企業(yè)檔案管理的宣貫工作

文/上海寬岱電訊科技發(fā)展有限公司 徐惠

我們作為一個(gè)專業(yè)的檔案人，當(dāng)然都知道檔案工作的必要性與重要性，但對(duì)于一個(gè)企業(yè)的管理者來(lái)說(shuō)，往往是在大量文件積壓、丟失后，產(chǎn)生嚴(yán)重后果了才會(huì)想到需要一位檔案管理人員。

又可能因?yàn)檎衅溉藛T對(duì)檔案管理的概念并不是很清楚，錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作類似于檔案保管工作，是一個(gè)誰(shuí)都可以做、技術(shù)含量不高、不產(chǎn)生直接效益的職位，從而片面地根據(jù)薪酬的高低決定應(yīng)聘人員的去留。

再因?yàn)槠髽I(yè)檔案長(zhǎng)期處于積壓狀態(tài)、多年來(lái)各部門文職人員的頻繁流動(dòng)、無(wú)專人監(jiān)管等因素，大部分文件早已失去原有的歷史聯(lián)系也就更談不上完整了。當(dāng)檔案管理人員任職后，會(huì)根據(jù)檔案管理原則讓各部門文職人員按規(guī)范整理積壓的文件、會(huì)要求對(duì)各門類檔案定期移交等因素，這無(wú)疑是增加了大家的工作量，因此會(huì)讓他們產(chǎn)生抵觸的心理或是消極處理，如果此時(shí)各部門領(lǐng)導(dǎo)再重視不夠，又把前期的積累、整理工作推諉于檔案管理人員，檔案管理工作很可能就變成一個(gè)虎頭蛇尾或是不堪重負(fù)的結(jié)局。

企業(yè)檔案是文書檔案、科技檔案、專門檔案等多種門類、多種載體的檔案集合，如何妥善解決檔案管理工作中產(chǎn)生的各種問(wèn)題，如何讓大家能夠愿意支持與配合檔案管理工作的開(kāi)展，那就需要檔案部門做好企業(yè)檔案管理的宣貫工作。企業(yè)檔案管理的宣貫工作可以從以下幾個(gè)方面著手：

一、開(kāi)展檔案知識(shí)的普及

如何讓高層領(lǐng)導(dǎo)們真切的感受到檔案部門存在的價(jià)值，是檔案宣貫工作的一個(gè)重點(diǎn)。企業(yè)對(duì)檔案部門投入的資金是清晰可見(jiàn)的，但企業(yè)對(duì)于檔案部門能夠產(chǎn)生的收益卻是模糊的，很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作多處于知與不知的模糊狀態(tài)，如果檔案部門不能讓企業(yè)高層們了解檔案部門存在的價(jià)值，在日后的檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)們對(duì)檔案部門的支持是有限的，而對(duì)檔案部門投入資金的預(yù)算更是不可能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的。

在企業(yè)管理中，檔案無(wú)時(shí)無(wú)刻不體現(xiàn)著它存在的價(jià)值，只是它的存在并不以金錢的方式加以直接顯示。假如沒(méi)有完整的基建檔案，在若干年后廠房修繕可能要在刨開(kāi)半個(gè)廠區(qū)才能找到一根水管一根電線；假如沒(méi)有完整的設(shè)備檔案，工程師可能需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力成本找到相關(guān)資料后才能維修出了故障的機(jī)器；假如沒(méi)有完整的研發(fā)檔案，研發(fā)人員很可能耗費(fèi)著大量的人力、財(cái)力重復(fù)進(jìn)行著各種試驗(yàn)；假如沒(méi)有完整的合同檔案、會(huì)計(jì)檔案等，很多具有爭(zhēng)議的經(jīng)濟(jì)糾紛涉及的款項(xiàng)是難以收回的；假如沒(méi)有完整的人事檔案、考勤記錄等，勞動(dòng)經(jīng)濟(jì)糾紛是很難勝訴的；假如沒(méi)有完整的產(chǎn)品記錄檔案，各類產(chǎn)品產(chǎn)生的質(zhì)量問(wèn)題是難以追溯責(zé)任的……

以上所說(shuō)的各種檔案，分散在不同部門不同人員的手里，如果沒(méi)有一個(gè)歸口的管理部門，隨著人員流動(dòng)，這些檔案也會(huì)慢慢的散失，勢(shì)必給企業(yè)帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失，而檔案部門的建立，可以避免企業(yè)管理中出現(xiàn)以上的種種漏洞，為企業(yè)挽回經(jīng)濟(jì)損失。

二、長(zhǎng)期對(duì)企業(yè)歸檔人員進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)

企業(yè)基層的文職人員絕大部分都沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)任何文件積累方面的培訓(xùn)，如何讓這些文職人員能夠了解檔案價(jià)值、合理的收集積累文件、如何利用檔案以及檔案的生命周期等方面的知識(shí)，是檔案管理培訓(xùn)的重點(diǎn)。

企業(yè)基層的文職人員流動(dòng)的頻率是很高的，對(duì)于新進(jìn)來(lái)的文職人員，要對(duì)他們進(jìn)行文件積累的培訓(xùn)，讓文件在產(chǎn)生之初就有一個(gè)系統(tǒng)、合理的序列，這樣日后文件的移交才不至于走彎路，檔案部門對(duì)于文件的接收才能保質(zhì)保量；對(duì)于老的歸檔人員，可以實(shí)時(shí)的進(jìn)行監(jiān)督，可以根據(jù)現(xiàn)行企業(yè)制度的變化以及新產(chǎn)生的檔案種類及時(shí)給予指導(dǎo)，力求檔案體系的完整與齊全。

只有利用這種“分層負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理”模式才能讓每份文件在產(chǎn)生之初就進(jìn)入了即定的流程，直至每份文件走完它的整個(gè)生命歷程。

三、把文件積累工作納入公司管理制度與相關(guān)人員的績(jī)效考核

文件是檔案的“前身”，檔案是文件的“歸宿”，如果沒(méi)有完善的文件積累工作，即便是有高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，再好的員工在沒(méi)有獎(jiǎng)懲制度下都會(huì)懈怠的，所以就需要有規(guī)范的管理制度加以控制。

在文件產(chǎn)生全過(guò)程的每一階段應(yīng)該形成哪些文件，這些文件應(yīng)該屬于哪個(gè)部門的職責(zé)范圍，應(yīng)該由哪個(gè)崗位的人員負(fù)責(zé)積累歸檔，都要在企業(yè)管理制度中加以明確規(guī)定，并以完整成套的文件歸檔作為積累完成的最后標(biāo)志，對(duì)于完成積累工作的人員在績(jī)效中予以肯定，未完成的在績(jī)效中加以督導(dǎo)改正，這樣依據(jù)著各流程貫穿整個(gè)活動(dòng)始終的積累，也只有這種“全程化”的積累才能保證文件在歸檔時(shí)能夠完整齊全。

四、參與現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

電子文件的產(chǎn)生，突破了傳統(tǒng)檔案管理的概念，單獨(dú)存在的電子文件可以按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》去執(zhí)行，現(xiàn)實(shí)中很多企業(yè)都陸續(xù)上馬 OA、ERP、SAP等管理系統(tǒng)，系統(tǒng)上線運(yùn)行后，相繼會(huì)發(fā)現(xiàn)很多的流程是不合理的或是不實(shí)用的，究其原因就在于軟件編程人員他們并不懂企業(yè)各部門的辦公流程。

有很多的軟件編程人員，他們也曾編過(guò)類似同行企業(yè)的程序，但是，現(xiàn)實(shí)中各企業(yè)的部門構(gòu)架是不同的，職能也不盡相同，所以企業(yè)管理流程自然也不相同。同時(shí)，企業(yè)管理人員也曾用過(guò)很多類似的軟件，對(duì)本企業(yè)各部門的構(gòu)架與職能很熟悉，但是他們對(duì)于編程又不了解，如何解決軟件編程人員與企業(yè)管理人員之間的有效溝通，是企業(yè)各部門管理人員需要面對(duì)的一個(gè)問(wèn)題。

在這些溝通中，檔案部門是無(wú)法回避的，因?yàn)闄n案部門是這些海量信息最后的“歸宿”，每一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)上的記錄、每一份產(chǎn)生的審批文件、每一份訂單合同，最后都要流向檔案部門。流程一旦確定，就不能輕易隨便的進(jìn)行更改，如何管理這些海量信息，是檔案管理部門必須提前考慮的，檔案部門如何能做到“前端控制”，從源頭上保證歸檔文件的質(zhì)量，就需要檔案部門在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就能參加進(jìn)來(lái)，從生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、檔案管理等多角度考慮這些應(yīng)用系統(tǒng)的合理性、實(shí)用性，為各類電子文件的管理打好基礎(chǔ)。

五、提高檔案管理人員自身的素質(zhì)

檔案部門是一個(gè)后端保障部門，其工作的開(kāi)展，是需要各部門人員去配合、去協(xié)作的，所以檔案管理人員不能孤立的、被動(dòng)的等待歸檔或是埋頭于“書山文?！敝幸晃秵渭兊恼?。

時(shí)代在發(fā)展，技術(shù)也在發(fā)展，順應(yīng)著社會(huì)的發(fā)展，很多新的行業(yè)應(yīng)勢(shì)而生，如何管理這些新行業(yè)中產(chǎn)生新的文件種類，這就需要檔案管理人員利用自身的經(jīng)驗(yàn)去尋求一個(gè)合理的管理方案。

檔案管理人員需要不斷提升自己的綜合管理水平，需要適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，學(xué)習(xí)新的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，對(duì)于新門類的檔案，尋求合理規(guī)范的管理方法，對(duì)于檔案管理工作中遇到的爭(zhēng)議，要學(xué)會(huì)溝通協(xié)調(diào)，這樣企業(yè)的檔案管理工作才能長(zhǎng)久、和諧的開(kāi)展起來(lái)。

檔案，它也并非如一些人所臆測(cè)的那般神秘，它真真切切的存在我們的生活、工作中。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)們也非人人都是“通才”、“雜家”，不能奢望他們對(duì)每個(gè)行業(yè)、每個(gè)專業(yè)的工作內(nèi)容都了如指掌，如何讓領(lǐng)導(dǎo)們知道檔案它從何而來(lái)，又用在何處是檔案宣貫工作的重點(diǎn)。檔案管理這個(gè)行業(yè)能夠存在上千年而沒(méi)有被社會(huì)所淘汰，正是因?yàn)闄n案行業(yè)適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展的需要，順應(yīng)了時(shí)代潮流，為各行各業(yè)的發(fā)展與建設(shè)做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)，作為一個(gè)檔案人，我們除了要不斷的宣傳與普及檔案知識(shí)，貫徹檔案工作實(shí)務(wù)，讓企業(yè)認(rèn)可我們的價(jià)值所在，同時(shí)更需要我們堅(jiān)持不懈地努力，讓整個(gè)檔案行業(yè)得到這個(gè)社會(huì)的認(rèn)可。