分析醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的檔案管理

文/佛山市金的信檔案管理咨詢有限公司 魯麗琴 張皓欣

一、醫(yī)院檔案管理的重要性

檔案是醫(yī)院的重要資料，它記錄著醫(yī)院歷史病例等相關(guān)信息，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展與管理都有著非常大的作用，是推動(dòng)醫(yī)院技術(shù)進(jìn)步與我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的基礎(chǔ)所在。一直以來，醫(yī)院都把它作為今后發(fā)展方向的指明燈，醫(yī)院的管理人員通過醫(yī)院檔案，可以最醫(yī)院的形式做出正確的判斷，從而合理的指定下一步的發(fā)展目標(biāo)。

醫(yī)院檔案的重要性直接決定了醫(yī)院檔案管理的重要性，醫(yī)院的檔案管理作為醫(yī)院日常工作的重要組成部分之一，它必須適應(yīng)我國(guó)目前醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的基本要求，使其可以更好的服務(wù)于醫(yī)院的管理事物和其它工作，從根本上使得醫(yī)院改革的步伐加快。

二、醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理制度不夠完善

在目前的醫(yī)院管理中，將大量的精力放在了醫(yī)療設(shè)備、行政部門以及后勤的管理上，這些部門的工作人員有著嚴(yán)格的工作制度，各司其職。而針對(duì)于醫(yī)院的檔案管理，醫(yī)院還沒有足夠的重視，僅僅按照一般的管理制度來進(jìn)行，并沒有專門針對(duì)于檔案管理的相關(guān)體制，這往往會(huì)導(dǎo)致檔案在管理過程中人員職責(zé)分配不清晰，檔案管理混亂，甚至?xí)?dǎo)致檔案信息的泄漏與丟失。

（二）檔案管理還沒有完全信息化

在電子技術(shù)、信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以滿足醫(yī)院的發(fā)展要求，紙質(zhì)檔案的信息無法及時(shí)的得到共享，而且管理成本也非常高。而由于條件的限制與傳統(tǒng)思想觀念的影響，目前還有很多的醫(yī)院的檔案管理工作沒有實(shí)現(xiàn)信息化，即使部分醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，其信息化的程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。這些問題在很大程度上影響著醫(yī)院的檔案管理工作，進(jìn)而影響著醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。

（三）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高

在目前負(fù)責(zé)管理醫(yī)院檔案的人員中，有相當(dāng)一部分是沒有接受過專業(yè)技能培訓(xùn)的，這些人員對(duì)于檔案管理的知識(shí)缺乏，對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)還不夠。甚至有些人員直接從醫(yī)院別的部門調(diào)過來，對(duì)于檔案的管理流程完全不懂，無法對(duì)于檔案進(jìn)行及時(shí)的更新，也不懂管理常識(shí)，對(duì)于檔案信息的填寫格式與存放位置也不正規(guī)，使得檔案數(shù)據(jù)庫(kù)失去了其應(yīng)有的價(jià)值與作用。

三、針對(duì)現(xiàn)存檔案管理問題的相關(guān)對(duì)策

（一）建立科學(xué)的管理制度

規(guī)范檔案管理制度和制度的改善是目前檔案管理人員最重要的方法，讓檔案管理人員深刻的意識(shí)到檔案的管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，不得有有任何馬虎，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度的相關(guān)流程來工作。完善的規(guī)章制度可以消除之前檔案管理的隨意性，確保檔案的條理性與安全性。

醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理的全部人員必須嚴(yán)格貫徹《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》與《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，要有全局性眼光和與時(shí)俱進(jìn)的先進(jìn)思想觀念，認(rèn)真推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作中基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)和發(fā)展。在日常工作中，根據(jù)本身工作的實(shí)際情況，結(jié)合當(dāng)前行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真的分析、科學(xué)規(guī)范歸檔范圍，將醫(yī)院檔案資料的接收與收集范圍進(jìn)行逐步的擴(kuò)大，將具有參考價(jià)值、需要?dú)w檔的文件進(jìn)行認(rèn)證的整理和分類，特別是對(duì)于醫(yī)院未來的發(fā)展有著潛在價(jià)值的資料，要確保萬無一失的保存下來。

對(duì)現(xiàn)有的檔案歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀與保密的相關(guān)規(guī)章制度要進(jìn)行認(rèn)真的分析研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的弊端與漏洞，認(rèn)真分析問題、解決問題，把這些規(guī)章制度加以細(xì)化，從而使得檔案管理的任何一個(gè)步驟都有明確而詳細(xì)的制度約束，為確保這些制度工作人員對(duì)于檔案管理制度的遵守，可以把這些制度列入醫(yī)院的崗位職責(zé)和年終考核中，明確各項(xiàng)具體工作中每個(gè)工作人員的工作內(nèi)容與職責(zé)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、嚴(yán)格化。

（二）增強(qiáng)全員的信息化觀念

醫(yī)院檔案管理人員的管理理念要進(jìn)行創(chuàng)新，增強(qiáng)全員的信息化觀念，摒棄過去理念中不好的地方，融入最新的理念，將檔案管理的信息化運(yùn)用在實(shí)際中。醫(yī)院應(yīng)該大力宣傳檔案的信息化管理意識(shí)，加強(qiáng)全員對(duì)于檔案信息化管理工作的重視程度。醫(yī)院要及時(shí)更換成就的硬件設(shè)備，引入先進(jìn)設(shè)備，充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的作用。將檔案信息納入醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案的收集與整理過程進(jìn)行監(jiān)控，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，從而使得醫(yī)院的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與規(guī)范化。

（三）樹立學(xué)無止境的觀念，提高全員素質(zhì)

對(duì)于醫(yī)院檔案的管理人員，要從之前的封閉式管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式的管理，由被動(dòng)管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，將檔案工作與醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益結(jié)合起來，大力推進(jìn)主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)與開發(fā)利用，從而更好的使用醫(yī)院的內(nèi)部發(fā)展與外部環(huán)境。參與檔案管理的工作人員應(yīng)該養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，通過多種路徑、不同的形式來更新知識(shí)，改善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而提高創(chuàng)新能力與創(chuàng)造力，這樣可以更加高效的投入到實(shí)際的工作中。

醫(yī)院的管理層需要將檔案人員素質(zhì)作為重點(diǎn)培養(yǎng)，應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院自身的實(shí)際情況和檔案工作的發(fā)展需要，制定出合理、科學(xué)的學(xué)習(xí)計(jì)劃，針對(duì)不同層次、不同基礎(chǔ)與不同崗位的從業(yè)人員，要制定出相應(yīng)的學(xué)習(xí)目標(biāo)，將重要崗位上的人員可以安排進(jìn)修學(xué)習(xí)，企業(yè)要積極鼓勵(lì)他們平時(shí)多參與相關(guān)的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，讓他們及時(shí)的學(xué)習(xí)到先進(jìn)的檔案相關(guān)的知識(shí)。企業(yè)應(yīng)該在每年的年終考核中，不能按照往常一樣注重理論知識(shí)的考核，應(yīng)該偏向于職業(yè)技能與水平的考核，提高檔案工作人員的自身素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)。要將檔案管理工作與臨床實(shí)際發(fā)展結(jié)合起來，有目的、有針對(duì)性地開展應(yīng)用為主的檔案方面的研究和技術(shù)創(chuàng)新，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)和管理水平。

落后的檔案管理水平與陳舊的檔案管理設(shè)備直接制約著醫(yī)院檔案管理工作的進(jìn)一步進(jìn)行。因此，在硬件設(shè)備上，醫(yī)院應(yīng)該增加檔案管理方面的投入，購(gòu)入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化、信息化管理。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用到醫(yī)院的檔案管理中，將檔案信息作為醫(yī)院信息的重要組成部分納入醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行綜合開發(fā)和利用，對(duì)檔案的形成、收集、整理以及開發(fā)利用工作進(jìn)行監(jiān)控，提高檔案管理的質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)管理檔案來幫助檢索和統(tǒng)計(jì)、整理、組卷、編制各種目錄，最終使工作效率有著明顯的提高。總體來說，檔案從業(yè)人員應(yīng)該樹立正確的觀念，創(chuàng)新意識(shí)，通過不斷的努力學(xué)習(xí)，不斷改進(jìn)檔案管理的方法，使檔案管理信息化、規(guī)范化，是企業(yè)節(jié)約財(cái)力，人力、物力讓檔案管理工作效率提高。

四、結(jié)語

在醫(yī)院未來的發(fā)展中，檔案資料將顯得越來越重要，醫(yī)院檔案管理工作的重要性不言而喻，社會(huì)的快速發(fā)展所呈現(xiàn)出的新形式對(duì)目前的檔案管理工作提出了新要求與新標(biāo)準(zhǔn)。在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案管理人員只有樹立終身學(xué)習(xí)理念，將新技術(shù)、新知識(shí)切實(shí)運(yùn)用在實(shí)際工作中，才能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。而且對(duì)醫(yī)院檔案管理水平的提高起到積極的促進(jìn)作用。隨著醫(yī)院的檔案管理工作的不斷重視，未來的醫(yī)院檔案管理也必將實(shí)現(xiàn)信息化與現(xiàn)代化。

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