企業(yè)檔案信息——“荊人夜涉”的啟示

文/吉林省東遼縣檔案局 王井權(quán)

古時候有這樣一個故事：楚國（荊國）人想要偷襲宋國，而要到宋國必須經(jīng)過澭水，于是他們便派人先在澭水上作了標記，以便“循表而夜涉”。但是，當楚人夜里渡河時，卻沒能安全渡過，且有千余軍卒在這次偷渡中葬身魚腹了。是不是他們沒有“循表而涉”呢？回答是：否，恰恰是因為他們“循表而夜涉”才受到了這樣大的挫折。原來，在楚人作標記于澭水后，澭水便暴漲了，然而這一情況楚人沒有了解到，于是襲宋的計劃就這樣功虧一簣了。

“荊人夜涉”的故事雖然是一千幾百年前的事，但不能說它已沒有現(xiàn)實意義了。不是嗎？如果當初楚人了解到澭水已經(jīng)暴漲，那么他們是決不會再強行夜涉的。這不正說明了信息至關(guān)重要嗎？如今，已是一個信息時代。作為一個企業(yè)的廠長，你如果不了解市場的信息，而盲目地搞生產(chǎn)，把以往的經(jīng)驗作為“表”，搞經(jīng)驗主義，最后只能是導(dǎo)致產(chǎn)品滯銷甚至垮臺。所以要想使自己的企業(yè)在市場當中生存下來，不被對方打敗，手里就要掌握大量的有用的檔案信息。不能現(xiàn)上吊現(xiàn)扎耳朵眼，那是來不及的，這就要求企業(yè)平時要大量的積累資料，積累信息，把它作為主要的工作來抓，并且要建設(shè)好它，保護好它。

一、企業(yè)檔案信息的收集

作為一個企業(yè)，特別是大型企業(yè)，掌握信息的多少特別重要，掌握的越多，說明你對市場了解的越充分、越徹底、越全面，反之你就被動，挨打，最后滅亡。那么什么樣的資料對你有用呢？筆者經(jīng)過多年經(jīng)驗和研究，總結(jié)主要有以下幾方面：

（一）客戶背景資料

1.客戶組織機構(gòu)2.各種形式的通訊方式3.了解客戶具體使用維護人員、管理層和高層客戶4.同類產(chǎn)品安裝和使用情況5.客戶的業(yè)務(wù)情況6.客戶所在的行業(yè)基本狀況等。

（二）組織結(jié)構(gòu)情況和客戶個人資料非常重要

（三）竟爭對手情況

1.產(chǎn)品使用情況2.客戶對其產(chǎn)品的滿意度3.竟爭對手的客戶代表的名字、銷售的特點4.客戶代表與客戶的關(guān)系

（四）項目資料

1.客戶最近的采購計劃2.通過這個項目要解決什么問題3.決策人的影響者4.采購時間表5.采購預(yù)算6.采購流程等。把這些資料整理好，歸檔、立卷形成檔案。

這樣企業(yè)在有重大決策時隨時可以調(diào)取。所以企業(yè)檔案信息的收集是企業(yè)發(fā)展的保證，檔案信息的多少決定企業(yè)發(fā)展的快慢和步伐。

二、檔案信息的建設(shè)

檔案是一種不可再生資源，它的最大特點是原始性、唯一性和永久性。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進步，了解檔案信息和利用檔案信息越來越頻繁，因而檔案信息如何被及時、有效的安全保護以及如何最大限度地延長檔案的壽命等問題也相應(yīng)地突現(xiàn)出來，因此庫房的建設(shè)和設(shè)備投入是企業(yè)必須解決的問題，傳統(tǒng)意義上的庫房和設(shè)備已不能滿足現(xiàn)代檔案信息安全，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)必須跟得上檔案信息儲藏、調(diào)取、和利用。筆者經(jīng)過多方的調(diào)研，現(xiàn)就企業(yè)檔案室的用房和設(shè)備談點兒看法。1.企業(yè)檔案室內(nèi)地面應(yīng)高于室外地面，2.每個庫房要有獨立的出入口，3.結(jié)合當?shù)貧夂驐l件，設(shè)計合理的庫房圍護結(jié)構(gòu)，4.屋頂內(nèi)通風流暢散熱降溫，5.窗戶應(yīng)有雙層且密封6.地面應(yīng)有防潮措施，7.防光、塵、和有害氣體。

在設(shè)備方面，企業(yè)要跟據(jù)自已的實際情況來確定，電腦、復(fù)印機、打字機以及庫房的空氣調(diào)節(jié)裝置、出濕機、滅火裝置這些最基本的設(shè)備，是企業(yè)必須實現(xiàn)的，檔案裝具：檔案柜、架、箱以及包裝檔案的卷、盒、卷夾等等還有其它小型設(shè)備是企業(yè)實現(xiàn)檔案信息化的跟本保證。這樣我們的企業(yè)發(fā)展才能可持續(xù)性。也才能使檔案信息化管理真正實現(xiàn)由傳統(tǒng)的被動人工管理向現(xiàn)代的智能化、科學(xué)化、人性化管理的歷史性跨越。

三、檔案信息安全

假如楚國（荊國）人想要偷襲宋國這個信息被宋國知道了，情況又會是怎樣呢？恐怕就不是幾千條人的代價了。所以檔案信息安全問題也是企業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在我們多數(shù)企業(yè)檔案保護意識淡薄，資料過于分散，對于可能發(fā)生的風險，管理部門既缺乏技術(shù)知識，又缺乏風險意識。技術(shù)人員對信息的管理只局限于技術(shù)應(yīng)用，缺乏檔案信息知識管理經(jīng)驗，對電子檔案安全保護能力薄弱，突發(fā)緊急情況的應(yīng)變能力差，造成檔案資源保護無力，損失嚴重。可見，檔案信息的安全性一定要得到管理者的重視。對于電子檔案安全的保護問題，應(yīng)當看作是一個相互交叉、相互影響的系統(tǒng)問題。將各方面的因素有效管理和整合，防范破壞者鉆取安全保護漏洞，構(gòu)建安全范圍廣泛、保護措施完備、不斷更新完善的安全體系，才是解決檔案安全的有效手段。

綜上所述，一個企業(yè)的廠長對待自己的企業(yè)，一定要用動態(tài)的、發(fā)展的眼光看問題，切忌靜止、孤立的分析問題，下大力氣組織人力物力收集各方面有價值的檔案信息，管理好，保護好，只有這樣，企業(yè)才有發(fā)展，才有前途。

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