高校辦公室會務(wù)工作精細化管理初探

文/西南民族大學 賀健 楊超超

當前在實現(xiàn)人才培養(yǎng)、科學研究、服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展、文化傳承創(chuàng)新功能的辦學實踐中，校地、校企、校際等交流合作大幅增加，提供高質(zhì)量的會務(wù)服務(wù)既是對高校辦公室工作的更高內(nèi)在要求，更是服務(wù)學校中心工作的必然條件。本文將對精細化管理理念在高校辦公室會務(wù)工作中的實踐進行探索。

一、精細化管理的緣起與主要理念

（一）精細化管理的緣起

泰勒（Taylar.F.w,1856-1915）,美國著名發(fā)明家和古典管理學家，科學管理的創(chuàng)始人，被學術(shù)界尊稱為“科學管理之父”。泰勒先生因聽力和視力受損無法繼續(xù)學業(yè)，肄業(yè)于哈佛大學法律系，后在費城米德維爾鋼鐵廠做鋼鐵工人，勤奮刻苦，歷任機工班長、車間工長、工廠總技師。在長期的生產(chǎn)及管理中，他發(fā)現(xiàn)因制度和管理不善，許多工人工作效率低下、產(chǎn)能不足，這種情況引起了他的強烈關(guān)注，他對各項現(xiàn)象和數(shù)據(jù)進行登記對比，對出現(xiàn)的問題進行了細致分析研究，希望為建立工作標準提供可靠的科學依據(jù)。1898～1901年期間，他受雇于賓夕法尼亞的貝瑟利恩鋼鐵公司從事管理咨詢方面的工作。在大量試驗的基礎(chǔ)上，逐漸形成了他的科學管理的思想。從貝瑟利恩鋼鐵公司退休后，泰勒開始通過撰寫文章和發(fā)表演講來宣傳他的科學管理制度。

（二）精細化管理的主要理念

精細化管理是一種理念，一種文化。它是社會分工的精細化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，要求每一個管理者都要到位、盡職。第一次就把工作做到位，工作要日清日結(jié)，每天都要對當天的情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，及時處理等等。精細化管理是一種對戰(zhàn)略和目標分解細化和落實的過程，是令戰(zhàn)略規(guī)劃能有效貫徹到每個環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程，同時也是提升團隊整體執(zhí)行能力的一個重要途徑。要做到精細化管理，就是要結(jié)合現(xiàn)狀，按照“精細”的思路，找準關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進行，每階段性完成一個體系，便實施運轉(zhuǎn)、完善一個體系，并牽動修改相關(guān)體系，只有這樣才能最終整合全部體系，實現(xiàn)精細管理的功能、效果、作用。同時，在實施精細管理過程中，最為重要的是要有規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合的意識?！熬殹钡木辰缇褪菍⒐芾淼囊?guī)范性與創(chuàng)新性最好地結(jié)合起來。

二、高校會務(wù)工作精細化管理內(nèi)涵與特點

（一）人盡其能是核心因素

精細化管理理念認為，每個人都具有不同的天賦和才能，人與人之間最大的差別在于意志和毅力，而不在于所謂的智能。要善于挖掘和培養(yǎng)每個人在工作中展現(xiàn)出的特長和優(yōu)點，把具有不同優(yōu)勢的人安置在適合的工作崗位上，就能最大限度的發(fā)揮人作為事業(yè)成敗核心因素的突出作用。

（二）工作環(huán)境是基礎(chǔ)條件

中國人做事講究“天時、地利、人和”，積極采用科學的方法把工作環(huán)境營造成一種最佳狀態(tài)，例如工作人員的性別配比、設(shè)施設(shè)備的運轉(zhuǎn)正常、良好的輿論環(huán)境、勞逸結(jié)合工休制度等進行合理的搭配，同時對各種軟硬環(huán)境進行優(yōu)化改進，消除各種不合理的因素，把最好的因素結(jié)合起來，從而形成一種標準的、有利于事業(yè)成功的工作環(huán)境。

（三）考評獎懲是有效方法

激勵與懲罰制度是調(diào)節(jié)工作效率、工作實績的有效方法，包括三部分。一是根據(jù)分工合理制定工作標準；二是按照工作標準施行差別獎懲制度，即按照是否完成工作定額或完成質(zhì)量進行獎懲，超額或優(yōu)質(zhì)完成給予獎勵，未達定額或低質(zhì)完成進行懲罰；三是獎懲對象為人的工作實際表現(xiàn)，而非工作崗位類別，以此充分調(diào)動工作積極性。

（四）組織管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.工作中把計劃職能和執(zhí)行職能分開，計劃職能主要負責調(diào)研、分析、擬定方案并發(fā)布指令、據(jù)實調(diào)整方案；執(zhí)行職能主要按照計劃職能部門的指示，使用標準方法、從事實際執(zhí)行工作。這種職能分工是精細化管理的基本原則。

2.精細化管理理論要求把一般的日常事物授權(quán)給下級管理人員，領(lǐng)導部門只保留對例外事項也就是重要事項的決策權(quán)和控制權(quán)，比如重大的戰(zhàn)略問題和重要人事的任免等。例外原則是精細化管理做出的重要貢獻之一，它至今仍是管理中極為重要的原則。

（五）心理革命是本質(zhì)認同

真正的精細化管理與只追求一時一事高效率的階段性要求截然不同，更高層次的目標應(yīng)是實現(xiàn)上下級部門全體人員的“心理革命”。這場偉大的革命在于把目光從階段性、事務(wù)性的成功上移開，以事業(yè)宏偉藍圖的實現(xiàn)與個人價值的終極體現(xiàn)作為著眼點，共同實現(xiàn)推動“全人類視野”的世界進步為目標。

三、高校會務(wù)工作精細化管理實務(wù)與要求

（一）精密制定方案，細心敲定內(nèi)容提供高質(zhì)量的會務(wù)

服務(wù)是體現(xiàn)辦公室水平能力的重要窗口，而會議活動方案就是統(tǒng)籌會務(wù)服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效進行的指揮棒，與各方充分的溝通和交流是工作開展的前提和基礎(chǔ)，根據(jù)會議的具體要求和日程安排，做好會議方案的初排和審定工作，尤其是細節(jié)的敲定要反復論證，實地考察，確?；顒臃桨盖袑嵖尚校_保各項安排確能滿足會議要求。

（二）精秒安排接待、細致布置會場

會議用餐、會場布置、車輛服務(wù)等是會務(wù)工作的后勤服務(wù)保障內(nèi)容，應(yīng)按照會議主辦方的具體要求，確定后勤保障的范圍和實際內(nèi)容，根據(jù)會議日程安排、資金預算、來賓個性要求等，充分做好安排和準備。接機接站、用餐安排、房間預訂入住、會議簽到、外出調(diào)研、參觀考察等工作的準備要做到提前心中有數(shù)，充分發(fā)揮聯(lián)絡(luò)員的作用，掌握登記每一位來賓的信息和個性化要求，在生活和工作中體現(xiàn)細節(jié)的分量，做好來賓的接待和照顧工作。

（三）精巧設(shè)計議程、細微籌辦文稿

會議現(xiàn)場是會務(wù)服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如何保證良好的會場服務(wù)，細微之處體現(xiàn)工作水平是保障會議圓滿成功的根本。根據(jù)會議議程設(shè)計制定會場、分會場、茶歇、合影等場地的安排布置，按照要求擺放好展板、發(fā)言臺、茶杯、話筒架、投影燈設(shè)備，做好合影梯架、座椅、坐簽等的擺放工作，安排好會議文件袋、文件、材料、筆記本、文具、代表證等材料，確保萬無一失。

（四）精心總結(jié)得失、細節(jié)體現(xiàn)水平

會議的籌辦總是伴隨著圓滿與遺憾，如果在辦會中出現(xiàn)失誤與偏差，更要在會議結(jié)束后做好總結(jié)和改進工作，完成會議的善后工作。來賓的物品如有遺忘在會場和招待所的，要提前與有關(guān)人員打招呼，合影留念如未能及時領(lǐng)取的，做好收集和寄送工作。辦會總結(jié)也是會議組成的一個重要部分，要根據(jù)辦會中出現(xiàn)的問題，找到失誤的原因和問題，提出整改的措施和建議，堅決避免在以后的工作中出現(xiàn)類似的問題。

高校辦公室會務(wù)服務(wù)是辦公室日常工作的重要組成部分，同時也是展露風采、展示水平、展現(xiàn)成就的窗口門戶，精細化管理理念要求辦公室工作人員從會務(wù)的實際需求和工作的具體內(nèi)容出發(fā)換位思考，精細制定接待方案、精心選定參觀路線、精美設(shè)計接待手冊、精致擺放文件文具、精巧化解各種突發(fā)狀況，把一個個精彩會務(wù)服務(wù)的深深印刻在領(lǐng)導和來賓心中。

[1]林茂才.高校辦公室精細化管理探討[J].浙江工商職業(yè)技術(shù)學院學報，2010，9（2）：73-76.

[2]弗雷德里克·泰勒.科學管理原理[M].北京:機械工業(yè)出版社,2013.