淺析會計電算化背景下的檔案管理

文/內(nèi)蒙古滿洲里市住房公積金管理中心 安艷君

會計電算化是一種運用電子計算機對會計信息進(jìn)行處理的會計信息系統(tǒng)，是我國會計工作的一個發(fā)展趨勢，也是提高會計工作效率的有效途徑。會計電算化適應(yīng)了新形勢下會計檔案管理的需要，它大大拓展了檔案管理的范圍；同時，會計檔案管理對會計電算化提出了更高的要求，目前還面臨著很多新的問題。隨著會計電算化的進(jìn)一步發(fā)展，如何利用會計電算化來進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理的水平已引起了人們的廣泛關(guān)注。

一、會計電算化檔案的概念及特點

（一）概念

會計電算化檔案的概念有廣義和狹義之分，廣義的會計電算化檔案包含了存儲憑證、賬簿、報表等會計數(shù)據(jù)和程序的各種介質(zhì)、各種文檔和會計資料以及打印輸出的各種紙質(zhì)憑證、賬簿、報表等。就狹義而言，電算化會計檔案只包括存儲在可讀寫光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)中的會計檔案。與電算化會計檔案相比，傳統(tǒng)的會計檔案主要是指各種憑證、賬簿、報表等用來進(jìn)行會計核算的材料，這些材料記錄了企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體情況，具有嚴(yán)格的時序性和數(shù)據(jù)平衡性。

（二）特點

在會計電算化背景下進(jìn)行檔案管理，具有很多新的特點，主要表現(xiàn)在以下三個方面：第一，提高了管理的難度。傳統(tǒng)的會計檔案是指用于會計核算的紙質(zhì)材料，在會計電算化背景下，會計憑證、會計賬簿和會計報表等數(shù)據(jù)和文件存儲于計算機磁性介質(zhì)上，以計算機系統(tǒng)軟件和財務(wù)軟件為工具進(jìn)行會計信息和數(shù)據(jù)的管理。與此同時，紙質(zhì)檔案也在發(fā)揮著作用。這兩種管理方式在保存手段和條件上存在著明顯的區(qū)別，因此對檔案管理工作也提出了更高的要求。第二，會計電算化背景下的檔案管理對計算機系統(tǒng)的依賴性很強。電算化會計檔案以磁性介質(zhì)為載體，具有質(zhì)量輕、體積小的特點，它對計算機環(huán)境的要求很高。而傳統(tǒng)的會計檔案查看會計信息時很直觀也很方便，不需要借助任何技術(shù)手段。第三，對安全性和完整性的要求更高。電算化會計檔案實現(xiàn)了信息的電子化，具有較高的利用效率，在資源共享方面具有較大的優(yōu)勢。但是，與紙質(zhì)檔案相比電算化會計檔案容易被篡改、被損壞，安全系數(shù)不高，需要加大管理力度來對這些風(fēng)險進(jìn)行預(yù)防和控制。

二、會計電算化檔案管理中存在的問題

會計檔案管理實現(xiàn)電算化之后，大大提高了檔案管理的效率，也便于進(jìn)行資源共享。但是受檔案管理者與計算機網(wǎng)絡(luò)的影響，在具體的管理工作中仍然存在著一些問題。

（一）電算化檔案的安全系數(shù)不高

會計電算化系統(tǒng)以磁性介質(zhì)為數(shù)據(jù)載體，具有易于保管、體積小、質(zhì)量輕、查找方便快捷等優(yōu)點。但與此同時，利用磁性介質(zhì)保管會計信息和數(shù)據(jù)的安全系數(shù)不高，被篡改、被破壞的可能性很大，而且還不易控制。在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行非法修改是簡便易行的，而且還不留痕跡。一旦被人為破壞和修改，就難以辨別企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原貌，后果將不堪設(shè)想。另外，由于計算機網(wǎng)絡(luò)固有的局限性以及會計信息數(shù)據(jù)的高度集中等原因，在一定條件下未經(jīng)授權(quán)的人員也可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)了解到完整的數(shù)據(jù)信息文件，這樣一來，就增加了重要數(shù)據(jù)被偽造被銷毀的風(fēng)險。同時，利用計算機網(wǎng)絡(luò)犯罪隱蔽性很強，危害性也很大，與傳統(tǒng)的會計檔案管理手段相比，安全性和完整性更不容易得到保障。

（二）對電算化檔案的認(rèn)識不足

在進(jìn)行會計電算化檔案管理時，主要是利用計算機來完成檔案的采集、分析以及歸檔等工作。但是，很多單位的檔案管理人員不具備相應(yīng)的計算機運用能力，對電算化檔案也缺乏足夠的認(rèn)識和理解，在對財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料進(jìn)行備份時達(dá)不到應(yīng)有的水平，甚至不能勝任備份和檢查電子文檔的工作。由于沒有及時的備份會計信息資料，系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失和破壞的風(fēng)險很大，也影響了電算化系統(tǒng)的正常運行。

（三）管理制度不健全

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，電算化會計檔案管理也得到了很大的發(fā)展，在很多企事業(yè)單位都得到了廣泛的應(yīng)用。目前會計電算化檔案管理制度不夠完善，很多檔案部門仍舊沿用以往的《會計檔案管理辦法》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電算化檔案進(jìn)行管理。這種管理方式針對性不強，在實際操作中很容易出現(xiàn)問題。另外，從事電算化會計檔案管理的人員主要來自財務(wù)部門，他們的專業(yè)性不強，在對電子檔案的保管過程中處于一種不連貫、無序的管理狀態(tài)。有的檔案管理人員在對電子檔案進(jìn)行歸檔時出現(xiàn)了過于簡單化的傾向，在管理方式和手段上都不能適應(yīng)當(dāng)前會計檔案管理的需要。

（四）網(wǎng)絡(luò)管理人才缺乏

在對電算化會計檔案進(jìn)行管理時需要做好系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)及管理等工作，很多單位缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理人才，往往只是對現(xiàn)有的會計人員進(jìn)行簡單的培訓(xùn)之后就倉促上崗。這些人員不具備對系統(tǒng)的管理和維護(hù)能力，也達(dá)不到電算化會計檔案管理的要求。

三、在會計電算化背景下加強檔案管理的措施

（一）建立健全電算化會計檔案管理制度

為了適應(yīng)會計電算化檔案管理的需要，必須建立健全電算化會計檔案管理制度，這樣才能實現(xiàn)電算化檔案管理的規(guī)范化和制度化，提高會計電算化檔案管理的水平，使其充分的發(fā)揮作用。要在存檔管理、分類管理、審批及銷毀手續(xù)、保存期限等方面實現(xiàn)制度化管理，同時還要做好計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性等方面的工作。

（二）實現(xiàn)電算化會計檔案管理的規(guī)范化

首先，為了確保檔案的真實性、完整性以及可靠性，要對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行雙重保管，一方面，要對會計憑證、會計賬簿以及會計報表等數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的打印并裝訂成冊，然后歸檔。在移交時要由專人負(fù)責(zé)，保證歸檔材料的準(zhǔn)確性。另一方面，還要對會計電子信息檔案進(jìn)行定期的拷貝并加密，然后加以保存。其次，要對檔案進(jìn)行安全管理。由于光盤和磁性介質(zhì)是電算化會計檔案的存儲工具，因此在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時要采取雙備份的形式，并注明檔案形成的時間以及操作人員的姓名。同時，要盡量選擇質(zhì)量好、存儲量大的存儲介質(zhì)進(jìn)行備份。

（三）加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

在電算化檔案管理工作中，要保證會計檔案的真實性、可靠性和完整性，檔案管理人員是關(guān)鍵。因此，要加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)，努力提高他們的技能水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面，要積極引進(jìn)優(yōu)秀的電算化會計檔案管理人才為企業(yè)服務(wù)；另一方面，要對現(xiàn)有的檔案管理人員加強培訓(xùn)，使其成為精通會計業(yè)務(wù)和檔案管理，又具備相應(yīng)信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才，為電算化檔案管理提供有力的人才保障。

四、總結(jié)

綜上所述，會計電算化檔案管理適應(yīng)了新形勢下會計檔案管理的需要，它不僅改變了會計信息的存儲和核算方式，而且還提高了會計信息的質(zhì)量，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，大大提高了會計檔案管理的水平和效率。因此，它是會計工作發(fā)展進(jìn)程中的一次重大革命?，F(xiàn)階段，在會計電算化檔案管理中還存在著不少問題，企業(yè)管理者要采取有效的措施加以解決，努力做好電算化檔案管理工作，使其更好的為企業(yè)服務(wù)。

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