文/山東省利津縣民政局 張麗軍

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，在當(dāng)今信息迅猛發(fā)展的時(shí)代，做好單位檔案管理工作，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，可以為我們的工作決策提供有價(jià)值的參考和值得借鑒的信息，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。那么，如何做好檔案管理工作呢？我認(rèn)為應(yīng)從以下六個(gè)方面入手。

一、正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，沖擊了人們對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在單位發(fā)展中的積極作用和重要意義，導(dǎo)致檔案管理工作的滑坡。檔案管理的根本目的在于合理有效的利用檔案為經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展服務(wù)，對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作一個(gè)單位健康發(fā)展的需要，規(guī)范詳實(shí)的檔案記載著一個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，可以為單位領(lǐng)導(dǎo)人員適時(shí)調(diào)整單位發(fā)展方向提供準(zhǔn)確依據(jù)，對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升一個(gè)單位的影響力具有重要意義。因此，檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須樹(shù)立服務(wù)思想，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，努力開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

二、規(guī)范檔案管理工作，要不斷提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

檔案管理工作的不斷發(fā)展創(chuàng)新，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也不斷提高，因?yàn)闄n案工作者業(yè)務(wù)水平的高低，直接影響著檔案的利用效果。新形勢(shì)下，要求檔案管理工作者要不斷增強(qiáng)中心意識(shí)、時(shí)效意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)、開(kāi)放意識(shí)和攻關(guān)意識(shí)等“五種意識(shí)”，努力學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高服務(wù)本領(lǐng)，成為多面手，擴(kuò)展服務(wù)面，提高服務(wù)質(zhì)量。

首先要不斷提高檔案人員的政治理論水平及職業(yè)道德，要與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義理論，加強(qiáng)政治紀(jì)律提高政治鑒別力和政治敏銳性貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，熱愛(ài)檔案事業(yè)。其次是不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要不斷引導(dǎo)檔案工作者掌握檔案學(xué)理論知識(shí)，熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)比如文史知識(shí)、社會(huì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)等，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育，不斷提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)目前的現(xiàn)代化檔案管理工作。再次，要敢于大膽使用具有專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的年青干部，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用，促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

三、規(guī)范檔案管理工作，要做好檔案的評(píng)估分類(lèi)

首先，把好公文形成關(guān)，做好單位完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件的整理工作，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。

其次，要做好單位公文的遴選分類(lèi)工作。檔案管理者要根據(jù)公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷(xiāo)毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。這就要求檔案工作者要有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，要有高度的職業(yè)責(zé)任感和對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，不斷加強(qiáng)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。

四、規(guī)范檔案管理工作，要細(xì)處著眼，用功在平時(shí)

目前，很多單位存在著檔案收集不規(guī)范、檔案整理不規(guī)范、檔案利用不規(guī)范、檔案綜合管理力度不夠等問(wèn)題，嚴(yán)重制約著檔案管理上臺(tái)階、上層次。

要做好檔案管理工作，要從細(xì)節(jié)入手，用功在平時(shí)。本單位發(fā)文，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，完成“件”，正式整理時(shí)裝盒為“卷”，做好檔案入庫(kù)前準(zhǔn)備工作；上級(jí)發(fā)文，要做完收文登記處理，看該文件是否具有保存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用的，要按照檔案整理要求，領(lǐng)導(dǎo)審閱后，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

五、規(guī)范檔案管理工作，要善于交流，做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

檔案管理人員要不斷總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，遇到困難要多請(qǐng)教，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，要結(jié)合系統(tǒng)、單位特點(diǎn)創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，宣傳交流各種檔案史料匯編和參考資料等，達(dá)到資源共享的目的。同時(shí)，要維護(hù)檔案的完整與安全，保證檔案不壞、不丟、不散、不亂，積極做好檔案的保密工作。

六、規(guī)范檔案管理工作，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高現(xiàn)代化水平

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，面臨邊緣化危險(xiǎn)，主要凸顯為落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求等，因此，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，不斷開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下，管理模式從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)信息管理模式，逐漸向電子歸檔、微機(jī)檢索過(guò)渡，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。其管理流程、手段都發(fā)生了相應(yīng)的變化。因此，檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn)，針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理，不斷學(xué)習(xí)應(yīng)用檔案生命周期理論，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、提供理論依據(jù)。

總之，檔案管理工作是一項(xiàng)挑戰(zhàn)性很強(qiáng)的工作，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，不斷提高檔案管理質(zhì)量。

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