信息時代如何提高事業(yè)單位檔案管理人員的自身素質(zhì)

文/唐山市人民醫(yī)院 王毅敏

一、事業(yè)單位檔案管理

檔案館是專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門。檔案管理工作包括對檔案實(shí)體和檔案信息的管理，貫穿著檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供資源利用價(jià)值等一系列活動，并承擔(dān)向國家和社會提供相關(guān)業(yè)務(wù)的義務(wù)，其最終目的是向有需要的人群提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)。檔案管理要解決的基本問題是符合社會要求，也就是將檔案的分散變?yōu)榧?、零亂變?yōu)橄到y(tǒng)、孤本變?yōu)閺V泛等等。越來越細(xì)致的社會需求，導(dǎo)致社會對檔案檔案管理水平的要求也逐步提高，促使檔案管理水平為適應(yīng)社會而不斷增長。

事業(yè)單位檔案管理就是指對機(jī)關(guān)事業(yè)單位中形成的專門檔案的管理，它屬于檔案管理的一部分。專門檔案是指某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生,有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律,有各自整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。它是個群體概念,不特指某個檔案種類的實(shí)體。需要注意的是，這一類專門檔案的收集和管理工作不能照搬普通文書檔案管理方法。

二、何謂信息時代

在這里，我們有必要簡單了解一下時代背景——信息時代。那么，所謂的信息時代，究竟指的是什么？查閱歷史，很難得到滿意地回答，因?yàn)楦鲊鴮π畔r代的定義都不是非常精確的，最普遍的一種理解是：電力時代的后一個時代。

說到這里，不難看出，計(jì)算機(jī)的發(fā)明與應(yīng)用就是信息時代的開始。幾十年來，計(jì)算機(jī)發(fā)生了天翻地覆的變化?，F(xiàn)在的計(jì)算機(jī)已經(jīng)達(dá)到了很高的性能，信息處理速度也越來越快，信息存儲容量日益龐大。操作人員可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行無限的修改，通過更換某些零部件和軟件，計(jì)算機(jī)可以提高和擴(kuò)展各種功能。

有了計(jì)算機(jī)，有了網(wǎng)絡(luò)，就構(gòu)成社會活動的基礎(chǔ)平臺。各種各樣的信息網(wǎng)絡(luò)成為基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)成社會活動的基本平臺。其實(shí)，信息化從根本上說就是實(shí)現(xiàn)社會的網(wǎng)絡(luò)化，信息化的過程實(shí)際上是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)社會的過程。

信息時代還有一個多媒體技術(shù)，也就是文本、圖形、圖像、聲音、影像等這些單媒體和計(jì)算機(jī)程序融合在一起形成的信息媒體。與傳統(tǒng)信息技術(shù)相比，現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)處理和傳遞的信息都是多媒體的，它不僅結(jié)合了影像、聲音和數(shù)據(jù)，還為用戶提供了交互能力，使用戶可以參與甚至改造多媒體信息。

以上這一切，都是在減輕勞動者的工作強(qiáng)度，充分發(fā)揮腦力勞動的作用，改善工作環(huán)境和轉(zhuǎn)變工作方式，提高工作效率。

三、當(dāng)前提高事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)的最好渠道

當(dāng)前，也就是信息時代的大背景中，如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)，為國家、為社會培養(yǎng)出一大批專業(yè)的檔案管理人才，成為我們研究檔案管理工作的焦點(diǎn)。

（一）很重要的一點(diǎn)，我認(rèn)為，專業(yè)培訓(xùn)必須要做，而且要做到位

我們說做到位，不單單指要在數(shù)量上做夠做足，更要注重質(zhì)量和方式。學(xué)習(xí)，是個消化的過程，是個量化積累的階段。那么，怎么實(shí)現(xiàn)質(zhì)量這一關(guān)呢？當(dāng)前最好的辦法，恐怕還是要考試，如何考試，就涉及一個方式方法的問題，是千篇一律的紙上談兵答卷，還是別出心裁進(jìn)行實(shí)踐活動？我認(rèn)為還是后者比較好，一來將理論轉(zhuǎn)化為實(shí)踐，二來防止個別同志弄虛作假，第三有一個好處，就是可以讓那些知識掌握的不是很牢固的有上進(jìn)心的同志，又獲得一個熟悉過程。

在平時的工作中，我發(fā)現(xiàn)，不少基層區(qū)、縣的事業(yè)單位一般只有一到兩名工作人員，這就很難配備專門的檔案管理工作人員，對于檔案的接觸又非常少，更談不上系統(tǒng)地學(xué)習(xí)專業(yè)知識。如果還持續(xù)這種局面，檔案管理工作勢必要在時代的進(jìn)步中拖后腿了。因此，從發(fā)展的角度來看，我還是希望國家能夠通過合理的考試，培養(yǎng)出一大批專業(yè)技能過硬的檔案管理人才。

（二）就是建立健全事業(yè)單位檔案管理制度

我認(rèn)為，用制度來約束檔案管理人員，從而提高這類人群的整體素質(zhì)，會行之有效、事半功倍。建立一個制度，并不斷完善和健全，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的制度化建設(shè)水平，必然會促進(jìn)相關(guān)從業(yè)人員的整體素質(zhì)。尤其是對于檔案管理這樣一項(xiàng)頭緒繁多、項(xiàng)目瑣碎的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。

我們應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際和社會現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度。在當(dāng)前信息時代，尤其要建立檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要以制度為依據(jù)，及時完善各項(xiàng)檔案案卷的整理工作細(xì)則，使檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為國家和社會提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的可靠信息。

（三）將完善基礎(chǔ)工作提上日程，加強(qiáng)考核力度

完善基礎(chǔ)工作，是我們必須做的，但部分同志往往只是在喊口號，并未將這項(xiàng)重要工作付諸實(shí)踐。讓每一個事業(yè)單位重視此項(xiàng)任務(wù)，讓每一位從業(yè)人員認(rèn)真專注去完成該項(xiàng)工作，在日常工作中按部就班去完善并保存，讓效果說話，這就是最有力的手段。

在信息時代的大背景中，我們實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，更利于我們?nèi)チ炕ぷ?。在一定的時間節(jié)點(diǎn)內(nèi)，部門領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對員工的檔案管理工作進(jìn)行檢查，到了時間節(jié)點(diǎn)而未完成任務(wù)的，應(yīng)予以相應(yīng)考核，以此激勵提高從業(yè)人員的素質(zhì)。

在考核的同時，我們應(yīng)該對做的較好的同志予以表揚(yáng)。只有提高了重視，才能讓這項(xiàng)工作受到關(guān)注，事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)才能適應(yīng)社會發(fā)展，更好地為國家和社會服務(wù)。