淺談如何做好基層海洋檔案管理工作

文/廣東省海洋資源研究發(fā)展中心 黃麗明

基層海洋檔案是基層單位開展海洋工作的全面、真實(shí)記錄，凝結(jié)了廣大基層海洋工作者認(rèn)識海洋、發(fā)展海洋、開發(fā)海洋、利用海洋的成果和智慧，是再現(xiàn)海洋發(fā)展歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)?；鶎雍Ｑ髾n案管理主要負(fù)責(zé)上級下發(fā)文件的承辦、科研調(diào)查、資源開發(fā)、公益服務(wù)、對外合作與交流以及人事，會計(jì)、黨政工作、重要會議資料的收集、整理、歸檔及查閱等工作。加強(qiáng)基層海洋檔案管理工作可以為海洋檔案的持續(xù)發(fā)展提供有力的源頭保證、制度支持、和物質(zhì)基礎(chǔ)。

一、加快基層檔案管理工作制度體系的完善

（一）建立管用、可行的制度體系

在嚴(yán)格落實(shí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《海洋檔案管理規(guī)定》、《國家海洋局系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》、《海洋科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)范》、《海洋調(diào)查觀（監(jiān)）測檔案業(yè)務(wù)規(guī)范》等法規(guī)制度的基礎(chǔ)上，針對基層海洋檔案管理工作特點(diǎn)，結(jié)合本單位實(shí)際制定具體的落實(shí)措施，確保制度的指導(dǎo)作用和強(qiáng)制約束力。堅(jiān)持制度體系的動(dòng)態(tài)修訂，根據(jù)單位工作實(shí)踐、海洋檔案工作面臨的新情況、新內(nèi)容，以及原有規(guī)章制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)在落實(shí)過程中暴露出的問題和漏洞，及時(shí)進(jìn)行修訂完善，確保制度的科學(xué)合理、具體實(shí)在和切實(shí)可行。在制度建設(shè)過程中，要走群眾路線，通過專家研究、工作人員論證、領(lǐng)導(dǎo)審定等途徑，確保每一個(gè)業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)都能夠有針對性的制度進(jìn)行規(guī)范，從而形成科學(xué)有效的制度體系。

（二）形成對海洋檔案全程管理的制度

貫徹落實(shí)海洋檔案“四同步”的工作要求，依據(jù)工作開展階段，抓好“事前、事中、事后”檔案工作，全程保障海洋檔案的質(zhì)量。首先，在檔案形成前，根據(jù)任務(wù)或課題，檔案人員提前向部門負(fù)責(zé)人和課題負(fù)責(zé)人提出建檔要求，使工作人員心中有數(shù)，在工作中注意做好文件的形成、積累和收集工作，避免歸檔材料缺失或不完整的情況發(fā)生，為歸檔材料的完整性打下基礎(chǔ)。其次，在工作開展的過程中，根據(jù)工作計(jì)劃定期、不定期主動(dòng)上門檢查各部門或課題組的檔案工作情況，對待存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)指出、及時(shí)改正，提高海洋檔案質(zhì)量。要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位的檔案制度對移交檔案的齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性以及整理規(guī)范等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保進(jìn)庫檔案的質(zhì)量，為日后有效利用檔案打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。最后，及時(shí)總結(jié)檔案工作中存在的問題，不斷改進(jìn)工作方法，完善管理制度，提升檔案管理水平。

二、加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍的建設(shè)

（一）強(qiáng)化檔案工作人員思想建設(shè)

基層檔案隊(duì)伍對提升海洋檔案管理水平，推進(jìn)檔案工作科學(xué)發(fā)展有至關(guān)重要的作用。因此，要不斷加強(qiáng)思想建設(shè)，激發(fā)檔案工作人員的主觀能動(dòng)性。首先，要引導(dǎo)檔案工作人員樹立榮譽(yù)感，檔案工作雖然默默無聞，但卻意義重大，認(rèn)清海洋檔案是我國實(shí)現(xiàn)“海洋強(qiáng)國”夢想的重要信息支撐。其次，要引導(dǎo)檔案工作人員樹立責(zé)任感，自覺遵守職業(yè)道德和規(guī)范，自覺履行檔案人員的職責(zé)，樹立牢固服務(wù)思想。再次，要引導(dǎo)檔案工作人員樹立緊迫感，要以時(shí)不我待的精神面貌，面對社會政治經(jīng)濟(jì)文化高速發(fā)展給海洋檔案工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，創(chuàng)新發(fā)展思路，努力開創(chuàng)基層海洋檔案管理工作的新局面。

（二）加強(qiáng)檔案工作人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

重點(diǎn)是加強(qiáng)對現(xiàn)有的在崗檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，系統(tǒng)地掌握檔案知識，積極開展檔案知識競賽等活動(dòng)，提高檔案人員學(xué)習(xí)的積極性，推動(dòng)管理工作整體水平向前邁進(jìn)。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，檔案人員要熟悉管理和精通業(yè)務(wù)，把國家和海洋檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化要求切合實(shí)際地應(yīng)用和落實(shí)到本單位檔案管理中來，加強(qiáng)海洋檔案工作相關(guān)制度、管理辦法和管理規(guī)范的學(xué)習(xí)，清楚檔案工作的程序和基本要求，為檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定理論基礎(chǔ)。在學(xué)習(xí)過程中，注意向上級或者兄弟單位學(xué)習(xí)，全面交流好的經(jīng)驗(yàn)做法，促進(jìn)檔案工作人員實(shí)際工作能力的提高。通過這些工作的開展，打造一支切實(shí)樹立大海洋理念，為海洋強(qiáng)國戰(zhàn)略服務(wù)，遵循海洋檔案工作特點(diǎn)和要求，依法協(xié)調(diào)、平等協(xié)商、業(yè)務(wù)熟悉、共力共贏的海洋檔案專家、學(xué)者。

三、推進(jìn)綜合檔案室的設(shè)立

綜合檔案室作為企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的一種趨勢，有利于加強(qiáng)對本單位檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，便于綜合開發(fā)和利用檔案信息資源。

（一）綜合檔案室的設(shè)立是由檔案工作原則決定

實(shí)行檔案統(tǒng)一集中管理是檔案工作的基本原則。根據(jù)國家檔案管理體制和檔案法規(guī)定，地方海洋管理系統(tǒng)的檔案歸口縣以上地方各級人民政府的檔案行政主管部門管理，其檔案實(shí)體保存在沿海地方各級綜合檔案館（室），也明確提出要加強(qiáng)綜合檔案室建設(shè)，確保海洋檔案的安全。設(shè)置綜合檔案室，使本單位的檔案工作有了統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和落實(shí)單位，能夠確保按照制度，科學(xué)制定海洋檔案工作發(fā)展規(guī)劃，定期向各部門或各課題組收集檔案，集中統(tǒng)一管理，維護(hù)海洋檔案的完整與安全，對檔案利用具有重要作用。

（二）便于提高檔案工作效率

通過設(shè)立綜合檔案室、檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，將整個(gè)單位的檔案作為一個(gè)整體進(jìn)行管理，可以使單位領(lǐng)導(dǎo)一方面根據(jù)海洋檔案情況，跟蹤了解掌握海洋工作開展情況，及時(shí)進(jìn)行控制和協(xié)調(diào)，發(fā)揮海洋檔案決策依據(jù)和參考的作用。另一方面，海洋工作部門點(diǎn)多、線長、面廣，形成的海洋檔案也具有很強(qiáng)的分散性，通過設(shè)立綜合檔案室能夠使整個(gè)單位的檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一實(shí)施，特別是能夠加強(qiáng)困擾基層檔案工作開展的環(huán)節(jié)——收集工作的督促、指導(dǎo)力度，能夠從源頭確保海洋檔案信息的完整、齊全，全程跟蹤檔案的傳遞和處理過程，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

四、積極爭取對基層海洋檔案工作的支持

海洋檔案是在海洋管理、科研調(diào)查、資源開發(fā)等過程中形成的材料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對海洋管理部門管理海洋起決策和支撐作用。因此，在開展海洋檔案工作的過程中，要積極爭取各方面的支持和協(xié)助，形成合力，共同推進(jìn)檔案工作的開展，有效保管檔案，確保檔案安全。

（一）積極促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視

領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識程度和認(rèn)可程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，在一定程度上決定著檔案工作的發(fā)展。通過宣傳、匯報(bào)等多種途徑，促使各級領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案是個(gè)信息資源的寶庫，是無形的固定資產(chǎn)，使各級領(lǐng)導(dǎo)干部將檔案工作作為單位的一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)工作來抓，擺上議事日程，與各項(xiàng)工作同部署、同推進(jìn)，并在庫房、設(shè)備、人員配備和經(jīng)費(fèi)等方面給予支持和保證，創(chuàng)造良好的檔案工作局面，推進(jìn)檔案工作的順利開展。

（二）突出正反兩個(gè)方面的宣傳

一方面，從反映本單位的綜合管理水平、工作業(yè)績、發(fā)展歷史、體現(xiàn)本單位文化等方面，展開對檔案工作的宣傳，使單位各部門真切認(rèn)識到檔案工作的重要性。另一方面，對于因檔案管理工作薄弱、檔案損壞嚴(yán)重，造成工作失誤甚至造成單位或國家受到嚴(yán)重?fù)p失的案例，及時(shí)進(jìn)行深入報(bào)道和剖析，引起各級領(lǐng)導(dǎo)和一線單位的警覺。

五、結(jié)論

基層海洋檔案管理工作是我國海洋工作的重要基礎(chǔ)。基層海洋檔案工作要以為本單位服務(wù)、為實(shí)現(xiàn)本單位發(fā)展目標(biāo)服務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案工作人員隊(duì)伍的建設(shè)，推進(jìn)綜合檔案室的設(shè)立和發(fā)展，積極爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和一線工作部門對檔案工作的支持，踏踏實(shí)實(shí)、銳意進(jìn)取、謀求創(chuàng)新，確?；鶎雍Ｑ髾n案管理工作應(yīng)有作用的充分發(fā)揮。

[1]侯秀生.試論我國海洋檔案的管理機(jī)制與模式[J].海洋通報(bào),2003（4）.

[2]于輝,胡培霞.淺析新形勢下的基層檔案管理與發(fā)展[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2010（12）.

[3]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].北京:中國人民出版社,2009,P193.