立檔單位變化的全宗劃分簡析

文/廣州民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院 晏玉珍

全宗是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案集合體,是對(duì)檔案進(jìn)行日?？茖W(xué)管理的基本單位。檔案管理是以全宗為單位進(jìn)行分類、排列、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)的。近年來，我國廣泛進(jìn)行的體制改革使得行政機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的職能、權(quán)限范圍呈多變性、復(fù)雜性，企業(yè)優(yōu)化組合、兼并聯(lián)營，高校調(diào)整合并，各種組織形式并存，立檔單位的變化無疑給組織全宗的劃分帶來了影響。因此，明確立檔單位的構(gòu)成，準(zhǔn)確劃分全宗，在檔案管理中顯得尤為重要。

一、立檔單位的構(gòu)成

立檔單位是與全宗相對(duì)而言的，其檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人即稱為一個(gè)立檔單位。因此，可以將全宗構(gòu)成者稱為立檔單位。立檔單位可分為組織立檔單位、個(gè)人立檔單位、項(xiàng)目立檔單位三種。

（一）組織立檔單位

一般來說，一社會(huì)組織（機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位）只要具備相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)職能，并主要以自己的名義對(duì)外行文，即可作為一立檔單位，其檔案構(gòu)成一全宗。

此外，還有一些因素也可作為判斷一組織是否成為立檔單位的依據(jù)：1.是否有獨(dú)立的人員編制；有一定的人事任免權(quán)；2.是否設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)結(jié)算單位；3.有無法人資格。

然而上述因素并不能成為立檔單位成立的必要條件，只能作為參考。因此，應(yīng)以獨(dú)立行使職權(quán)為中心，全面分析考察一社會(huì)組織的獨(dú)立性。

（二）個(gè)人立檔單位

個(gè)人立檔單位的形成沒有組織立檔單位復(fù)雜，因?yàn)橐粋€(gè)人物就是一獨(dú)立的單位，既不能再分化，也不需合成。

（三）項(xiàng)目立檔單位

不少檔案尤其是科技檔案等專門檔案并不是以某一組織為核心形成的，而是圍繞某一項(xiàng)活動(dòng)形成的。這些活動(dòng)構(gòu)成相對(duì)獨(dú)立的生產(chǎn)、工作活動(dòng)體系，產(chǎn)生的檔案文件也自然而然形成一具有密切聯(lián)系的有機(jī)整體。這種以項(xiàng)目為單元的成套管理方法，與全宗原則是一致的，稱之為項(xiàng)目立檔單位。構(gòu)成項(xiàng)目立檔單位的條件是項(xiàng)目在本專業(yè)領(lǐng)域或一定范圍內(nèi)自成體系并具有相當(dāng)規(guī)模。與此相應(yīng)，要求圍繞此項(xiàng)目而產(chǎn)生的檔案文件具有相當(dāng)數(shù)量而足以構(gòu)成一個(gè)全宗。

二、全宗劃分原則

全宗是指一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，它的基本涵義有三點(diǎn)，即全宗是一個(gè)有機(jī)整體，全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的，全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。

全宗劃分應(yīng)遵循以下原則：

（一）獨(dú)立性原則

構(gòu)成全宗的立檔單位必須具備相對(duì)獨(dú)立的社會(huì)職能，從事獨(dú)立的社會(huì)活動(dòng)，可以獨(dú)立地在一定范圍內(nèi)處理事務(wù)，行使職權(quán)。

（二）關(guān)聯(lián)性原則

構(gòu)成一全宗的檔案之間須具有內(nèi)在的密切聯(lián)系，體現(xiàn)檔案的形成特點(diǎn)，不能按偶然的需要人為地、隨意地分合。

（三）方便性原則

為保管和利用的方便，全宗的規(guī)模一般應(yīng)控制在一定范圍內(nèi)，全宗內(nèi)檔案的數(shù)量過多或過少都不便于全宗的管理。

（四）一致性原則

對(duì)于相同類型立檔單位或檔案，其全宗的劃分要保持一致，劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該統(tǒng)一；對(duì)于已劃定的全宗，應(yīng)保持其穩(wěn)定性，只要立檔單位基本職能未變，不得隨意更改全宗的劃分。

三、立檔單位的變化對(duì)組織全宗劃分的影響

隨著社會(huì)的發(fā)展和工作需要，立檔單位常會(huì)發(fā)生一些變化，如單位撤消、合并、擴(kuò)大、增設(shè)、改名，變動(dòng)隸屬關(guān)系，調(diào)整職權(quán)范圍，工程的完成、中途停工、停產(chǎn)等，這些變化有的不涉及全宗的變化，有的則會(huì)影響到全宗的劃分。是否牽涉到全宗的變化，應(yīng)從立檔單位是否發(fā)生根本性變化以及立檔單位形成檔案的實(shí)際情況考察。一般來說，個(gè)人立檔單位和項(xiàng)目立檔單位不會(huì)發(fā)生根本性的變化。所謂根本性變化是指立檔單位的政治性質(zhì)、基本職能、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)上的變化，一般有下列情況：

1.新成立的單位符合立檔單位條件的，其檔案應(yīng)構(gòu)成新的全宗；

2.由若干撤銷單位合并成為一新的立檔單位，盡管這些單位與原有單位前后有一定聯(lián)系，但在基本職能上是不同的，應(yīng)分別構(gòu)成全宗；

3.從某一立檔單位分離出去的單位，代替了原立檔單位的一部分職能，變?yōu)楠?dú)立機(jī)構(gòu)，其檔案應(yīng)構(gòu)成新的全宗；

4.原獨(dú)立的立檔單位，后改為從屬于某一單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，改變前為一全宗，改變后是另一全宗的一部分，不能單獨(dú)劃分全宗；

5.臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般應(yīng)納入其主管單位檔案全宗，但若臨時(shí)機(jī)構(gòu)執(zhí)行的是獨(dú)立的社會(huì)職能，為期較長，檔案數(shù)量多，則應(yīng)獨(dú)立劃分全宗。

下列情形不屬于基本的變化：

如立檔單位名稱的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整，工作地點(diǎn)的變遷，因某種原因臨時(shí)停止活動(dòng)，立檔單位職能和工作范圍的擴(kuò)大與縮小等等，這些變動(dòng)不涉及全宗的劃分，不能形成新的全宗。

[1]于天榮.立檔單位變化所導(dǎo)致的區(qū)分全宗[J].檔案管理,2002.06.

[2]小倪.全宗與立檔單位[J].北京檔案,2010.06.