淺談高校二級(jí)管理學(xué)院院辦工作人員綜合素質(zhì)及能力的發(fā)展

文/武漢大學(xué)計(jì)算機(jī)學(xué)院 陸一

高校二級(jí)管理學(xué)院辦公室是高等學(xué)校教學(xué)的輔助和管理機(jī)構(gòu)，它兼具對(duì)外展示和對(duì)內(nèi)服務(wù)的雙重功能，作為一個(gè)上下溝通、內(nèi)外協(xié)調(diào)的綜合部門，它在院系與社會(huì)、學(xué)校、師生之間溝通和聯(lián)系中起著不可替代的作用，工作項(xiàng)目繁雜、工作量龐大是這個(gè)部門最大的特點(diǎn)，因此院辦工作人員的綜合素質(zhì)和能力是決定學(xué)院辦公室工作水平和效能高低的重要因素。隨著高等教育體制改革的深入，二級(jí)管理學(xué)院對(duì)辦公室人員的要求也需相應(yīng)提升，以滿足逐漸形成的學(xué)習(xí)型社會(huì)和高等教育對(duì)行政人員的要求，因此辦公室行政人員需要認(rèn)真分析新形勢(shì)下二級(jí)學(xué)院辦公室人員的綜合素質(zhì)和能力發(fā)展新要求。

一、二級(jí)學(xué)院辦公室及人員的現(xiàn)狀

現(xiàn)在的校、院二級(jí)管理不是原有的校、系管理的簡(jiǎn)單重復(fù)，在實(shí)行校、院二級(jí)管理體制后，各學(xué)院成了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下的一級(jí)行政管理實(shí)體，對(duì)屬下系、所、室、中心實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)院工作實(shí)行院長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，學(xué)校下屬各學(xué)院就構(gòu)成了大學(xué)內(nèi)的一個(gè)個(gè)管理中心。其職能主要有：1.協(xié)助校長(zhǎng)管理校務(wù)（行政、教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)等方面）；2.平衡院屬下各系、所、中心的發(fā)展；3.幫助各系、所、中心爭(zhēng)取資源，協(xié)調(diào)各系、所、中心之間的相關(guān)業(yè)務(wù)；4.根據(jù)決策中心的總體規(guī)劃、奮斗目標(biāo)和各項(xiàng)工作部署，制定本學(xué)院短、中、長(zhǎng)期的發(fā)展方向和奮斗目標(biāo)；5.規(guī)劃協(xié)調(diào)下屬各系、所、中心的學(xué)科建設(shè)；6.組織多學(xué)科的聯(lián)合交叉開展重大科研項(xiàng)目的攻關(guān)工作；7.統(tǒng)籌調(diào)配全院的人力和財(cái)物，使各種資源得以合理利用；8.負(fù)責(zé)學(xué)院和屬下系、所、中心的主要行政管理工作，使系、所、中心的負(fù)責(zé)人集中精力抓好教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)工作。①

在這種狀況下，二級(jí)管理學(xué)院辦公室兼具管理和服務(wù)功能，既要做好領(lǐng)導(dǎo)的輔助工作和日常管理工作，還要做好教師、學(xué)生的服務(wù)工作，工作任務(wù)繁雜，平凡而不易出成績(jī)，同時(shí)職稱難評(píng)，晉升機(jī)會(huì)少，再加上地位和待遇都不高，造成了辦公室工作人員工作積極性不高、思想波動(dòng)大等問題。另一方面，學(xué)院辦公室工作人員基本都沒有接受過系統(tǒng)、規(guī)范的管理學(xué)培訓(xùn)，事務(wù)性工作的繁重也造成他們沒有時(shí)間和精力外出培訓(xùn)和進(jìn)修，大多數(shù)情況下只是被動(dòng)完成任務(wù)，這些因素都會(huì)直接影響到工作效率和質(zhì)量，當(dāng)然不可能實(shí)現(xiàn)高效管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，更談不上改革和創(chuàng)新。

二、院辦人員基本素質(zhì)要求

作為一個(gè)辦公室工作人員，首先要具備以下幾點(diǎn)基本素質(zhì)：

（一）思想道德政治素質(zhì)

首先要有正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，并加強(qiáng)思想道德政治修養(yǎng)，在政治上、思想上、行動(dòng)上堅(jiān)定不移地同黨中央保持一致，并學(xué)會(huì)用辯證唯物主義和歷史唯物主義的立場(chǎng)、觀點(diǎn)和方法來處理日常工作。

（二）心理素質(zhì)

為了應(yīng)對(duì)辦公室工作中隨時(shí)發(fā)生的緊急情況，辦公室工作人員必須具備良好的心理素質(zhì)。良好健全的心理素質(zhì)表現(xiàn)為：有充沛的精力、博大的胸懷、敏捷的思維、穩(wěn)定的情緒、堅(jiān)強(qiáng)的意志、健康的人格。在工作中不急不躁，不優(yōu)柔寡斷，遇上挫折能吸取教訓(xùn)，勝不驕，敗不餒；有了成績(jī)能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)；對(duì)待上級(jí)不卑不亢、對(duì)待下級(jí)不頤指氣使，出現(xiàn)分歧能大度寬容。②

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)

一要熟悉國(guó)家關(guān)于高等教育的大政方針，這是我們做好工作的指南，這樣工作才會(huì)有預(yù)見和準(zhǔn)確的判斷；二要熟悉掌握如文書學(xué)、檔案學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、禮儀學(xué)、辦公室自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各種具體業(yè)務(wù)知識(shí)，以適應(yīng)辦公室工作廣泛性的特點(diǎn)和多方面的要求。

三、二級(jí)學(xué)院辦公室人員能力發(fā)展新要求

在要求學(xué)院辦公室人員具備了基本素質(zhì)后，為了適應(yīng)新時(shí)期高等教育體制改革的新規(guī)劃、新要求，提高工作效率、工作質(zhì)量和工作水平，還需要在工作細(xì)節(jié)及技巧、服務(wù)能力、溝通協(xié)調(diào)能力、持續(xù)學(xué)習(xí)、做文能力上下功夫，下面將逐一談到院辦工作人員在個(gè)人綜合素質(zhì)及能力上的新發(fā)展、新要求。

（一）工作細(xì)節(jié)及技巧

1.做人。低調(diào)做人是學(xué)院辦公室人員必須明確的工作態(tài)度之一，也是作為辦公室工作人員的一種基本素養(yǎng)。讓低調(diào)成為一種習(xí)慣，一種性格，避免讓人借題發(fā)揮，防止負(fù)面影響，處處維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)形象。唯有低調(diào)，方顯本色，這樣才利于成長(zhǎng)為成熟的辦公室角色。

2.做事。學(xué)院辦公室是一個(gè)事務(wù)兼服務(wù)的綜合部門，在實(shí)際工作中，院辦工作人員在與領(lǐng)導(dǎo)相處和接觸中容易產(chǎn)生一種畏懼的情緒，而在面對(duì)學(xué)生的時(shí)候又容易產(chǎn)生高人一等的想法，這個(gè)時(shí)候不卑不亢的處事原則是堅(jiān)持對(duì)自身和他人的一種尊重。在與領(lǐng)導(dǎo)的相處和接觸中，應(yīng)根據(jù)學(xué)院自身的實(shí)際工作，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，將主觀能動(dòng)性調(diào)動(dòng)和發(fā)揮到極致，切忌唯唯諾諾、惟命是從，這種態(tài)度是缺乏獨(dú)立思考、見解和膽識(shí)的表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)賞識(shí)這樣的下屬。對(duì)待學(xué)生，要熱情而不冷淡，做到開誠(chéng)相與，但又不失原則。

（二）服務(wù)能力

學(xué)院辦公室的主要職能之一是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院師生和學(xué)院教學(xué)服務(wù)的，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)要做到準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策和意圖，及時(shí)、高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)；為師生服務(wù)要做到全面了解全院師生的意見和需求，及時(shí)解決各種困難和問題；為教學(xué)服務(wù)要做到教學(xué)環(huán)境的維護(hù)和保障，確保教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

（三）溝通協(xié)調(diào)能力

溝通協(xié)調(diào)能力涉及到政策的協(xié)調(diào)、工作節(jié)奏的協(xié)調(diào)、人際關(guān)系的協(xié)調(diào)等各個(gè)方面。溝通協(xié)調(diào)的主要目標(biāo)是使學(xué)院內(nèi)外各項(xiàng)活動(dòng)不發(fā)生矛盾、重疊和沖突，保持整體平衡。行政管理既是靜態(tài)的總結(jié)和數(shù)據(jù)式的管理，更是一種動(dòng)態(tài)性的、帶有人際關(guān)系色彩的過程管理。任何事務(wù)性工作歸結(jié)到底都是和人打交道，但人是既有豐富的情感，又有千變?nèi)f化的性格特征的動(dòng)物。高校辦公室人員工作的最高境界就是既有原則性又不失靈活性；把每一次與人打交道的機(jī)會(huì)都當(dāng)成緣分；將看似枯燥的日常工作做得如高山流水般清澈、利索；將形形色色性格各異的共事者當(dāng)成登高望遠(yuǎn)的伴侶。沒有不能禮讓的事，沒有不能溝通的人。從心理保健的愿望出發(fā)，在日常工作中發(fā)揮自己的心理潛能，以穩(wěn)定的心態(tài)迎接周圍的一切機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。③

（四）持續(xù)學(xué)習(xí)

持續(xù)學(xué)習(xí)是提高綜合素質(zhì)和能力的途徑之一，也是高校在新形勢(shì)、新局面下對(duì)學(xué)院辦公室工作人員的新要求，只有持續(xù)學(xué)習(xí)才能與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新思維，才能將行政管理與知識(shí)管理、人才管理有效結(jié)合起來，才能在高校這個(gè)高級(jí)知識(shí)分子集中的特殊環(huán)境中面對(duì)新挑戰(zhàn)、新模式。

（五）做文能力

多讀書，讀好書。一方面，通過閱讀可以提煉具有價(jià)值的觀點(diǎn)，從而增強(qiáng)理論學(xué)習(xí)修養(yǎng)；另一方面，經(jīng)過長(zhǎng)期的理論和實(shí)踐的知識(shí)積累和把握，才能從中概括出針對(duì)性、準(zhǔn)確性強(qiáng)的思想，才能在行文中做到體裁多樣，觀點(diǎn)鮮明，內(nèi)容豐富，做文生動(dòng)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，高校二級(jí)管理學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)在高?？焖侔l(fā)展的今天，認(rèn)識(shí)到自身的不足和問題，并在實(shí)際工作中從各方面加速提升個(gè)人綜合素質(zhì)和能力的修養(yǎng)，增強(qiáng)科學(xué)創(chuàng)新能力，找到自己合適的位置和努力的方向，成為高校改革和發(fā)展工作中強(qiáng)有力的保障之一。

注釋：

①曾令初.大學(xué)實(shí)行學(xué)院制后校、院、系基本職能探討[J].高等教育研究,1997,（3）:44-47.

②周平.高校院系辦公室主任應(yīng)具備的基本素質(zhì)[J].重慶教育學(xué)院學(xué),2008（1）.

③洪德裕.自愛論 [M].北京：華夏出版社,1989.