續(xù)性，作為企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和條件，同時也是企業(yè)經(jīng)營、發(fā)展和提高的重要資源和保障信息。比如：有兩家公司，是由一家公司分立而成，因原屬同一公司，所以，曾經(jīng)因?yàn)橘J款問題而相互擔(dān)保，而且資產(chǎn)方面界定不清。后來，一家越干越大，一家維持經(jīng)營，因銀行要求維持經(jīng)營企業(yè)限期償還貸款，但該企業(yè)無力償還，而訴之法院，另一家企業(yè)因此而承擔(dān)了連帶責(zé)任，而且因?yàn)閮杉屹Y產(chǎn)歸屬問題不清晰而造成越干越大的企業(yè)最后承擔(dān)了全部責(zé)任。其實(shí)很多人還不知道檔案在企業(yè)中的作用，因此，對檔案管理也就未引起重視，一些單位甚至出現(xiàn)過檔案失竊、失密的現(xiàn)象，給企業(yè)的正常工作造成不可換回的損失。

（二）它是企業(yè)改制及改制后再發(fā)展的護(hù)身符。企業(yè)檔案在改制中起到了不可估量的作用，作為真實(shí)的歷史資料，為企業(yè)的改制提供了真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)，也保證了國有資產(chǎn)的不流失。與此同時，也保證了改制后民營企業(yè)的合法權(quán)益。

一是保證被改制企業(yè)和員工的利益。企業(yè)改制前的關(guān)于廠房、經(jīng)營、土地使用等檔案資料，可以使改制有據(jù)可查，有法可依，從而企業(yè)改制得以順利進(jìn)行。有這樣一個例子，有一個企業(yè)過去效益好時，職工按效益開工資，比起同行業(yè)中的其他企業(yè)，職工的收入是很高的。后來，企業(yè)效益逐年下滑，甚至最后只能靠房租收入維持，企業(yè)決定減發(fā)職工工資，僅發(fā)放最低標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)人員在做工資表時，由于疏忽沒有體現(xiàn)出原應(yīng)發(fā)工資和減發(fā)工資兩項(xiàng)，只把實(shí)發(fā)工資一項(xiàng)體現(xiàn)出來，企業(yè)和職工都沒有發(fā)覺什么問題。幾年后，企業(yè)面臨改制，當(dāng)有關(guān)部門來審定時，只能把實(shí)發(fā)工資一項(xiàng)作為經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金標(biāo)準(zhǔn)，因減發(fā)工資在工資表中沒有體現(xiàn)，因此，既不能做為職工內(nèi)欠，又不能計(jì)算至經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金中。至此，企業(yè)和職工都悔之晚已。

二是保護(hù)改制后民營企業(yè)合法權(quán)益。改制后和改制中的企業(yè)檔案都是企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的具有法律效益的原始憑證。一些改制后的企業(yè)由于采用先進(jìn)工作管理方式突飛猛進(jìn)的發(fā)展，不斷產(chǎn)生新的債權(quán)和債務(wù)，要保護(hù)好自己企業(yè)的既得利益和應(yīng)享受的合法權(quán)益，及時解決好債權(quán)問題和債務(wù)問題，以及企業(yè)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛，還有企業(yè)與職工之間的勞動糾紛等問題，就必須把檔案管理工作做到最好，使這個憑證得以長期的保存并保證準(zhǔn)確性和真實(shí)性，保證改投制后民營企業(yè)的合法權(quán)益。

（三）它是無形資產(chǎn)的體現(xiàn)。什么是無形資產(chǎn)呢？有個有趣的例子，記得莫言剛剛獲得諾貝爾文學(xué)獎后，山東一個不知名的酒廠生產(chǎn)名為莫言醉的酒突然出名了，當(dāng)然是借著名人效應(yīng)，但當(dāng)大家都夸著廠家是預(yù)言莫言能獲獎才為酒如此命名時，廠家坦言，這是酒名是從個人手中買來，而那個人是在幾年前只用一千元進(jìn)行的商標(biāo)注冊，并取得了專利，誰想到莫言一獲獎，這個專利價(jià)格陡然上漲，廠家也是相中這個效應(yīng)才肯花大價(jià)錢買來的。通過以上的例子，大家對無形資產(chǎn)都有了一個了解，無形資產(chǎn)指的是商標(biāo)注冊權(quán)、專利權(quán)、企業(yè)的商譽(yù)和形象等，而這些摸不著、看不到的東西都可以通過摸得著、看得到的檔案表現(xiàn)出來。

二、保護(hù)企業(yè)檔案的有效手段

（一）做好企業(yè)檔案保管工作。一是檔案保護(hù)技術(shù)工作要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，與相關(guān)學(xué)科相互借鑒的原則，不斷探索追求創(chuàng)新的原則。其中，防的技術(shù)是防止和減緩各種不利因素對檔案制成材料的破壞作用，改善檔案的保管條件，如庫房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)、防光、防塵、火、有害氣體、有害微生物；建造符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求的庫房。治的技術(shù)是對已經(jīng)損壞或存在不利永久保存因素的檔案進(jìn)行技術(shù)處理，修復(fù)已被損壞的檔案，最大限度地恢復(fù)其歷史原貌，增強(qiáng)抵抗外不利因素的能力。如去污、酸、加固、修裱及字跡、影像、聲音的恢復(fù)技術(shù)。二是對檔案管理人員提出要求。比如：檔案管理人員要有一定的職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)、腳踏實(shí)地、嚴(yán)守機(jī)密、精益求精及相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識，能夠勝任本職工作。三是做好基礎(chǔ)工作，為檔案的保管和利用提供便利條件。比如引起領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，加大對檔案工作的資金投入，使檔案工作逐步走向現(xiàn)代化，對檔案管理人員可按其對企業(yè)貢獻(xiàn)大小進(jìn)行獎勵，以鼓勵他們的工作熱情。利用這些舉措使檔案工作在“有形”上取得顯著成效。

（二）做好企業(yè)檔案開發(fā)和利用工作。在做好基礎(chǔ)工作的同時，要重視檔案作為無形資產(chǎn)給企業(yè)帶來的價(jià)值。應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：一是創(chuàng)品牌，提高無形資產(chǎn)價(jià)值。“莫言醉”出名只是個巧合，而企業(yè)應(yīng)該從中悟出一個道理，品牌會使無形資產(chǎn)的價(jià)值提高。二是做好無形資產(chǎn)的宣傳。要利用媒體等各形式加大產(chǎn)品的宣傳力度，讓產(chǎn)品有聲有名，家喻戶曉。三是做好無形資產(chǎn)的保護(hù)。一個企業(yè)要站穩(wěn)市場，就要有一個叫得想的品牌，而這個品牌也必須受到法律保護(hù)。娃哈哈集團(tuán)在商標(biāo)注冊時，將“娃哈哈”“哈哈娃”“哈娃哈”等全部注冊，防止有不良企業(yè)的冒牌沖擊。四是做好無形資產(chǎn)的價(jià)值提升。三聚睛氨、蘇丹紅、地溝油……，用這些觸目驚心的東西加工的產(chǎn)品雖然讓企業(yè)在近期獲得了一些利益，但也讓消費(fèi)者對這些生產(chǎn)企業(yè)失去了信心，長遠(yuǎn)看來，這些企業(yè)必須會失去消費(fèi)市場。所以，注重企業(yè)信譽(yù)，維護(hù)企業(yè)形象，才能用真誠換得消費(fèi)者對企業(yè)產(chǎn)品的支持，無形資產(chǎn)價(jià)值也會大幅提升。。

由此看來，企業(yè)檔案可謂是廣大職工勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的忠實(shí)記錄和客觀評價(jià)，有成功的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也有失誤的教訓(xùn)歸納。毫無疑問，它是知識、財(cái)富、資產(chǎn)，是企業(yè)文化的重要組成部分，具有不容忽視的價(jià)值和使用價(jià)值。