網(wǎng)絡環(huán)境下個性化檔案服務探析

趙明赫

（黑龍江省青岡縣黨史研究室 黑龍江 綏化 151600）

一、個性化服務手段

（一）建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務

目前，國內許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，己成為為社會和單位提供檔案利用服務的重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是電子文件數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

（二）建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案館(室)，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，己成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。

（四）開展在線服務

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館(室)利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

二、拓展服務領域

（一）信息服務的社會化、多主體

主要為企事業(yè)單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業(yè)單位等，一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發(fā)展，人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務實體、發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面，開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結構調整服務；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會，開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護合法權益服務，開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設服務等。

（三）加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立—個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠，人員及資金緊張等矛盾。并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

三、結論

在檔案信息服務個性化中，只有掌握了各類用戶的需求特點，才能有針對性地為特定讀者群提供他們需要的信息。特定用戶群體的個性化需求往往具有很強的專業(yè)性。我們在用戶資料收集工作的基礎上，應該結合檔案部門的實際情況，慎重進行讀者群的專業(yè)所屬性質的分類。檔案部門作為信息服務機構，要想拓展市場，贏得用戶，就必須將服務的目標集中到自己熟悉的專業(yè)領域，集中到特定的專業(yè)用戶群上，利用專業(yè)化、集成化的信息優(yōu)勢來提供服務，提高檔案信息個性化服務的深度和質量。

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